Vom Fahrzeugverwalter zum Mobilitätsgestalter

Wie sieht die Zukunft in der Fuhrparkverwaltung aus? Welche neuen Aufgaben und (rechtlichen) Anforderungen kommen auf Fuhrparkverantwortliche in absehbarer Zeit zu? Und wie lassen sich diese am besten bewältigen?

Diese Fragen standen beim 2. bfp Mobility DIALOG im Mittelpunkt. Zahlreiche Fuhrparkverantwortliche von Unternehmen aus der gesamten DACH-Region  hatten sich zu dem Webinar angemeldet und diskutierten mit den Mobilitätsexpertinnen Sylvia Lier und Dr. Olga Nevska (Geschäftsführerin Telekom Mobility Solutions) sowie bfp-Chefredakteur Clemens Noll-Velten über den Wandel der betrieblichen Mobilität.

„Vernetzte Mobilitätskonzepte – Chancen für Fuhrparkverantwortliche“ – unter diesem Motto gab Sylvia Lier einen praxisnahen Überblick über aktuelle Entwicklungen, Herausforderungen und Trends in der Fuhrparkverwaltung. So kommen auf Fuhrparkverantwortliche, neben der Digitalisierung (u.a. digitale Fahrzeugakte, digitale Workflows, Kosten- und CO2-Reporting), weitere neue Aufgaben zu, die sowohl in verschärften gesetzlichen Auflagen als auch in einer veränderten Erwartungshaltung der Mitarbeitenden an betriebliche Mobilität begründet sind.

Mitarbeitende präferieren flexible Lösungen

Laut einer aktuellen Fleet Europe-Studie zu Corporate Mobility zeigen über 40 Prozent der Mitarbeitenden heute eine deutliche Präferenz für Carsharing, öffentliche Transportmittel und Carpooling-Angebote. Das hat auch Auswirkungen auf die betriebliche Mobilität: 45 Prozent der befragten Unternehmen wollen in den nächsten drei Jahren ihren Mitarbeitenden selbst Mobilitätsbudgets und Mikro-Mobilitätslösungen (u.a. ÖPNV-Einzelfahrscheine, Corporate Car-/ Bike-Sharing, Jobticket, Dienstrad, Bahncard, Firmenwagen-Abos on demand, Poolfahrzeuge auch zur privaten Nutzung) als Alternativen zum klassischen Firmenwagen anbieten.

Zugleich wird die betriebliche Mobilität nachhaltiger: Über 90 Prozent der Unternehmen haben die (teilweise) Elektrifizierung der Flotte bereits fest in ihrer Unternehmensstrategie verankert.

Firmenwagen bleibt Basis der betrieblichen Mobilität

„Das klassische Firmenfahrzeug hat dabei nicht ausgedient, sondern bildet weiterhin die Basis der betrieblichen Mobilität“, so Mobilitätsexpertin Sylvia Lier. „Effiziente Mikromobilitätslösungen werden das Portfolio zukünftig ergänzen und dabei flexible Optionen für unterschiedliche Nutzungsszenarien bieten.“

Dabei können sich, laut Dataforce, mittlerweile 57 Prozent der Dienstwagennutzer in Deutschland vorstellen, auf kleinere Modelle umzusteigen. 44 Prozent gaben an, zukünftig sogar vollständig auf einen Dienstwagen verzichten zu können.

„Handlungsbedarf für Fuhrparkverantwortliche“: Pendelmobilität wird berichtspflichtig

Beschleunigt wird dieser Wandel durch eine geplante Novellierung der Berichtspflichten zur betrieblichen Mobilität, von der über 10.000 Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden in Deutschland betroffen wären. So arbeitet die Europäische Kommission derzeit an einer Neufassung der „Corporate Sustainibility Directive“, die bereits ab 2023 verbindlich für Geschäftsberichte gelten soll. Dabei ist vorgesehen, im Nachhaltigkeitsbericht zukünftig auch die Pendelmobilität der Mitarbeitenden zu erfassen.

