Software vereinfacht professionelles Fuhrparkmanagement

Von Bettina Göttler

Professionelles Fuhrparkmanagement ist anspruchsvoll und je größer die Flotte, desto komplexer das Management. Wer seine Flotte strategisch weiterentwickeln will, kommt um eine TCO-Betrachtung, also die Darstellung der Gesamtkosten des Fahrzeug- und Mobilitätsbetriebs, nicht herum. Es gilt, Kosten, Arbeit und Zeit zu reduzieren. Herkömmliche Excel-Tabellen haben dabei ausgedient, professionelle Fuhrparkmanagement-Software ist gefragt. "Schon ab einem Fuhrpark von etwa 20 Fahrzeugen ist die Verwaltung mit einer Excel-Tabelle sehr mühsam", weiß Andreas Brenner, CEO bei Avrios. Eine Fuhrparkmanagement-Software ersetzt Excel-Tabellen nicht nur, sie dient als vollständige Mobilitätsplattform. Brenner glaubt sogar, dass "reine Fuhrparkmanagement-Lösungen schon bald verschwinden."

Einen Vorteil kann Fuhrpark-Software auch mit Blick auf alternative Antriebe ausspielen. Aktuell sind zwar Diesel noch sehr präsent in den Fuhrparks. Wer sich aber Gedanken über eine Umstellung auf E-Mobilität macht, für den kann Fuhrparkmanagement-Software äußerst praktisch sein und bei der Entscheidung unterstützen. So verweist Brenner auf Reportings mit individuellen Berichten zu rein elektrischen oder Hybridfahrzeugen, die die tatsächliche Nutzung berücksichtigten und so die tatsächlichen Kosten mit herkömmlichen Verbrennern vergleichbar machten. Der Fuhrparkmanager erkennt auf einen Blick, ob sich alternative Antriebe lohnen.

Die Cloud gewinnt auch dank Corona an Bedeutung

Flexibilität ist gefragt, wenn es um künftige Arbeitsmodelle geht. Dirk Zieschang, Direktor Vertrieb & Marketing bei Innuce Solutions, sagt: "Das Jahr 2020 hat gezeigt, dass zukünftig flexible Arbeitsmodelle hinsichtlich Zeit und Ort umgesetzt werden müssen. Dies ist nur mit einer rein web- und cloudbasierten Fuhrparkmanagement Software möglich." Die Cloud spielt eine ganz große Rolle, manch Fuhrparkmanagement-Software gibt es sogar ausschließlich in der Cloud, andere als Kombination etwa mit Installation vor Ort oder einem Intranet.

Ein solches Kombimodell bietet unter anderem Carano Software Solutions. Produktmanager Toni Hoffmann glaubt, dass die Cloud noch weiter an Bedeutung gewinnt. Ganz aktuell habe die Corona-Krise gezeigt, dass Homeoffice oder das Arbeiten von einem beliebigen Ort umsetzbar und sinnvoll sein kann. In der Cloud werden die darin gespeicherten Daten automatisiert und dezentral gepflegt. Der Zugriff auf die Daten kann via Login flexibel erteilt werden und ist von überall aus möglich. Bei der Wahl der Fuhrparkmanagement-Software sollten Fuhrparkmanager einen Fokus auf Datenschutz und -sicherheit legen und bei der Datenspeicherung auf ein plausibles, transparentes und sicheres System achten.

Alles digital

Als weiteren Trend neben der Cloud sieht Andreas Schneider den digitalen Schlüssel. Der Geschäftsführer von Vimcar sagt: "Fahrzeugführer erhalten nach Buchung des Fahrzeugs im System einen digitalen Schlüssel auf ihr Smartphone." Damit wird der Firmenwagen geöffnet. Eine händische Schlüsselübergabe sowie die Suche nach dem Schlüssel sind damit obsolet. "Da digitale Schlüssel die Nutzung von Poolfahrzeugen enorm vereinfachen, gehen wir davon aus, dass dieser Trend sich auch auf lange Sicht durchsetzen wird", so Schneider.

Die Digitalisierung wird sich ohnehin durchsetzen, da sind sich die Anbieter von Fuhrparkmanagement-Software einig. Konkret heißt das: "Es wird immer mehr in Richtung Smartphone gehen, die Fahrer wollen alles über Ihr Fahrzeug wissen. Auf der anderen Seite wird der Fuhrparkleiter in die Lage versetzt alles schnell und einfach zu administrieren und sich Informationen anzufordern", so Niels Krüger, Geschäftsführer von TCS - Technology Content Services. Funktionen wie die Führerscheinkontrolle via Life-App auf dem Smartphone oder die Interaktion der Fahrer via E-Mail wären analog auch gar nicht möglich. Auch die Cloud mit einer gemeinsamen Datenbank funktioniert nur digital. Insgesamt geht der Trend dahin, dass alle Beteiligten vermehrt in die Arbeitsprozesse eingebunden werden. Durch Arbeitsteilung soll Fuhrparkmanagement effizienter und kostengünstiger werden.

Konkrete Anwenderbeispiele

Eine Fuhrparkmanagement-Software nimmt dem Flottenmanager den Verwaltungsaufwand größtenteils ab. Anhand der Software werden zum Beispiel die Routendokumentation, Fahrzeugbuchungen oder das elektronische Fahrtenbuch gesteuert. Das reduziert Arbeit und Kosten. Vimcar zum Beispiel spricht von bis zu 20 Prozent weniger Fuhrparkkosten. Wer die vielen Rechnungen des gesamten Fuhrparks in einer zentralen Software speichert und automatisch verbucht, spart zudem eine Menge an administrativem Aufwand, also auch Zeit.

Die zentrale Verbuchung vereinfacht die TCO-Optimierung und das Reporting immens. Sie identifiziert Kostentreiber, an denen dann gearbeitet werden kann: Die Kostenstatistiken für bestimmte Zeiträume machen deutlich, in welchen Bereichen ein Fahrzeug die meisten Kosten verursacht. Oft sind das Werkstattaufenthalte, die sich dann massiv in den TCO niederschlagen. Auch die können in der Fuhrparkmanagement-Software verwaltet werden.

Sehr viele Software-Systeme erlauben außerdem die Integration von Tankkarten. Werden Tankkosten in das System aufgenommen, wird Tankbetrug fast unmöglich. Für Rechtssicherheit sorgt zudem die automatische Führerscheinkontrolle.