Mehr Transparenz und Effizienz: Telematik im Fuhrpark

Abbruch, Rückbau und Schadstoffsanierung – der Entsorgungsfachbetrieb „Die Freiräumer GmbH“ aus Schwerte bei Dortmund ist auf vielen Baustellen unterwegs. Im wahrsten Sinne des Wortes, denn teilweise fahren die Teams des Unternehmens mehrere Kunden pro Tag an.

Kein Wunder, dass Oliver Reuter, Kundendienstleiter bei „Die Freiräumer“, viel Wert legt auf eine effiziente Fahrzeug-Einsatzplanung: „Für unser Geschäft ist es unverzichtbar, dass Mensch und Maschine ihr Ziel pünktlich erreichen.“ Schließlich sei Zuverlässigkeit eine wesentliche Komponente des Erfolgs. Und angesichts der Verkehrs- und Stauverhältnisse im Ruhrgebiet, dem Hauptaktionsraum von „Die Freiräumer“, oftmals eine große Herausforderung.

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„Die Freiräumer“: Transporter und Pkw mit Telematik ausgerüstet

Um Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit dennoch zu optimieren, nutzen „Die Freiräumer“ bereits seit Unternehmensgründung 2007 Navigationsdaten von Tom Tom. „Die Echtzeitdaten bei der Navigation waren und sind Gold wert für die Routenoptimierung während der Fahrt“, erklärt Oliver Reuter. Allerdings: Die Live-Navigation auf der Strecke unterstützte die Teams zwar bei der Anfahrt zum Kunden, half aber nicht bei der nachhaltigen Optimierung der Tourendisposition eines gesamten Tages.

Also musste ein weiteres System her, und da landeten „Die Freiräumer“ schnell bei der Telematik. Seit 2012 sind im Unternehmen Telematik-Bausteine von Webfleet Solutions im Einsatz, damals noch unter dem Tom-Tom-Label angeboten und mittlerweile Teil des Bridgestone-Imperiums. Der Ausrüstungsstand: Alle acht Crafter im Fuhrpark sowie die vier Außendienst- und der Service-Pkw sind heute damit ausgerüstet. Dabei stehen zwei Anwendungsfelder im Telematik-Fokus: das Auftragsmanagement und die Nachverfolgung wertvoller Arbeitsmaschinen.

Wesentliche Zeitersparnis durch Telematik-Nutzung

Die ganzheitliche Tagesplanung und ihre Übertragbarkeit in die Fahrzeugsysteme sorgten für deutlich mehr Effizienz, so Oliver Reuter. Mehr Pünktlichkeit sei die Folge, was pro Auftrag – im Vergleich zu Zeiten ohne Telematik – durchaus zu einer halben Stunde Zeitersparnis führe: „So konnten wir die Zahl der Aufträge pro Tag um bis zu 25 Prozent steigern.“ Gerade zu Beginn der Telematiknutzung sei dieser Effekt deutlich messbar gewesen. Auch, weil Fehler im Auftragsablauf durch die Telematik der Vergangenheit angehörten.

Ein weiterer Aspekt: das Sicherheits-Plus durch das Asset Management. Zwar schränken „Die Freiräumer“ den Aktionsradius ihrer Fahrzeuge nicht via Geofencing ein. Aber im Rahmen des Asset Managements registrieren sie ihre hochwertigen Arbeitsmaschinen im Telematiksystem und haben sie jederzeit im Blick. „Der Standort unserer Assets ist immer sichtbar“, erklärt Reuter. „Und wir legen fest, ob sich eine Maschine gemeinsam mit einem bestimmten Fahrzeug bewegen darf.“ Wie die Nachverfolgung funktioniert? Via E-Mail müssen die Verantwortlichen den Einsatz bestätigen – anderenfalls erhalten sie dauerhaft eine Warnmeldung.