Neue Aufgabe: Modalsplit erfassen

„Unternehmen stehen zukünftig somit aktiv und nachweislich in der Pflicht zu dokumentieren, wie ihre Mitarbeitenden zur Arbeit kommen“, verweist Lier. „Daraus ergibt sich für Fuhrparkverantwortliche dringender Handlungsbedarf.“

Dabei gab die Expertin auch Tipps für die praktische Umsetzung im Unternehmen: Dienstleister aus der Mobility-Startup-Szene, können im ersten Schritt Unternehmen „relativ preiswert“ (Lier) dabei unterstützen, den Modalsplit im Mobilitätsmix ihrer pendelnden Belegschaft (d.h. die Aufteilung auf Mobilitätskategorien, wie ÖPNV-Nutzung, Firmenwagen, Selbstfahrer, Mitfahrer, Fahrrad, Fußgänger) zu analysieren, den gesamten CO2-Ausstoß der betrieblichen Mobilität zu erfassen und geeignete Maßnahmen – etwa zur Senkung des Einzelfahreranteils – festzulegen.

Im zweiten Schritt geht es darum, bereits vorhandene Optionen (ÖPNV-Anbindung / Fahrplan / Gehzeiten, öffentliche Carsharing-Angebote, Fahrgemeinschaften) zu ermitteln, um Alternativen zur Einzelfahrt im eigenen Fahrzeug aufzuzeigen. Auch dabei kann die Unterstützung durch externe Mobilitätsspezialisten hilfreich sein.

Mobilitätsbudgets im Betrieb

In einem dritten Schritt trägt die Einführung eines „Mobilitätsbudgets“ als alternatives Angebot dazu bei, den geänderten Anforderungen und Rahmenbedingungen im Fuhrpark gerecht zu werden. Damit ist ein Bündel von frei nach Bedarf nutzbaren Mikro-Mobilitätsdienstleistungen gemeint, das Mitarbeitenden (analog zum Jobticket) als Gehaltkomponente angeboten werden kann.

Die Vernetzung verschiedener Mobilitätsformen als betriebliches Angebot – Mobility-as-a-Service (MaaS) – erfolgt dabei im Idealfall auf einer einzigen Plattform, auf die Mitarbeitende via App Zugriff erhalten, Buchungen vornehmen und Bezahlungen tätigen können. Anfallende Rechnungen werden dabei automatisch in die Buchhaltungs- und Steuersoftware des Unternehmens eingepflegt.

Dabei muss nicht jeder Fuhrparkverantwortliche selbst das „Rad neu erfinden“ – zahlreiche Anbieter, wie Belmoto, Bonvoyo, First Mobility, Free Now, MOBIKO, Movestar, Lofino oder Rydes, haben sich auf Mobilitätsbudget-Lösungen für Unternehmen spezialisiert.

Vom Firmenwagen-Verwalter zum Mobilitätsgestalter

„Wichtig dabei ist die frühzeitige Einbindung aller beteiligten Akteure, wie Geschäftsführung, Personalabteilung, Betriebsrat, Controlling und natürlich der Belegschaft, um die Erwartungshaltungen zu klären und alle Beteiligten auf dem Weg zu neuen betrieblichen Mobilitätslösungen mitzunehmen“, rät Lier.

Dadurch wird die Rolle der Fuhrparkverantwortlichen im Unternehmen zukünftig deutlich bedeutsamer und strategischer: „Fahrzeugverwaltende werden zu Mobilitätsgestaltenden im Unternehmen“, so Clemens Noll-Velten und Sylvia Lier ergänzt: „Diese tragen mit ihrer Arbeit einen wichtigen Teil dazu bei, wesentliche Unternehmensziele, wie Senkung des CO2-Ausstoßes, Erhöhung der Kosteneffizienz oder Steigerung der Arbeitgeberattraktivität, zu erfüllen.“

