Fuhrparkmanagement: Was die Spezialisten leisten können

von Alfons Wolf

Outsourcing der Fuhrparkverwaltung hat in der deutschen Wirtschaft eine lange Geschichte, und auch bei Fuhrparkbetreibern ist die Zusammenarbeit mit entsprechenden Dienstleistern inzwischen nicht nur etabliert, er wächst laut Branchenkennern auch in den kommenden Jahren zweistellig. Das reine Fuhrparkmanagement schickt sich gar an, die eine oder andere Fullservice-Leasinggesellschaft zu verdrängen.

Die Fuhrparkmanagementgesellschaften definieren sich über ihre Unabhängigkeit. Unterschiede gibt es im Leistungskatalog, den mittlerweile aber viele vollumfänglich ähnlich einer Inhouse-Abteilung abdecken. Dazu gehören sämtliche Leistungen, wie die Planung der Fuhrpark-Investitionen und Ausschreibung genauso wie die Koordination von Wartungen und Reparaturen, die Verwaltung der Versicherungen oder die Zuteilung und Lieferung von Fahrzeugen an verschiedene Mitarbeiter.

Warum der Markt unübersichtlicher wird

Allerdings wird der Markt immer unübersichtlicher, meint Manfred Sensburg, Geschäftsführer der F+SC Fleetcar + Service Community: „In den letzten Jahren sind einige neue Fuhrparkmanagement-Unternehmen im Markt gestartet. Einige dieser Wettbewerber haben sich auf spezielle Bereiche im Fuhrparkmanagement spezialisiert, andere bieten analog der etablierten und seit Jahren am Markt tätigen Unternehmen Komplettlösungen für alle Themengebiete des Fuhrparkmanagement an“. Insgesamt sei der Markt unübersichtlicher, aber auch dynamischer geworden.

Vinzenz Pflanz, Geschäftsführer Sixt Mobility Consulting GmbH, sieht zudem immer mehr Branchenfremdlinge wie Facilitymanagement-Firmen, Reiseunternehmen und technische Anbieter auf den Markt drängen, weil sie sich, zum Beispiel durch die Übernahme einer Fuhrparkmanagementgesellschaft, einen zusätzlichen Absatzkanal erhoffen. Es werden auch immer mehr Softwarelösungen für das Fuhrparkmanagement angeboten. „Wir beobachten eine Zunahme der Anbieter-Intransparenz“, sagt auch Jan Dommermuth, Geschäftsführer Car Professional Fuhrparkmanagement und Beratungsgesellschaft (CPM). Das mache es für viele Kunden schwierig, zwischen partiellen Fuhrparkmanagement-Leistungen – zum Beispiel der Beschränkung auf die reine Rechnungsprüfung – und einem vollumfänglichen Fuhrparkmanagement zu unterscheiden, das dann auch ein Leasingvertragsmanagement, die komplette Nutzerkommunikation, die gesamte buchhalterische Abwicklung und vieles mehr beinhaltet. „Hinzu kommt, dass nicht etwa Fuhrparkmanagement-Spezialisten diese Software-Tools entwickeln, sondern IT-Entwickler, denen jedoch die notwendige Erfahrung mit Themen für das Fuhrparkmanagement fehlt“, so Dommermuth weiter.

Wann die Fremdvergabe Vorteile bietet

Besonders naheliegend ist das Outsourcing für Unternehmen mit kleineren und mittelgroßen Fuhrparks. Wenn eine Sekretärin oder ein Sachbearbeiter den Fuhrpark neben vielen anderen Aufgaben managt oder nur eine Teilzeitstelle im Budget enthalten ist, kann nicht ein optimales und effizientes Fuhrparkmanagement erwartet werden. Auch ein einzelner Fuhrparkmanager ist nicht als Wunschlösung zu betrachten, denn das Fuhrparkmanagement ist zur „Wissenschaft“ geworden: Ein einzelner Mitarbeiter ist nicht in der Lage, alle Spezialisierungen abdecken. Dieses Personalproblem führt dann nicht selten zu marktunüblichen Kosten bei verbesserungswürdiger Organisation der Flotte und entsprechender Unzufriedenheit der Mitarbeiter.

