Ab wie vielen Fahrzeugen spricht man von einem Fuhrpark?
Mit jedem Firmenfahrzeug steigt der Verwaltungsaufwand. Ab wann spricht man von einem Fuhrpark und wann ist professionelles Fuhrparkmanagement sinnvoll?
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Mit jedem Firmenfahrzeug steigt der Verwaltungsaufwand. Ab wann spricht man von einem Fuhrpark und wann ist professionelles Fuhrparkmanagement sinnvoll?
Wer mehrere Fahrzeuge im Unternehmen einsetzt, steht schnell vor den typischen Herausforderungen der Fuhrparkverwaltung. Dabei geht es längst nicht nur um die Bereitstellung von Fahrzeugen, sondern auch um Organisation, Wirtschaftlichkeit und die reibungslose Sicherstellung der betrieblichen Mobilität.
Schon ab zwei Fahrzeugen spricht man häufig von einem Fuhrpark. Eine verbindliche Definition, ab welcher Fahrzeuganzahl als ein Fuhrpark gelten, gibt es aber nicht. Entscheidend ist, dass die Fahrzeuge dauerhaft einer Organisation oder einem Unternehmen zugeordnet sind und zu dienstlichen Zwecken eingesetzt werden. Mit jedem zusätzlichen Fahrzeug nehmen Aufgaben wie Fahrzeugbeschaffung, Wartung, Reparaturen, Disposition und die Einhaltung gesetzlicher Pflichten zu.
Häufig werden die Begriffe Fuhrpark und Flotte synonym verwendet. Streng genommen bezeichnet "Fuhrpark" überwiegend die Straßenfahrzeuge eines Unternehmens, während "Flotte" auch Flugzeuge, Schiffe oder andere Verkehrsmittel umfassen kann.
Ein Fuhrpark umfasst alle Fahrzeuge eines Betriebs. Dazu können nicht nur Autos gehören, sondern auch LKWs für Transporte oder Gabelstapler für Arbeiten auf dem Betriebsgelände. Verwaltet werden Fuhrparks von Fuhrparkmanagern beziehungsweise Fuhrparkleitern. Sie organisieren den Fuhrpark und sorgen für einen reibungslosen Betrieb.
Nicht in allen Betrieben gibt es die offizielle Position des Fuhrparkmanagers. Insbesondere in kleineren Unternehmen oder Organisationen kann die Fahrzeugverwaltung auch von Mitarbeitern aus der Personalabteilung, der Buchhaltung oder von der Geschäftsführung übernommen werden.
Alternativ können Unternehmen und Organisationen auch auf externe Dienstleister zurückgreifen. In jedem Fall ist es hilfreich, die Verwaltung eines Fuhrparks mit einer entsprechenden Software abzuwickeln, denn das sorgt für einen besseren Überblick und einen effizienteren Fuhrparkbetrieb. Insbesondere bei größeren Fuhrparks ist das relevant.
Ziel des Fuhrparkmanagements ist es, die Fahrzeugflotte sicher, wirtschaftlich und rechtskonform zu betreiben. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:
Es gibt keine festen Regeln, ab wie vielen Fahrzeugen sich ein strukturiertes Fuhrparkmanagement lohnt, aber die Anforderungen steigen mit jedem Fahrzeug. Bei einigen wenigen Fahrzeugen wird die Verwaltung häufig noch über die Geschäftsführung oder das Office Management mit Excel-Tabellen geregelt. Aber schon ab 20 bis 30 Fahrzeugen wird das Management so umfassend, dass es standardisierte Prozesse braucht, um keine Termine zu verpassen und die Kosten im Blick zu behalten.
Denn nicht nur die Anzahl der Aufgaben steigt, auch die Komplexität nimmt zu. So hat jedes Fahrzeug unterschiedliche Wartungsintervalle und Vertragskonditionen sowie verschiedene Fahrer und Kostenprofile. Je größer der Fuhrpark wird, desto schwieriger wird es, ohne standardisierte Prozesse oder digitale Unterstützung den Überblick zu behalten.
Zu den typischen Engpässen gehört zum Beispiel die Werkstattkoordination, denn bei 50 Fahrzeugen fallen jährlich zahlreiche Wartungs-, Inspektions-, Reifen- und Reparaturtermine an. Diese zu vereinbaren und im Blick zu behalten, ist aufwändig. Weitere Beispiele für die steigende Komplexität sind die Bearbeitung der Werkstattrechnungen, die Führerscheinkontrollen, die in der Praxis meist halbjährlich durchgeführt werden, die UVV-Unterweisungen der Fahrer sowie das generelle Kostencontrolling.
Es empfiehlt sich also, ab einer gewissen Fuhrparkgröße nicht nur darauf zu setzen, dass der Fuhrpark von spezialisierten Mitarbeitern oder externen Dienstleistern professionell verwaltet wird, sondern im besten Fall auch eine Software einzuführen, mit der die Verwaltung übersichtlich und zentral erledigt werden kann.