Dienstrad: „Mittlerweile auch im Mittelstand ein Muss“

„Der Fleet Manager wird zum Mobilitätsprovider“, prognostiziert auch Dr. Olga Nevska, die als CEO der Telekom MobilitySolutions für den zweitgrößten Fuhrpark Deutschlands (Motto: „We move you“) zuständig ist. Neben 23.000 Geschäftsfahrzeugen (davon 6.500 Firmenwagen) und 60 Car-Sharing-Stationen zählen mittlerweile auch 9.000 Gehaltsumwandlungs-Bikes sowie ein „Shuttle-Service on demand“ (für betriebliche Fahrten) zum Mobilitätsportfolio des Konzerns. „Das Angebot eines Jobfahrrades ist mittlerweile nicht nur für Konzerne, sondern auch im Mittelstand ein Muss“, schildert Dr. Nevska die Erwartungshaltung auf dem Arbeitsmarkt.

„Von der Ownership zur Usership“: 3-SäulenTransformation bei der Telekom

Mit der Fokusverlagerung vom Dienstwagen auf Mobilität, von der Ownership zur Usership erweitert sich für Fuhrparkverantwortliche auch der Einfluss- und Adressatenkreis: „Unser Ziel ist es, ALLEN Mitarbeitenden nachhaltige Mobilitätslösungen möglichst kosteneffizient zur Verfügung zu stellen“, betont die Telekom Mobility Solutions-Geschäftsführerin.

Dabei setzt Dr. Olga Nevska in ihrem Unternehmen auf drei Säulen:

1. eine Diversifizierung des Mobilitäts-Portfolios: Bereits heute bestehen rund 30 Prozent der Flotte der Telekom MobilitySolutions aus Elektrofahrzeugen. „Wir elektrifizieren, wo es möglich und sinnvoll ist“, so Nevska. „Allerdings müssen wir für unsere Kunden auch verlässliche Mobilität sicherstellen. Gerade in der Gewerbefleet sind Verbrenner in vielen Einsatzbereichen nach wie vor unverzichtbar.“ Zur Diversifizierung des Fuhrparks tragen auch flexible Mikro-Mobilitätslösungen, wie die „Jobräder“, Bike-Abos (Kooperation mit Swapfiet), Bike-Sharing sowie E-Auto-Abo-Möglichkeiten, für alle Mitarbeitenden bei. „Auf durchwegs positive Resonanz“ (Nevska) stieß bei der Telekom auch ein erster Pilotversuch mit Elektro-Rollern. Cleverer Anreiz: Mitarbeitende, die auf einen Dienstwagen verzichten, können sich für eine Bahncard, eine Auszahlung des Vorteils oder eine Einzahlung in die betriebliche Altersvorsorge entscheiden.
2. Digitalisierung der Mobilität: „Digitale Angebote sind essenziell, um den Mitarbeitenden flexiblen Zugriff auf neue Mobilitätsangebote wie Sharing oder Pooling von Firmenfahrzeugen anzubieten“, sagt die Telekom-Mobilitätsexpertin. So bietet die Telekom Mobility Solutions ihren Mitarbeitenden bereits heute über 300 Sharing-Fahrzeuge für die dienstliche wie auch private Nutzung. Auch die gepoolten Firmenfahrzeuge sind beliebt: „Gerade in unserer Gewerbeflotte führt Pooling zu deutlichen Verbesserungen in der Auslastung und Kosteneffizienz“, berichtet Nevska. Die Buchung und Schlüsselübergabe erfolgen dabei digital und kontaktlos („Keyless as a service“). Zudem vereinfachen Services, wie eine digitale Führerscheinkontrolle oder ein elektronisches Fahrtenbuch, die Prozesse in der Fuhrparkverwaltung. Auch der „Shuttle on demand“, der die Standorte des Unternehmens für dienstliche Fahrten verbindet, erfreut sich hoher Nachfrage bei den Mitarbeitenden (bis zu 120.000 Passagiere pro Jahr).
3. Mobility-as-a-Service (MaaS): Ab 2022 wird die Telekom Mobility Solutions eine eigene digitale Plattform für Mitarbeiter-Mobilitätsservices in Betrieb nehmen. Auch ÖPNV-Angebote sind in der Anwendung integriert. Nevska erläutert: „Unser Anspruch ist es, unseren Mitarbeitenden eine App zu bieten, um mit einem Klick von A nach B zu kommen - zuverlässig, nachhaltig und kosteneffizient.“