Nicht selten haben die Unternehmen den Überblick über die vielen, für den Fuhrpark abgeschlossenen Verträge verloren. Ein reiner Fuhrparkmanager kann im Rahmen einer Bestandsaufnahme das gesamte Vertragswerk bewerten, gegebenenfalls entbündeln und durch Neuvergabe Optimierungspotentiale heben. Experten gehen von 15 bis 25 Prozent Einsparpotential durch die Entbündelung aus.

Wie die Reparaturkosten sinken

„Ein optimiertes Werkstattkonzept kann in vielen Fällen schon heute die Reparaturkosten im Vergleich zur Reparaturrate in der Fullservice-Leasingrate um teilweise 40 Prozent senken. Allein hier steckt sehr viel Einsparpotenzial. Transparente Leistungen und entbündelte Services, ein gut durchdachtes Mobilitätskonzept senken die Kosten eines Fuhrparks“, sagt Bernd Hanisch, Director Operations von Ari Fleet Germany.

Konkretes Beispiel sind auch die Verträge bei Expert Automotive, die in der Regel festgelegte Einsparungsziele enthalten, die jährlich hinterfragt und mit dem Kunden neu definiert werden. Die Senkung von Reparatur- und Schadenkosten, ein aktives Rückläufermanagement zur Senkung der Rückgabekosten und nicht zu vergessen eine Reduzierung der internen Prozesskosten sind mögliche Ansatzpunkte, um zu rationalisieren.

Was ist Mulitsourcing?

Aber auch wenn der Überblick gegeben ist, bieten sich Kostensenkungspotentiale durch eine banken- und herstellerunabhängige Beratung und Betreuung des Fuhrparks: Regelmäßige Ausschreibungen erhöhen Wettbewerb und Kostentransparenz. Dieses so genannte Multi Sourcing (auch Multi Supply genannt) ist die große Stärke dieser Anbieter, die auch die entsprechende IT dafür betreiben, und damit eines der häufigsten Argumente für das reine Fuhrparkmanagement. Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren dann auch noch zusätzlich von der (eventuell) vorhandenen Marktmacht und den damit verbundenen Großkundenkonditionen des externen Fuhrparmanagers.

Allerdings stehen der Erfolg von Multisourcing und die Größe des Fuhrparks in Beziehung. Gerade für kleinere Fuhrparkbetreiber lohnt sich der Weg über den Dienstleister. „Multi Sourcing ist eine gute Lösung, sofern ein bestimmtes Volumen dahinter steht. Lieferanten stellen auch Nutzen und Aufwand in Relation. Wenn diese Relation schlecht ist, lässt der Einsatz oftmals nach. Durch Bündelung über Dienstleister mit tausenden von Fahrzeugen ist dieses Verhältnis nachhaltig sichergestellt, da sich hier auch der Einsatz der Lieferanten lohnt, welche nur einen vermeintlich kleineren Anteil abbekommen“, unterstreicht Hanisch von ARI Fleet.

Auch ist im Vergleich zu den Leasinggesellschaften die Vermeidung von Interessenkonflikten, zum Beispiel bei der Vorgehensweise bei Vertragsanpassungen, vorzeitigen Rückgaben oder Totalschäden, ein Argument für die reinen Fuhrparkmanager. Man solle aber nicht nur den Preis betrachten, sondern neben einem optimierten Preis auch die Qualität der Produkte und Dienstleister, warnt Thomas Mitsch, Geschäftsführer von Coralix Fleet Solutions.

Wo liegen die Nachteile?

