Car Policy als Taktstock: Aus dem Alltag einer Fuhrparkmanagerin
Vom Chaos zur Steuerung: Sabrina Rieger gestaltet bei Abbott ein System für 8.000 Fahrzeuge in EMEA – mit klaren Regeln, vergleichbaren Kosten und lokalen Anpassungen.
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Vom Chaos zur Steuerung: Sabrina Rieger gestaltet bei Abbott ein System für 8.000 Fahrzeuge in EMEA – mit klaren Regeln, vergleichbaren Kosten und lokalen Anpassungen.
Der Anruf, der ihr Arbeitsleben verändern wird, erreicht Sabrina Rieger krank zuhause: „Wenn du am Montag wiederkommst, bist du für den Fuhrpark verantwortlich.“ Zu diesem Zeitpunkt, im Frühjahr 2014, ist sie Travel Managerin und SharePoint Administratorin bei Abbott, einem globalen Gesundheitskonzern mit 115.000 Mitarbeitenden in 160 Ländern. Sie kümmert sich um Geschäftsreisen und Webseiten-Themen. Als sie in der Woche nach diesem Telefonat an ihren Arbeitsplatz zurückkehrt, weiß sie über Fahrzeuge so viel: „Ein Auto hat vier Räder und fährt.“ Wie hat Sabrina Rieger diese Entwicklung zu einer multinationalen Mobilitätsexpertin geschafft?
An besagtem Montag im Frühjahr 2014 arbeitet sich Sabrina Rieger in Fragen ein, die im Unternehmen niemand zentral beantworten kann: Wie viele Fahrzeuge haben wir? Wer fährt sie? Welche Verträge laufen? Was die Antworten kompliziert: Zwei Jahre zuvor hatte sich der Konzern in zwei unabhängige Firmen gespalten. Die Folge: Die neue Hälfte musste das Fuhrparkmanagement selbst übernehmen. „Wir mussten vorhandene Car Policies und Fahrer überführen und einbinden.“ Rieger stellt zudem fest, dass das Unternehmen mit rund 20 Leasinggebern arbeitet. „Wir wussten nicht, wie viele Autos wir haben und was uns der Fuhrpark kostet.“ Verstreute Informationen in Listen unterschiedlicher Mitarbeitender: Es dauert Monate, bis Sabrina Rieger ein erstes belastbares Bild hat und weiß: Es sind rund 1.000 Fahrzeuge in Deutschland.
Parallel versucht sie, ihre Rolle zu verstehen. Sie lässt sich zertifizieren und schreibt ihre Abschlussarbeit über genau diese Frage: Was ist eine Fuhrparkmanagerin? Ihre persönliche Antwort: „Eine heimliche Dirigentin.“ Eine, die Sicherheit verantwortet und gleichzeitig Budgets steuert. „Wenn wir Kosten sparen wollen und deswegen die falschen Modelle wählen, kann das Leben kosten.“ Sabrina Rieger weiß darum, dass ihr Taktstock die Car Policy ist. Ihre erste Maßnahme: Sie vereinfacht die Sprache des Dokuments, alle sollen verstehen, was sie dürfen – und was nicht. „Wenn diese Basis nicht stimmt, kann der Rest nicht funktionieren.“
Wenig später übernimmt Sabrina Rieger auch das Fuhrparkmanagement für Österreich und die Schweiz. Nach der Konzern-Aufspaltung fehlen dort Zuständige für den Fuhrpark. Die Verantwortlichen entscheiden, „alles unter einer Hand laufen zu lassen“. Rieger startet mit einer Ausschreibung, um die Leasinggeber zu identifizieren, die sie als Dirigentin ohne Orchester in DACH unterstützen. Gleichzeitig schleift sie ihren Taktstock weiter: Sie simplifiziert die Car Policy für die drei Länder, indem sie den Fokus auf eine entscheidende Frage richtet: „Welche Autos stellen wir den Mitarbeitenden zur Verfügung?“
Vier Car-Policy-Level werden definiert. Jede Kategorie bekommt eine Referenz. Deutschland behält eine Ausnahme, da dort die Geschäftsführung sitzt. Zuerst arbeitet Sabrina Rieger mit einem Modell pro Kategorie, stößt dann aber an eine Grenze: „Wenn ich mit einem Referenzmodell arbeite und dieses nicht mehr verfügbar ist, weil zum Beispiel Modelljahreswechsel ist, bremse ich den Fuhrpark aus.“ Sie stellt um auf drei Modelle – Audi A5 Avant, BMW 3er und Mercedes C-Klasse – und berechnet daraus eine Referenzrate. Durch diesen Drittelmix sinken die Kosten um zwölf Prozent.
