Von Dr. Katja Löhr-Müller
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter mit dem Dienstwagen ins Ausland schicken. Das kann eine Dienstreise für einige Tage sein, aber auch langfristige Auslandseinsätze sind denkbar. Häufig stellen deutsche Unternehmen ihrer ausländischen Niederlassung einen Firmenwagen zur Verfügung, damit die Mitarbeiter der Niederlassung das Fahrzeug nutzen können.
Firmenwagen nicht unbeschränkt einsetzen
Vielfach sind solche Fahrzeuge in Deutschland zugelassen. Dabei übersehen Fuhrparkbetreiber manchmal, dass dieses Handling rechtlich höchst problematisch werden kann. Selbst wenn nur Länder der EU oder des EWR betroffen sein sollten, dürfen in Deutschland zugelassene Firmenfahrzeuge nicht unbeschränkt eingesetzt werden.
Dienstwagen: Ist der Arbeitgeber immer der Halter?
Wohnt ein Arbeitnehmer im Ausland und ist zudem bei der ausländischen Niederlassung des deutschen Unternehmens angestellt, darf ihm kein Firmenwagen, der auf die Muttergesellschaft in Deutschland zugelassen ist, zur Nutzung in seinem Heimatland überlassen werden.
Das gilt für Dienstfahrten im Heimatland des Arbeitnehmers ebenso wie für private Fahrten. Hier besteht nur die Möglichkeit, den Dienstwagen auf die Niederlassung zuzulassen. Ist der Arbeitnehmer bei einem deutschen Arbeitgeber angestellt, wohnt selbst aber im Ausland und arbeitet auch dort, gelten andere Regeln.
Bei der Dienstwagennutzung ist Europa sehr uneins
Hier sind einige Beispiele:
Dänemark
Lebt der Arbeitnehmer in Dänemark, ist aber in Deutschland beschäftigt, kann für den deutschen Dienstwagen eine Befreiung beantragt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass der Firmenwagen vornehmlich außerhalb Dänemarks dienstlich eingesetzt wird.
Zuständig für die Befreiung ist das dänische Finanzamt. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer und anderen berechtigten Dritten ist zulässig, wenn der Arbeitgeber eine entsprechende Nutzungsvereinbarung mit dem Beschäftigten abgeschlossen hat. Dies muss nachgewiesen werden können. Ist der Arbeitnehmer hingegen vornehmlich in Dänemark dienstlich mit dem Firmenwagen unterwegs, muss der Pkw in Dänemark zugelassen werden.
Frankreich
Wird der in Deutschland zugelassene Firmenwagen vom deutschen Arbeitgeber eingesetzt, darf der Mitarbeiter das Fahrzeug in Frankreich dienstlich nutzen, sofern dies nicht länger als ein Jahr ohne wesentliche Unterbrechung erfolgt. Ist der Einsatz länger geplant, muss der Pkw in Frankreich registriert werden.
Die Privatnutzung des Dienstwagens in Frankreich ist nur dann gestattet, wenn dies ausdrücklich aus der Dienstwagenüberlassungsregelung mit dem Arbeitgeber hervorgeht. Der Nachweis sollte immer mitgeführt werden. Ist die Nutzung zu privaten Zwecken durch andere berechtigte Dritte, z.B. Familienmitglieder, vom Arbeitgeber gestattet, muss auch dies bei einer Verkehrskontrolle nachgewiesen werden können.
Dienstwagen während Elternzeit nutzen – was gilt?
Belgien
In Belgien darf der in Deutschland zugelassene Dienstwagen nicht länger als 6 Monate genutzt werden. Danach kann man jedoch eine Befreiung von der Zulassung des Fahrzeugs in Belgien beantragen. Dabei gelten folgende Voraussetzungen:
Die Nutzung des Fahrzeugs für private Zwecke muss der Nutzung für berufliche Zwecke untergeordnet bleiben. Der Fahrer sollte eine Kopie des Arbeitsvertrages mitführen und der Arbeitgeber muss schriftlich bestätigt haben, dass der Mitarbeiter berechtigt ist, das Fahrzeug zu nutzen.
Ist das der Fall, muss der Mitarbeiter eine "attestation TVA" in Belgien beantragen und diese Bescheinigung mit sich führen. Auch heier braucht der Fahrer einen Nachweis, dass der Arbeitgeber die private Nutzung und Überlassung des Fahrzeugs an Dritte vom Arbeitgeber gestattet hat.