Als möglicher Nachteil ist das Risiko der Desintegration zu nennen: Kann sich der Dienstleister ähnlich gut wie eine Inhouse-Abteilung in die Abläufe und Kultur des Kunden einfinden? F+SC Fleetcar + Service setzt hier auf eine auf Kommunikation bedachten Betreuung: „Der Fuhrparkleiter ist immer informiert, was in seinem Fuhrpark passiert und kann auf Basis eines detaillierten Reportings wichtige Kennzahlen und Daten jederzeit abfragen. Ein flächendeckendes Netz von 76 Standorten ermöglicht es uns, lokale Fuhrparkdienstleistungen auch überregional zu gewährleisten“, sagt Sensburg.

Internationalisierung und Verzahnung

In Deutschland ist der Markt für reines Fuhrparkmanagement ein Teenager, aber schon jetzt hält die Internationalisierung Einzug. Kunden verlangen immer häufiger ein grenzüberschreitendes Management ihrer Fuhrparks. Und das stellt erhöhte Anforderungen an die Dienstleister: Es gilt unterschiedliche Gesetzgebungen, Präferenzen und oft auch Fuhrparkordnungen zu berücksichtigen. Die Internationalisierung wird die Bemühungen kleinerer Anbieter, Kunden zu gewinnen mittelfristig vor erhebliche Schwierigkeiten stellen. Aber auch generell wachsen die Ansprüche der Kunden. „Das bedeutet eine permanente Weiterentwicklung und Spezialisierung von Mitarbeitern aller Fuhrparkbereiche. Der Aufbau von Netzwerken zu Anbietern von Spezialbereichen (z.B. Anwalt, Führerscheinkontrolle) ist enorm wichtig“, sagt Thomas Lüthe, Geschäftsführer der FDZ Fahrzeug Dienstleistungs Zentrum GmbH.

Vinzenz Pflanz von Sixt Mobility Consulting erwartet, dass das Fuhrparkmanagement mit dem Reisemanagement auf Dauer zusammenwachsen wird: „Momentan sind beide Bereiche in vielen Unternehmen noch operativ voneinander getrennt, allerdings werden sie häufig schon aus einer Hand geleitet. Die Bereiche Fuhrpark- und Reisemanagement dürften in zehn bis 15 Jahren vollständig elektronisch und vernetzt sein.“

Ein Blick auf die Angebote

Unter dem Strich müssen die Fuhrparkbetreiber nicht nur entlastet und kompetent unterstützt werden, sondern auch noch Kostenvorteile vorweisen können – trotz des Honorars der Dienstleister. Wichtig ist, das günstigste Angebot beziehungsweise das beste Preis-Leistungsverhältnis zu finden. Diese Transparenz sei einzig und allein über eine Total-Cost-Of-Mobility-Betrachtung zu erreichen. Dann würde bei der Auswahl auch der passendste Leasinggeber, Werkstatt-, Reifenpartner und so weiter gefunden, unterstreicht Jan Dommermuth von CPM.

Ausblick

Es ist viel in Bewegung. „Die zunehmende Digitalisierung optimiert unseren Job, und wir sind immer besser in der Lage, unseren Kunden genauere Daten zu liefern“, meint Matthias Rotzek, Geschäftsführer der HLA Fleet Services GmbH. Bernd Hanisch von ARI Fleet Germany prophezeit das Ende vieler Full-Service-Leasingunternehmen, von denen viele in den letzten Jahren bereits den Marktexit gesucht haben: „In zehn Jahren werden wir vielleicht nur noch über drei bis vier relevante Anbieter sprechen. Die Dieseldebatte stellt eine tickende Zeitbombe in den Bilanzen der Leasinggesellschaften aber insbesondere in den Büchern der Fullservice-Leasingkunden dar.“

Andere Marktteilnehmer gehen nicht soweit. „Reine Fuhrparkdienstleister und klassische Leasinggesellschaften werden weiter nebeneinander bestehen“, meint Lüthe von FDZ. Darüber hinaus fordern aktuelle Diskussionen wie über Antriebsarten und über neue Mobilitätsmodelle Fuhrparkmanagement-Unternehmen immer mehr heraus, auch als Berater zu fungieren.