Mit den Einsparungen wächst der Verantwortungsbereich der Fuhrparkmanagerin. Skandinavien stößt hinzu – und sie trifft auf Widerstand: „Wenn jemand aus einem anderen Land Lokales in die Hand nimmt, dann ist das für viele etwas Schlechtes.“ In Schweden zeigt sich das an der Gewohnheitsmarke Volvo. Der XC90 gilt als gesetzt, gerade im Management. Rieger greift nicht die Marke an, sondern die Größe. Sie will den Volvo nicht wegnehmen, findet aber: „Es reicht ein XC60.“ Sie merkt, dass die Diskussionen emotional statt technisch sind. Es geht nicht um Motorleistung oder Kosten, sondern um Außendarstellung: Mit welchem Auto fährt ein Arzt beim Kunden vor? Was signalisiert Größe, Status, Zugehörigkeit?
Rieger kennt ähnliche Widerstände aus anderen Ländern. Dort setzt sie sich mit Zahlen durch: „Ja, aber wir sparen Geld.“ In Skandinavien reicht das Argument nicht. Sabrina Rieger organisiert Probefahrten, spricht mit Fahrern über ihren Alltag und stellt konkrete Fragen: Wird wirklich Material transportiert oder geht es um Komfort? Braucht jemand das größere Fahrzeug für die Familie oder für die Strecke? Sie verschiebt die Diskussion damit weg von „Gefällt mir nicht“ hin zu „Wofür brauchst du es konkret?“ Und sie macht die Auswirkungen sichtbar. „Schau dir doch mal dein neues Gehalt an, wenn du jetzt das kleinere Auto nimmst.“
Das Jahr 2022 markiert einen Meilenstein. „Als wir unseren ersten Gesamtkostenreport für 2022 erstellen konnten, ohne lange nach den Daten suchen zu müssen, hat sich das Gefühl eingestellt, die Komplexität eines internationalen Fuhrparks im Griff zu haben. Nicht zu 100 Prozent, denn es gibt immer Stolpersteine oder neue Trends. Aber nah dran.“
Diesen Eindruck scheinen auch die Vorgesetzten zu haben. 2023 wird Sabrina Rieger EU Central Fleet Manager. Mit jedem weiteren Land verändern sich die Bedingungen. In Norwegen liegt der Anteil rein elektrischer Neuzulassungen inzwischen bei über 90 Prozent. Steuern, Förderungen und Ladeinfrastruktur treiben diese Entwicklung so stark, dass sich die Wahl von selbst ergibt. In Schweden dagegen entscheiden sich Mitarbeitende weiterhin zwischen Antrieben, weil Infrastruktur und steuerliche Effekte anders wirken. Rieger hält die Struktur stabil und lässt die Ausprägung variieren: vier Level, klare wirtschaftliche Leitplanken, aber Entscheidungen entlang der lokalen Realität.
Zwölf Jahre nach ihrem Einstieg stellt Sabrina Rieger andere Fragen. „Früher hieß es: Ein Außendienst braucht einen Dienstwagen, Punkt.“ Heute erlebt sie, dass vor allem jüngere Mitarbeitende in Städten Alternativen einfordern. Sie prüft Modelle nebeneinander: Dienstwagen, Allowance, Mobilitätsbudget. Die Entscheidung hängt nicht mehr nur am Fahrzeug, sondern an Nutzung, Standort und Bedarf.
Ein Pilotprojekt mit Hybridfahrzeugen streicht sie schnell wieder. „Von 100 Hybrid-Nutzern haben nur etwa zehn ihr Auto geladen.“ Alle anderen fuhren ausnahmslos mit Verbrennungsmotor – bei höherem Gewicht und höheren Kosten. „Das war ein Mogelpaket.“ Wie setzt Sabrina Rieger Änderungen durch? „Die Geheimzutat ist, wie man mit den Menschen umgeht“, sagt sie und ergänzt: „Beim Fuhrpark geht es nicht ums Auto, es geht um Emotionen.“ Ein bisschen auch um Vereinfachung. 2014 arbeitete das Unternehmen noch mit 20 Leasinggebern, heute sind es zwei.
