Fahrten zur Arbeit: Einzelbewertung kann Steuern sparen

Von Detlef Juhrich

Bei der Dienstwagenüberlassung an Arbeitnehmer ist neben der Pauschalermittlung des privaten Nutzungsvorteils nach der Ein-Prozent-Regel auch noch die Zuschlagsregelung des § 8 Absatz 2 Satz 3 EStG (0,03-Prozent-Regel) relevant. Diese stellt einen Korrekturposten zum Werbungskostenabzug dar und findet daher nur insoweit Anwendung, wie der Nutzer den ihm überlassenen Firmenwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt hat.

Auch diese Berechnung orientiert sich am Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung, multipliziert pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, gewichtet mit dem Faktor 0,03 Prozent pro Monat. Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist im Nutzungswert bereits pauschal berücksichtigt.

Bisher war eine auf das Kalenderjahr bezogene Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,002 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer nur in engen Grenzen und als Ausnahme zulässig.

Hier galt bislang, dass der Arbeitgeber nicht zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte im Rahmen seiner Gehaltsabrechnungen verpflichtet war. Er konnte pauschal im Lohnsteuerabzugsverfahren eine Ermittlung des Zuschlags nach der 0,03-Prozent-Regel vorzunehmen. Seit 2019 ist der Arbeitgeber jedoch verpflichtet, auf Verlangen des Arbeitnehmers eine Einzelbewertung durchzuführen.

Wie das funktioniert hat das Bundesministerium der Finanzen mit Schreiben vom 4.4. 2018 vorgegeben:

Der Arbeitnehmer hat gegenüber dem Arbeitgeber kalendermonatlich und fahrzeugbezogen schriftlich zu erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat; die bloße Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus. Arbeitstage, an denen der Dienstwagen mehrmals für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird, sind nur einmal zu erfassen.

Diese Erklärungen des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren. Es wird nicht beanstandet, wenn für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde gelegt wird.

Der Arbeitgeber hat aufgrund der Erklärungen des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug durchzuführen, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Eine Ermittlungspflicht des Arbeitgebers ergibt sich nicht.

Wird im Lohnsteuerabzugsverfahren eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vorgenommen, so ist eine jahresbezogene Begrenzung auf insgesamt 180 Fahrten vorzunehmen. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten ist ausgeschlossen.

Arbeitnehmer A kann ein vom Arbeitgeber B überlassenes betriebliches Kraftfahrzeug (Mittelklasse) auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen.

B liegen datumsgenaue Erklärungen des A über Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vor, und zwar für die Monate Januar bis Juni an jeweils 14 Tagen und für die Monate Juli bis November an jeweils 19 Tagen. Für den Monat Dezember liegt B eine datumsgenaue Erklärung des A über Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte an vier Tagen vor.

In den Monaten Januar bis Juni sind für Zwecke der Einzelbewertung jeweils 14 Tage zugrunde zu legen, in den Monaten Juli bis November jeweils 19 Tage. Wegen der jahresbezogenen Begrenzung auf 180 Fahrten kann bei der Einzelbewertung im Dezember nur noch ein Tag angesetzt werden (Anzahl der Fahrten von Januar bis November = 179).

Daraus ergeben sich bei Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Kalendermonat folgende Prozentsätze:

• Januar bis Juni: 0,028 Prozent (14 Fahrten x 0,002 Prozent)

• Juli bis November: 0,038 Prozent (19 Fahrten x 0,002 Prozent)

• Dezember: 0,002 Prozent (1 Fahrt x 0,002 Prozent)

Aussgamgssituation wie in Beispiel 1. Ab Dezember steht dem Arbeitnehmer A aber ein anderes betriebliches Kraftfahrzeug (Oberklasse) zur Nutzung zur Verfügung.

Für die Monate Januar bis November ergeben sich gegenüber Beispiel 1 keine Abweichungen. Der Dezember ist mit 0,002 Prozent (eine Fahrt x 0,002 Prozent) vom Listenpreis des Oberklassewagens zu bewerten.

Bei Einzelbewertung der durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist die Lohnsteuerpauschalierung nach § 40 (2) Satz 2 EStG anhand der vom Arbeitnehmer erklärten Anzahl der Tage vorzunehmen. Die Vereinfachungsregelung, dass nur an 15 Arbeitstagen von Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ausgegangen werden kann, ist hier nicht anzuwenden.

Im Lohnsteuerabzugsverfahren ist der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verpflichtet, sofern sich aus vertraglichen Rechtsgrundlagen nichts anderes ergibt. Voraussetzung sind korrekte Angaben des Arbeitnehmers zu den tatsächlichen Fahrten.

Der Arbeitgeber muss die Anwendung der 0,03-Prozent-Regelung oder der Einzelbewertung für jedes Kalenderjahr einheitlich für alle dem Arbeitnehmer überlassenen betrieblichen Kraftfahrzeuge festlegen. Ein unterjähriger Methodenwechsel ist nicht erlaubt.

Der Arbeitnehmer ist bei seiner Einkommensteuererklärung nicht an die im Lohnsteuerabzug angewandte 0,03-Prozent-Regelung gebunden und kann einheitlich pro Kalenderjahr für alle ihm überlassenen Firmenwagen zur Einzelbewertung wechseln.

Hierzu muss er fahrzeugbezogen darlegen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Dienstwagen tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Außerdem muss er durch geeignete Belege glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Zuschlag nach der 0,03-Prozent-Regel ermittelt und versteuert wurde, zum Beispiel durch eine Bescheinigung des Arbeitgebers.

Die ab 2019 anwendbare Einzelbewertung ist ein winziger Schritt hin zu mehr Steuergerechtigkeit, da so bei Dienstwagennutzern, die nicht täglich zur Arbeitsstätte fahren (Stichwort Home-Office) eine Überbesteuerung vermieden werden kann. Der Rechenweg dahin ist allerdings sehr mühselig.