Die Fahrzeuge richtig erfassen

Arndt Kolk

Die ersten Schritte auf dem Weg, seinen eigenen Fuhrpark wirklich in den Griff zu bekommen, besteht darin, ihn auf den Punkt zu bringen. Was habe ich, wo habe ich es, in welchem Zustand ist der Fuhrpark, gibt es Laufzeiten, die zu beachten sind? Hat jedes Fahrzeug eine Akte, die seine Historie widerspiegelt? Wer verfügt über das Fahrzeug? Auf welcher Kostenstelle läuft es und wann sind die Prüf- und Wartungstermine?

Wie sollte eine Kfz-Akte aussehen?

Jedes Fahrzeug ist in seiner Administration ein komplexer Vorgang. In das Büro des Fuhrparkleiters gehört ein Schrank, in dem sich für jedes Fahrzeug eine vollständige Akte befindet. Egal ob Schadenfall, Wirtschaftsprüfung, Fahrzeugrückgabe/Verkauf oder vieles mehr, die Akte ist ein Kernelement. Ich unterteile die Akte mit Trennstreifen in verschiedene Bereiche. Obenauf im jeweiligen Bereich die aktuellste Dokumentation.

Auf den Ordnerrücken gehört das Nummernschild - mehr bedarf es hier nicht. Die Erkennung erfolgt über die später erstellte Kfz-Statusliste. Deckblatt des Ordners ist die Kopie der Zulassungsbescheinigung Teil I, dann II, das COC-Papier und darauf folgen die jeweiligen Check-up-Berichte, auch hierzu später mehr. Die original Zulassungsbescheinigung I gehört zu den Fahrzeugpapieren, die II (früher KFZ Brief) gehört in den Tresor.

Wohin mit den Rechnungen?

An dieser Stelle setze ich einen ersten Trennstreifen mit dem Titel „Rechnungen“. Nun folgen die gesamten Rechnungen während der Betriebsdauer des Fahrzeuges. Service, Reparaturen, Sonderausstattungen, Steuerbescheide, Beschriftungen und vieles mehr. Ein scheckheftgepflegtes Fahrzeug mit einer vollständigen Historie hilft bei der Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen, steigert den Wiederverkaufswert und gibt bei mehreren Fahrzeugen desselben Typs Rückschlüsse über Besonderheiten wie auch Anfälligkeit in Reparatur und Wartung. Hier lässt sich dann das Versprechen des Herstellers vor dem Kauf mit der Realität abgleichen und schafft Ansatzpunkte für künftige Verhandlungen.

Was läuft unter „Schäden“?

Dann kommt noch der Bereich „Schäden“. Hier werden alle Korrespondenzen von Kasko und Haftpflichtschäden abgelegt. Vom Glasbruch bis zum Totalschaden. Der nächste Trennstreifen lautet „Dienstwagenüberlassung“, wenn es sich um einen solchen handelt. Auch hier Kopien der Verträge, Korrespondenzen.

Der letzte Trennstreifen trägt den Titel "Angebot - Kauf - Verkauf/Rückgabe". An dieser Stelle finden sich alle Unterlagen von den ersten Angeboten, der Übersicht, welche zur Entscheidungsfindung führt, über den Kaufvertrag, gegebenenfalls Leasingvertrag bis hin zu den Dokumenten zur Weiterveräußerung/Rückgabe und letztlich der Abmeldebescheinigung(Stempel auf der Zulassungsbescheinigung Teil I).

Grundsätzlich nehme ich die Fahrzeugakte immer zur Hand, wenn ich bezüglich eines Fahrzeuges korrespondiere, telefoniere oder wenn ich wegen eines Fahrzeuges einen Termin beim Händler beziehungsweise der Werkstatt wahrnehme.

Fuhrparkmanager Arndt Kolk stellt in mehreren Folgen die Basisbausteine für das Management kleiner und mittlerer Fuhrparks vor. Teil 2: Die komplexe Erfassung des eigenen Fuhrparks – die Kfz-Akte.