Schon kleine Flotten verursachen Verwaltungsaufwand. Selbst wenn nur wenige Fahrzeuge eingesetzt werden, müssen diese ausgesucht, gekauft, versichert, gewartet, abgerechnet und repariert werden.
Da diese Aufgaben bei kleinen Fuhrparks häufig nebenbei erledigt werden und es keine speziellen Fuhrparkmanager gibt, passiert diese Verwaltung meist zusätzlich zum Tagesgeschäft. Standardisierte Prozesse sind dann umso wichtiger, um den Zeitaufwand überschaubar zu halten und außerdem das Risiko zu senken, wichtige Fristen zu versäumen.
Als mittlere Flotten gelten häufig Fuhrparks mit etwa 50 bis 100 Fahrzeugen. Schon ab 20 bis 30 Fahrzeugen ist eine manuelle Verwaltung kaum noch sinnvoll, weshalb sich für mittelgroße Flotten eine Fuhrparkmanagement-Software empfiehlt. Excel stößt bei wachsenden Flotten klar an Grenzen, da es keine Datenvernetzung gibt und schnell Inkonsistenzen entstehen. Außerdem ist die manuelle Verwaltung teuer, sowohl durch den tatsächlichen Zeitaufwand als auch durch die Kosten, die durch Fehler entstehen können.
Doch nicht nur die Software, mit der gearbeitet wird, ist relevant für das Fuhrparkmanagement, sondern auch die Verteilung klarer Verantwortlichkeiten. Während in kleinen Unternehmen häufig eine Person sämtliche Aufgaben übernimmt, ist es bei wachsenden Flotten sinnvoll, die Aufgaben auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen, zum Beispiel auf HR für das Erstellen von Dienstwagenrichtlinien und auf Controlling für den Kostenüberblick. Fuhrparkmanager können als zentrale Instanz fungieren und den Gesamtüberblick behalten.
Von einer großen Flotte ist üblicherweise ab etwa 100 Fahrzeugen die Rede, aber auch hierfür gibt es keine festgelegte Definition. Besonders umfangreiche Konzernfuhrparks umfassen teilweise mehrere Hundert oder sogar Tausende Fahrzeuge.
Bei dieser Größenordnung sind digitale Systeme und klar definierte Prozesse praktisch unverzichtbar. Ergänzend kann die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sinnvoll sein. Meist haben Fuhrparks in dieser Größe eigene Fuhrparkleiter oder sogar ganze Teams, die sich um die strategische Steuerung der Flotte kümmern.
Mit moderner Fuhrparksoftware lassen sich Flotten zentral verwalten. So bieten Softwareprogramme beispielsweise diese Funktionen an:
Aber selbst für kleine Fuhrparks mit einer Handvoll Fahrzeugen kann das Management über ein Tool sinnvoll sein. So gibt es zum Beispiel Software-Anbieter, die die Verwaltung von sehr kleinen Fuhrparks sogar kostenlos anbieten.
Das Outsourcing des Fuhrparkmanagements lohnt sich dann, wenn die Verwaltung zu komplex wird und intern nicht bewältigt werden kann. Externe Dienstleister können einzelne Aufgaben des Fuhrparkmanagements übernehmen oder den gesamten Prozess. Das ist für Unternehmen und Organisationen insbesondere dann sinnvoll, wenn die erforderlichen personellen Ressourcen oder das notwendige Fachwissen fehlen.
Wenn der Fuhrpark stark wächst oder mehrere Standorte betreut werden müssen, kann die Verwaltung über einen externen Dienstleister abgewickelt werden. Falls Unternehmen feststellen, dass ihre Kosten für den Fuhrpark zu hoch sind oder sie Schwierigkeiten haben, rechtliche Anforderungen einzuhalten, kann die Einbindung eines externen Dienstleisters ebenfalls helfen, Schwachstellen oder Kostenfallen zu identifizieren und die gesamte Verwaltung effizienter zu machen. Die Kontrolle des Fuhrparks sowie die Entscheidungsgewalt verbleibt aber trotz Outsourcing im Unternehmen, ebenso die Halter- und Nachweispflichten.
Wie hoch der Verwaltungsaufwand eines Fuhrparks ausfällt, hängt nicht allein von der Anzahl der Fahrzeuge ab. Zwar steigt mit jedem weiteren Fahrzeug der Koordinationsaufwand, allerdings gibt es weitere Faktoren:
Und auch die Frage, wie es um die personellen Ressourcen im Unternehmen bestellt ist, kann den Aufwand definieren. Schließlich wird bei kleinen Fuhrparks oft zweimal überlegt, ob wirklich eine Software für die Verwaltung eingesetzt wird.
Es gibt keine feste Fahrzeuganzahl, ab der von einem Fuhrpark gesprochen wird oder ab der ein professionelles Fuhrparkmanagement erforderlich ist. Fakt ist, dass manuelle Prozesse mit zunehmender Flottengröße an ihre Grenzen stoßen. Mit klaren Verantwortlichkeiten und einer passenden Software können Fuhrparks in jeder Größe effizient verwaltet werden, unter Einhaltung der Compliance-Vorgaben und mit einer wirksamen Kostenkontrolle.
