Die Komplexität beim Fuhrparkmanagement besteht darin, den Überblick über viele Fahrzeuge und Fahrer zu behalten. Was bei einem einzelnen Firmenwagen noch funktionieren mag: nämlich eine tagesaktuelle Übersicht über die zahlreichen, im Betrieb anfallenden Informationen zu bewahren (etwa Position und Zustand des Firmenwagens, aktueller Fahrer, Kilometer-, Tank- bzw. Akkuladestand, Zustand der Reifen, Service- und Wartungsintervalle, laufende Betriebskosten, CO2-Ausstoß), wird mit jedem weiteren Fahrzeug komplizierter, zeitaufwändiger – und fehleranfälliger. Nicht nur im Luftverkehr, auch in der Transportbranche (z. B. zur Lenk- und Ruhezeitenerfassung) werden deshalb seit rund zwanzig Jahren Telematik-Lösungen erfolgreich eingesetzt. Bedingt durch verschärfte Auflagen zu Unfallverhütung und Halterhaftung, aber auch durch zunehmenden Kosten-, Effizienz- und Nachhaltigkeitsdruck im Flottenmanagement entscheiden sich auch immer mehr Fuhrparkverantwortliche kleiner und mittelständischer Unternehmen dafür, ihre Firmenwagen telematisch nachzurüsten. „Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der Mobilität bieten telematikbasierte Softwarelösungen ein erhebliches Potenzial für Fuhrparkleiter, um Prozesse zu optimieren und dadurch den Nutzen der Flotte für das Unternehmen zu steigern“, sagt Markus Niedermaier, Chief Sales Officer der Globalmatix AG.
Umrüstung innerhalb weniger Minuten
Das Prinzip dahinter: Spezielle Stecker für die standardisierte On-Board-Diagnosis (OBD)-Schnittstelle oder handflächengroße Telematik-Module lassen sich mit wenigen Handgriffen installieren und funktionieren – im Gegensatz zu markengebundenen, werksseitigen Lösungen – herstellerübergreifend bei jedem Firmenfahrzeug. Dabei sind die meisten nachrüstbaren Telematik-Lösungen mit einem eigenem GPS-Modul und einer eigenen SIM-Karte zur Datenübertragung ausgerüstet: „Vernetzung des Firmenwagens: Was für viele Fuhrparkverantwortliche nach einer Mammutaufgabe klingt, ist in der Praxis meist innerhalb weniger Minuten erfolgreich abgeschlossen“, berichtet fleetster-Geschäftsführer Tim Ruhoff.
Spezielle Software-Lösungen für den Fuhrpark bereiten die Daten in einer anschaulichen und nachvollziehbaren Form auf. From Car to Cloud to Company heißt das Prinzip: Der weltweite Markt für vernetzte Autos für 2021 wird auf rund 65 Milliarden US-Dollar geschätzt und bis 2025 auf rund 121 Milliarden US-Dollar anwachsen.
Zeit- und Kostenersparnis: Vorteile für den Fuhrparkverantwortlichen
Durch die telematische Vernetzung werden zahlreiche, bislang aufwändig in Handarbeit gesammelte und erfasste Informationen automatisch digitalisiert. Der Fuhrparkverantwortliche erhält nicht nur volle Kontrolle über Position, Zustand und Auslastung aller Firmenwagen, sondern zugleich auch umfassende Analyse-, Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten: „Unternehmen sparen dadurch bis zu 15 bis 20 Prozent ihrer Kosten. Durch die Prozessoptimierungen sind zudem Zeiteinsparungen für Fuhrparkleiter von bis zu 25 Prozent möglich“, rechnet Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider.
Daten erleichtern die Mobilitätswende
Bereits 2030 wird der Anteil vernetzter Fahrzeuge im Straßenverkehr knapp 80 Prozent betragen, prognostiziert die Boston Consulting Group. Doch das „Sammeln von Daten allein reicht nicht. Wichtig ist es, sie in sinnvolle Lösungen für den Fuhrparkverantwortlichen zu übersetzen“, sagt Fabian Seithel, Associate Vice President Sales & Business Development (Nordics, Central & Eastern Europe) bei Geotab.
Dabei gehen die praktischen Anwendungsbereiche für eine telematische Vernetzung der Firmenwagen-Flotte mittlerweile weit über die Möglichkeit zur Echtzeit-Ortung hinaus: Werden die Daten einer Flotte anonymisiert ausgewertet, lassen sich etwa Orte auf dem Betriebsgelände, an denen besonders häufig stark abgebremst wird, leichter identifizieren und durch Warnhinweise „entschärfen“. Moderne Lösungen ermitteln anhand des Fahr- und Parkverhaltens auch, welche Fahrzeuge sich sinnvoll durch Elektro-Firmenwagen ersetzen lassen – oder berechnen den CO2-Ausstoß im Fuhrpark und helfen Unternehmen dadurch, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
Vorteile für Dienstwagen und Management-Flotten
Auch für Fuhrparks, die überwiegend aus Firmenwagen für Management und Vertrieb bestehen, lohnt sich eine Investition in eine Telematik-Lösung: Durch die Automatisierung des Fahrtenbuchs können Unternehmen und Fahrer im Gegensatz zur klassischen Listenpreis-Versteuerung bis zu 3.000 Euro jährlich an Steuern und Sozialabgaben einsparen.
