Wie die Fahrzeugdaten erfasst werden

Arndt Kolk

Wenn alle Unterlagen beisammen und die Fahrzeugordner erstellt sind, empfehle ich die Erstellung einer Kfz-Statusliste. Hier sind die wichtigsten Parameter des Fuhrparks auf einen Blick ablesbar. Sie wird in kürzester Zeit täglicher Begleiter Ihres Arbeitsalltages werden. Wenn eine solche Liste schon existiert - gut. Ich habe ein einfaches Exemplar beigefügt, das Sie zum Download finden. Ergänzen Sie die Liste nach Ihren Vorstellungen, löschen Sie was nicht gebraucht wird. Kennzeichen, Typ, Zuordnung zu Abteilungen, festen Fahrern, Standorten etc.

Die Versicherungsform, der Besitzstatus wie Leasing, Finanzierung, Eigentum. Wenn das Fahrzeug fremdfinanziert ist, dürfen natürlich die Laufzeit, Leasing- oder Darlehensnummer, Nettorate und der Finanzpartner nicht fehlen. Bei Fahrzeugen im Eigentum sollte die Nummer des Anlagevermögens notiert werden.

Warum soll man ausgeschiedene Fahrzeuge gesondert führen?

Wenn ein Fahrzeug ausscheidet, notieren Sie das genaue Datum und setzen Sie die gesamten Fahrzeugdaten unter die Rubrik ausgeschiedene Fahrzeuge. Es empfiehlt sich, die Liste farblich und oder mit Rahmen abzugrenzen. Hier steht die individuelle Form des Fuhrparks im Vordergrund. Haben Sie mehrere Standorte, so heben Sie diese voneinander ab. Ist der Fuhrpark zentral, aber er unterscheidet sich stark in der Nutzungsform, wie Dienstwagenüberlassung, Springerfahrzeuge für das Gesamtunternehmen, oder Fahrzeugpools in verschiedenen Bereichen? Setzen Sie hier Ihre eigenen Prioritäten um.

Sind die Fahrzeugakte und die Statusliste erstellt, liegen die wichtigsten Fakten sortiert und in einer Übersicht zusammen gefasst auf dem Tisch des Fuhrparkleiters. Die theoretischen Hausaufgaben wurden gemacht, aus der Datensammlung können viele Fragen beantwortet werden.

Worum geht es beim Kfz-Checkup-Bericht?

Doch grau ist alle Theorie. Diese Theorie gilt es nun mit der Praxis zu verknüpfen, die Fahrzeuge kennen zu lernen. Ist das Fahrzeug im gewünschten Zustand, sind Verbandskasten, Warnweste und Ladungssicherungseinrichtungen an Bord und einsatzbereit? Haben die Reifen noch ein verkehrssicheres Profil? Verantwortlich für den Fuhrpark ist in einem sehr hohen Maße der Fuhrparkleiter. Ich kenne Fuhrparkleiter, die haben mehr wie die Hälfte Ihrer Fahrzeuge noch nie gesehen. So lange der Fuhrpark eine Größenordnung von 15 bis 75 Fahrzeuge hat, halte ich das für fahrlässig. Anhand eines kurzen Checkup-Berichtes erfasse ich grundsätzliche Daten jedes Fahrzeuges einmal im Jahr selbst. Der jährliche Bericht kommt hinter die Zulassungsbescheinigung und das COC.

Wie erstelle ich den Bericht?

Bewaffnet mit einem Kugelschreiber, dem Formular, einem Reifenprofiltiefenmesser und einer Kühlwasserspindel erstelle ich den Bericht in rund 15 Minuten. Neben dem Datenabgleich, Kilometerstand, Fahrzeugzustand und Beleuchtungstest werden die Fahrzeugausstattung, der Fahrzeugzustand und die mitzuführenden Papiere eingesehen. Der Fahrer wird zu dem Fahrzeug befragt und äußert sich zu Besonderheiten, Zufriedenheit, Kraftstoffverbrauch und Wünschen. Natürlich kann im Zuge der Berichtserstellung die Fahrerlaubnis ein weiteres Mal eingesehen und dies auf dem Bericht vermerkt werden. Dies ersetzt die Prüfung der Fahrerlaubnis nicht, ergänzt sie aber sinnvoll.

Ich gewinne für meine Kfz-Akte und meine Statusliste wichtige und verifizierte Informationen. Den Fahrern wird klar, dass der Fuhrparkleiter seine Flotte im Blick hat und so wird der pflegliche Umgang mit dem Fahrzeug gefördert. Es wird die Wertschätzung des Unternehmens für den Fuhrpark und auch die Meinung der Fahrer dokumentiert. Ferner wird so die Fahrzeugpflege und der einwandfreie Umgang mit dem Firmenwagen geprüft und später etwa in ein Bonus-Malus-System integriert werden.

Was muss in die Fahrzeugakte?

Die Fahrzeugakte ermöglicht eine lückenlose Dokumentation jedes Fahrzeuges während der Besitzdauer und darüber hinaus. Ob Wirtschaftsprüfung, Finanzamt, Revision - die gepflegte Fahrzeugakte ermöglicht professionelles und zeitsparendes Handling aller Anforderungen. Ist das Fahrzeug irgendwann einmal verkauft, wandert die Akte ins Archiv.

Wenn die genannten Punkte, angepasst auf Ihren individuellen Bedarf umgesetzt sind, haben Sie die entscheidende Voraussetzung geschaffen, Ihren Fuhrpark im Blick zu halten. Legen Sie alle Unterlagen sofort ab, es ist ein Leichtes wenn die Voraussetzungen erst einmal geschaffen sind. Es genügen wenige Minuten am Tag, um tagesaktuell zu bleiben. Sie sind theoretisch wie praktisch im Geschäft. Die komplexe Erfassung ist weitest gehend Fleißarbeit. Packen Sie es an, oder bleiben Sie dran.

Fuhrparkmanager Arndt Kolk stellt in mehreren Folgen die Basisbausteine für das Management kleiner und mittlerer Fuhrparks vor. Teil 2b: Die komplexe Erfassung des eigenen Fuhrparks – Kfz-Statusliste und Checkup-Bericht.