Mobilitätsbudgets bietet die Telekom Mobility Solutions, laut Nevska, noch keine: „Bei der großen Anzahl an Mitarbeitenden und den momentan sehr komplexen steuerrechtlichen Hürden ist der Aufwand für eine flächendeckende Einführung im Konzern noch zu hoch. Wir befassen uns allerdings intensiv mit dem Thema.“

Auch Nevska sieht eine deutliche Transformation in der Fuhrparkverwaltung: „Je mehr wir von der Portfoliosteuerung in die vernetzte Mobility-Steuerung gehen, desto mehr werden wir vom Fleet zum Mobilitätsmanager und desto wichtiger werden unsere Services für die Mitarbeitenden.“

„Überschaubarer Mehraufwand, große Chancen“

Im Anschluss an die Impulsvorträge der beiden Referentinnen hatten die Teilnehmer des „2. bfp Mobility DIALOGS“ die Gelegenheit Fragen zu stellen. Dabei stand insbesondere die praktische Umsetzung im Vordergrund:

Insgesamt sei der Wandel in der beruflichen Mobilität zu Beginn zwar mit erhöhtem Informationsaufwand verbunden – „alles, was neu ist, erfordert eine Initialbefassung“ (Lier) – gleichzeitig aber sei dieser Aufwand auch im Tagesgeschäft überschaubar und bietet große Chancen für Fuhrparkverantwortliche, ihre Rolle im Unternehmen zu stärken und einen messbaren Anteil zum Erreichen der Unternehmensziele beizutragen.

Expertentipp: „Pilotprojekte starten!“

„Testen, testen, testen“. Bei der praktischen Umsetzung neuer Mobilitätskonzepte raten die Expertinnen zu Pilotversuchen mit einem begrenzten Teilnehmerkreis. So können mit relativ geringem Aufwand wertvolle Erfahrungen gesammelt werden. „Neue Mobilitätslösungen stoßen in Unternehmen meist auf positive Resonanz“, bestätigen Sylvia Lier und Dr. Olga Nevska aus eigener Erfahrung.

Testläufe und Pilotprojekte zeigen dann, welche Angebote für das Unternehmen tatsächlich sinnvoll sind. Nevska konstatiert: „Solange die Mobilität sichergestellt ist, haben die Mitarbeitenden auch Lust darauf, den Wandel zu unterstützen und, wo nötig, ihr Mobilitätsverhalten zu verändern.“

Information, Vernetzung, Wissensaustausch

„Wichtig für Fuhrparkverantwortliche ist es erst einmal, die neuen Herausforderungen anzunehmen und sich über verschiedene Angebote und Lösungen zu informieren“, rät Mobilitätsexpertin Lier. „Partnerschaften mit Anbietern und die Vernetzung mit anderen Fuhrparkverantwortlichen, um Erfahrungen auszutauschen, werden immer wichtiger.“ Diese Möglichkeit bieten etwa soziale Medien wie LinkedIn und XING, die Mitgliedschaft in Verbänden und Netzwerken, aber auch Fachmedien und Branchen-Veranstaltungen, wie das „bfp FORUM“ (7. und 8. September 2022, Messe Hannover) oder der „bfp Mobility DIALOG“.

Der „3. bfp Mobility DIALOG“ am Donnerstag, den 18.11.2021, steht unter dem Motto: „Dienstwagen 2021 – was Fuhrparkverantwortliche bewegt“.Die Experten Thilo von Ulmenstein (Managing Partner bei Fleetcompetence Europe) und Andreas Hermann (Leiter Benchmark Services bei BMEnet) geben einen exklusiven Einblick in die Trends im Fuhrparkmanagement und zeigen, was die Fuhrparkbranche schon heute, aber auch in Zukunft, bewegt.

Die Anmeldung zu dem kostenfreien Webinar ist online möglich.