Telematik: Aufklärung als A und O

Ihre Prozesse mussten „Die Freiräumer“ für die Telematik nicht anpassen, sagt Oliver Reuter. Die Hardware habe ein Webfleet-Partner schnell installiert: „Nach der Bestellung ist das in zwei Tagen erledigt.“ Nur eine Schnittstelle zwischen der Telematik und den Unternehmenssystemen mussten „Die Freiräumer“ noch herstellen, um die Aufträge direkt in die Fahrzeuge zu senden.

Interessant: „Die Freiräumer“ nutzen das digitale Auftragsmanagement für Transporter wie Außendienst-Pkw. Und letztere werden auch privat genutzt. Laut Oliver Reuter gab es – Stichwort Datenschutz – aber keine größeren Diskussionen, was die Telematik in den Pkw angeht. „Die Einführung war eine Entscheidung der Geschäftsführung vor allem aus ökonomischen Aspekten“, erklärt Oliver Reuter. „Dementsprechend wurde der Schritt natürlich auch vorbereitet.“

Heißt konkret: Die Pkw-Fahrerinnen und -Fahrer wurden im Vorfeld auch schriftlich über die Telematik-Einführung aufgeklärt. Mit der Unterschrift unter die Datenschutzerklärung stimmten sie der Einführung der Systeme zu. Zumal im Webfleet-System auch die Möglichkeit besteht, das GPS-Tracking und damit die gesamte Routen-Nachverfolgung in einem Privat-Modus zu deaktivieren. „Eine andere, allerdings nicht genutzte Möglichkeit wäre außerdem gewesen, den Pkw nicht mehr privat zu nutzen“, so Reuter.

Auch TAG Immobilien nutzt Telematik im Fuhrpark

Derartige Herausforderungen hatte die TAG Immobilien AG nicht. Denn das Immobilienunternehmen setzt die meisten seiner rund 500 Fahrzeuge rein dienstlich ein, nämlich bei der Vermietung und Instandhaltung seiner deutschlandweit rund 85.800 Wohneinheiten. Oder auch beim Ausbau leer stehender Wohnungen, den TAG ebenfalls in Eigenregie übernimmt. User-Chooser-Fahrzeuge, deren Privatnutzung über die Ein-Prozent-Regelung versteuert wird, sind dagegen vom Telematik-Einsatz ausgenommen.

2017 reifte im TAG-Konzern erstmals der Gedanke, zumindest Teile des Fuhrparks mit Telematik auszustatten. „Viele fahrzeugbezogene Prozesse sind bei unserer Fuhrparkgröße analog oder dezentral-digital nur schwierig abbildbar“, begründet Dirk Förster-Wehle, Leiter Zentraler Einkauf und Fuhrpark im TAG-Konzern, den Schritt in Richtung Telematik. Und spielt damit auf das ordnungsgemäße Führen von Fahrtenbüchern, die Führerscheinkontrolle, die effiziente Fahrzeugdisposition oder auch die Dokumentation von Einsätzen an den TAG-Objekten an.

Konkrete Ziele für die Telematik-Einführung bei TAG

Also definierte TAG konkrete Ziele, die die Telematik im Fuhrpark erfüllen sollte. Die da wären:

die automatische Erstellung von Fahrtenbüchern, um die Fahrerinnen und Fahrer zu entlasten

die regelmäßige, automatische Führerscheinkontrolle für eine rechtssichere Dokumentation

die effiziente Ausnutzung des vorhandenen Fuhrparks, um Fahrzeug- und Maschinenkosten zu reduzieren

die Dokumentation von Arbeitseinsätzen an den Objekten, um Beschwerden zu entkräften oder Schadensersatzansprüche zu vermeiden

ganz generell die Optimierung des Überblicks über Fahrzeuge und ihren Zustand, um das Fuhrparkmanagement effizienter zu gestalten, und

die Ortung gestohlener Fahrzeuge und Maschinen, um hohe Wiederbeschaffungskosten für wertvolle Technik zu vermeiden.