Dazu kommt der Sicherheitsfaktor: Hochpreisige Firmenwagen sind oftmals das bevorzugte Ziel von Langfingern. Im Falle eines Diebstahls können telematisch vernetzte Fahrzeuge schnell geortet und von der Polizei sichergestellt werden. Dazu kommt ein weiterer Kostenvorteil: Viele Flottenversicherungen gewähren einen Prämienrabatt für Firmenwagen, die mit Lösungen zum digitalen Diebstahlschutz ausgestattet sind.
Durch die telematische Erfassung des Kilometerstandes (z. B. Frühwarnsystem bei Überschreitung der Laufleistung) sowie des aktuellen Wartungszustandes des Firmenfahrzeuges („predective maintenance“: bspw. Ladestand der Batterie, Reifenluftdruck, Bremsleistung, AdBlue- oder Motoröl-Füllstand) lassen sich nicht nur überraschende Stillstände und lange Wartezeiten in der Werkstatt, sondern auch unnötige Kosten bei der Rückgabe des Firmenwagens an das Leasingunternehmen vermeiden.
Vorteile für Pool-Flotten mit wechselnden Fahrern
Ein häufiges Problem bei gemeinsam genutzten Poolfahrzeugen sind ungemeldete Kleinschäden, die erst bei der Rückgabe des Fahrzeugs auffallen: Telematische Lösungen zur Echtzeit-Erfassung von Bagatellschäden vermeiden unnötige Kosten und Haftungsfragen und ermöglichen eine komplett digitale Schadensabwicklung – „von der Schadenerfassung über die Abwicklung gegenüber der Versicherung bis hin zur Erfassung des Wertverlustes im firmeneigenen Controlling“ ,berichtet fleetster-Gründer und Geschäftsführer Tim Ruhoff.
So lassen sich nicht nur die Fahrer tagesaktuell identifizieren – sondern auch das individuelle Fahrverhalten analysieren: Mithilfe der freiwilligen Fahrerbewertung können Fuhrparkverantwortliche „Ausreißer“ auf einen Blick erkennen: „Dadurch lassen sich nicht nur Einsparpotenziale aufdecken, Unternehmen können so auch sicheres (Risk Management) und umweltschonendes Fahren optimieren“, empfiehlt Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider.
Neue Möglichkeiten für Privatnutzung und Car Sharing-Optionen
Mittels Telematik lässt sich auch die Fahrzeugbuchung von Pool-Firmenwagen automatisieren und die Übergabe wesentlich erleichtern: Die Freigabe des Fahrzeugs erfolgt dabei kontaktlos – durch eine digitale Schlüsselbox oder via App durch das Smartphone des Fahrers. Dadurch können Pool-Fahrzeuge transparent und ohne Mehraufwand auch für eine private Nutzung durch die Mitarbeiter sowie Car-Sharing-Optionen (z.B. gemeinsam mit anderen Unternehmen) eingesetzt werden.
Über die Fahreridentifikation wissen Unternehmen zudem jederzeit, welcher ihrer Mitarbeiter im Fahrzeug sitzt, und erkennen auf einen Blick „unrentable“ Fahrzeuge, deren Kosten den Nutzen für das Unternehmen übersteigen. Zugleich können die Aufzeichnungen der Telematik auch zur Rechnungsstellung oder als Leistungs- und Arbeitszeitnachweis bei Kunden eingesetzt werden.
Vorteile für Service- und Lieferflotten
Während der Krise waren Liefer- und Serviceflotten, die ihre Produkte und Services direkt zum Kunden bringen, so stark gefragt wie nie zuvor. „Gerade „Last Mile“-Fuhrparks profitieren vom Einsatz telematischer Lösungen und können dadurch signifikante Produktivitätszuwächse erzielen“, berichtet Fabian Seithel von Geotab. Durch die Anbindung an unternehmensinterne CRM- und Auftragssysteme wie Salesforce oder SAP lassen sich Lieferungen einfach und effizient in die Routenplanung integrieren, an Fahrer zuweisen und Kunden präzise Ankunftszeiten melden.
Ein typisches Szenario gerade bei mittelständischen Unternehmen: 12 Fahrzeuge und 37 Aufträge an einem Tag. Wenn ein Fahrzeug überraschend ausfällt oder sich Liefertermine durch einen Stau verzögern, kommt Fuhrparkverantwortliche schnell ins Schwitzen. Telematik-Systeme bieten dabei einen erheblichen Vorteil: So wissen Flottenverantwortliche nicht nur, wo sich welches Fahrzeug gerade aufhält, sondern im Idealfall auch, wie viel Lenkzeit welcher Fahrer bereits absolviert hat, wie ausgelastet das Fahrzeug ist und wann es an einem bestimmten Standort (Staus einberechnet) erwartet wird.
Durch die Möglichkeit zur Live-Ortung erkennen Fuhrpark- und Logistikverantwortliche vorab, wann welches Fahrzeug auf das Betriebsgelände zurückkehrt. „Dadurch lassen sich Be- und Entladeprozesse deutlich effizienter organisieren und die Wertschöpfung des gesamten Fuhrparks deutlich erhöhen“, berichtet Markus Niedermaier, Globalmatix. So kann auch die Reaktionszeit bei spontanen Aufträgen deutlich verkürzt und die Kundenzufriedenheit durch verlässlichen Service gesteigert werden.
