Carglass optimiert Rechnungsabwicklung

Für die Malteser ist funktionierendes Handwerkszeug ist ein Muss. Auch nach Glasschäden müssen die rund 8.000 Fahrzeuge der Hilfsorganisation schnell wieder für den Einsatz bereit sind.

Um die Auftragsabwicklung künftig noch reibungsloser zu gestalten, hat Carglass in enger Abstimmung mit der Hilfsorganisation eine neue Abrechnungsschnittstelle entwickelt, die sich potenziell auch für andere Fuhrparks adaptieren lässt.

"Reparaturvorgänge sehr effizient gestalten"

"Unser Auftrag ist der Dienst am Menschen", sagt Dr. Heiko Dahm, Stellv. Leiter Einkauf bei den Maltesern. "Während unsere Mitarbeiter mit dem Auto in der Werkstatt sind, können sie dieser fundamentalen Aufgabe nicht nachgehen. Deswegen sind wir sehr daran interessiert, alle Reparaturvorgänge für die Fahrzeugnutzer sehr einfach und für uns als Organisation sehr effizient zu gestalten."

Hier spiele die neue IT-Schnittstelle ihre Vorteile aus, unterstreicht Marco Heistermann, Leiter Vertrieb Gewerbe- und Großkunden bei Carglass in Deutschland: "Noch weniger Abrechnungsfehler und schlanke, automatisierte Prozesse helfen unseren Kunden, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren."

Schnittstelle für bessere Rechnungsqualität

Eingeführt haben die Malteser und Carglass die neue Abrechnungsschnittstelle im September 2018. Sie soll sicherstellen, dass der Auftrag für das betroffene Fahrzeug von der Terminvergabe bis zur Fakturierung mit der richtigen Einheit und folglich der richtigen Rechnungsadresse verknüpft ist. So könnten die relevanten individuell vereinbarten Konditionen besser berücksichtigt werden.

"Mit besserer Auftragssteuerung und höherer Abwicklungseffizienz erreichen wir eine insgesamt höhere Abrechnungsqualität", sagt Gunther Laube, Regional Sales Manager bei Carglass Deutschland, über den erfolgreichen Projektabschluss. Er hatte das Vorhaben gemeinsam mit Samir Chaaboute, Vertriebsinnendienst bei Carglass Deutschland, koordiniert.

"Prozesse signifikant entlasten"

"Wir entlasten die Prozesse unserer Kunden signifikant und ermöglichen spürbare Kosteneinsparungen", so Laube. Mehr Transparenz und Effizienz erreicht Carglass auch durch eine Reduzierung der Kundennummern für die Malteser: Sie sank im Zuge des Projekts von mehr als 900 auf jetzt nur noch vier.

Um den Abrechnungsprozess noch straffer zu gestalten, versendet Carglass zudem die Rechnungen nicht mehr in Papierform an die einzelnen Organisationseinheiten der Malteser, sondern elektronisch an die zentrale Rechnungsstelle in Berlin. Diese übergibt die Dokumente dann vorkontiert an die zuständige Buchhaltung. "Die Zusammenarbeit mit Carglass war auch in der Vergangenheit sehr gut, die neue Schnittstelle hat sie aber nochmal auf eine höhere Stufe gehoben", sagt Dr. Heiko Dahm. (Red./cr)