Dann konnte es auch schon losgehen mit den weiteren Schritten: Noch 2017 folgten erste Sondierungsgespräche mit Anbietern, 2018 die Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat in der Pilotregion und die dreimonatige Testphase der Webfleet-Lösungen, 2019 dann die Konzernbetriebsvereinbarung mit dem Gesamtbetriebsrat und der Rollout in 250 Fahrzeuge. „Innerhalb von drei Monaten im laufenden Geschäftsbetrieb“, wie Volker Haase, Regionalleiter Facility Management bei TAG für die Regionen Thüringen und Ostsachsen. Aktuell sind es bereits gut 80 Prozent der Fahrzeuge im TAG-Fuhrpark, die mit Webfleet-Telematik ausgestattet sind.

Datenschutz: Ausgewählte Telematik-Bausteine in Betrieb

Mit Blick auf die Betriebsrats-Verhandlungen sagt Haase: „Es bestanden zunächst Bedenken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was eine mögliche Überwachung angeht.“ Haase sieht den Begriff Telematik dagegen in der Regel viel zu negativ besetzt, zumal ja auch der TAG-Konzern die Systeme im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen nutze. Mit Blick auf die teilweise mehrköpfigen Teams in den Fahrzeugen sagt er zum Beispiel: „Wir sehen überhaupt nicht, welcher der Kollegen das Fahrzeug auf einer Fahrt steuert – wir haben erst nach Abschluss einer Fahrt Einsicht in das Fahrtenbuch. Wir sehen nur, dass das Fahrzeug fährt.“ Auf die Nutzung der Landkartenfunktion und die Darstellung der genauen Fahrzeugposition habe man ebenso bewusst verzichtet.

Nach dem Einbau der Telematik-Einheiten – an den TAG-Standorten vor Ort – wich die Skepsis schnell einer offeneren Haltung gegenüber der neuen Technik. „Niemand fasst mehr ein Papier-Fahrtenbuch an“, sagt Haase. „Dass sich die notwendigen Angaben schnell und einfach im Navi des Fahrzeugs erledigen lassen, hat viele Zweifler überzeugt.“ Denn schließlich vereinfache das auch lästige Prozesse für die Belegschaft.

Telematik reduziert auch Haftungsrisiken

Aber natürlich profitiert vor allem auch das Unternehmen von der Telematiknutzung. Der TAG-Konzern spürt in der Praxis ebenfalls deutliche Vorteile. Nicht nur lägen jetzt korrekte und vollständige Fahrtenbücher vor, auch der Aufwand der Führerscheinkontrolle habe sich deutlich reduziert, so Dirk Förster-Wehle: „Die übernimmt jetzt nur noch eine Kollegin, die einmal in der Woche Fahrerinnen und Fahrer anschreibt, deren Führerscheinkontrolle überfällig ist.“

Außerdem berichtet Förster-Wehle von deutlichen Kosteneinsparungen aufgrund reduzierter Fahrleistungen. Weil die TAG-Disposition die Touren mit Hilfe der Telematik deutlich effizienter planen kann, fallen im gesamten TAG-Konzern pro Monat 14 Prozent oder 30.000 Kilometer weniger Fahrten an. „In Teilbereichen des Konzerns liegen die Fahrleistungen sogar 20 Prozent unter dem Vor-Telematik-Niveau“, so Förster-Wehle. Und, ein weiterer wichtiger Punkt: „Auch die aus dem Telematiksystem generierten Fahrzeugdaten führen zu weiteren Einsparungspotenzialen.“ Als Beispiel nennt er den digitalen Zugriff zum Beispiel auf Fehlermeldungen oder Serviceanforderungen, um so frühzeitig planbare Werkstattaufenthalte disponieren zu können (Predictive Maintenance). Außerdem, so Förster-Wehle, ließen sich die Telematikdaten via Schnittstelle schnell und einfach in die Flottenmanagementsysteme übertragen, um so wesentliche KPIs zu generieren.

Darüber hinaus, und damit kommt Volker Haase auf das Thema Haftung zum Beispiel beim Winterdienst zurück, ließen sich via Telematik durchgeführte Aufträge einfach und schnell auf Knopfdruck dokumentieren. „Wenn ein Auto eine Stunde am Einsatzort steht“, so der Facility Manager, „ist das ein starkes Indiz dafür, dass wir unsere Pflichten wahrgenommen haben.“