Luxemburg
Einfacher ist es, wenn der Mitarbeiter in Luxemburg tätig ist. Nutzt er dabei einen Firmenwagen mit deutschem Kennzeichen, muss er nur nachweisen, dass sich sein Wohnsitz in Luxemburg befindet, der Arbeitgeber seinen Hauptsitz in Deutschland hat und der Dienstwagennutzer dort angestellt ist.
Die private Nutzung ist zulässig, wenn sich dies aus den Überlassungsvereinbarungen mit dem Arbeitgeber ergibt. Das gilt auch für die private Nutzung durch Dritte.
Wann der Arbeitgeber einen Dienstwagen zurückfordern darf
Niederlande
Nutzt ein Mitarbeiter, der in den Niederlanden wohnt, aber einen deutschen Arbeitgeber hat, den Dienstwagen mit deutschem Kennzeichen in Holland für eine Dienstreise, ist das kein Problem. Will er aber den deutschen Dienstwagen auch privat in den Niederlanden dauerhaft fahren, ist das Fahrzeug dort steuerpflichtig.
Soll der Dienstwagen dagegen nur gelegentlich in den Niederlanden privat genutzt werden, kann der Fahrer dort eine Befreiung von der Ummeldepflicht beantragen. Solche Ausnahmegenehmigungen werden allerdings sehr restriktiv ausgegeben. Sie gelten zudem nur für den Beschäftigten.
Selbst Ehepartnern ist es dann untersagt, das Fahrzeug in Holland zu führen, gleichgültig, ob der Arbeitgeber dies in der Überlassungsvereinbarung gestattet hat.
Spanien und Tschechien
Wird ein deutscher Dienstwagen länger als sechs Monate in Spanien oder Tschechien eingesetzt, muss das Fahrzeug dort zugelassen werden. Eine Ausnahmeregelung über diesen Zeitraum hinaus ist nicht vorgesehen. Innerhalb der sechs Monate ist eine private Nutzung und Überlassung z. B. an Familienmitglieder erlaubt, wenn dies vom Arbeitgeber nachweisbar gestattet wurde.
Österreich
In Österreich müssen deutsche Unternehmen mit ihren in Deutschland zugelassenen Firmenwagen vorsichtig sein. Denn in Österreich unterliegen Kraftfahrzeuge einer Normverbrauchsabgabe, kurz NOVA genannt.
Wird festgestellt, dass ein Fahrzeug mit ausländischem Kennzeichen NOVA-pflichtig wäre, droht dem "Veranlasser" ein Bußgeld bis zu 5.000 Euro. Die österreichische Rechtsprechung definiert dabei den Fahrzeughalter und nicht den Fahrer als Veranlasser.
Ob ein Fahrzeug in Österreich zuzulassen und NOVA-abgabenpflichtig ist, bestimmt sich nach dem dauernden Standort des Fahrzeugs.
Zu Schwierigkeiten kommt es dann, wenn Arbeitnehmer deutscher Unternehmen nicht nur in Österreich wohnen, sondern dort auch beruflich tätig sind. In solchen Fällen bestehen österreichische Behörden in der Regel auf einer Zulassung des Fahrzeugs in Österreich und auf der NOVA-Abgabenpflicht.
Entscheidet sich dann der Arbeitgeber, den Dienstwagen in Österreich zuzulassen, benötigt es eine Niederlassung in Österreich. Denn ohne eine dortige Niederlassung kann der Dienstwagen nicht umgemeldet werden.
Polen
Arbeitnehmer, die mit einem deutschen Arbeitsvertrag in Polen tätig sind, müssen nichts befürchten, wenn sie mit einem Dienstwagen, der auf den deutschen Arbeitgeber zugelassen ist, längerfristig unterwegs sind. Denn Polen hat keine Beschränkungen bei Dienstwagen festgelegt, die im Ausland zugelassen sind.
Wegen der höchst unterschiedlichen nationalen Regelungen sollten sich deutsche Fuhrparkbetreiber auf jeden Fall genau informieren, bevor in Deutschland zugelassene Firmenwagen dauerhaft im Ausland eingesetzt werden, wenn auch nur zu privaten Zwecken des Dienstwagennutzers.
