"Leasinggeschäfte müssen künftig bilanziert werden"

Von Astrid Hörnlein

Andreas Brenner ist Gründer und Geschäftsführer der Avrios International AG, Anbieter für Fuhrparkmanagement-Software.

bfp fuhrpark: Herr Brenner, was ist neu ab Januar 2019 und wen betrifft die neue Richtlinie?

Andreas Brenner: Die Richtlinien werden herausgegeben vom International Accounting Standards Board (IASB). Das privatwirtschaftliche Gremium regelt die Grundsätze, nach denen die Unternehmen ihre Jahresabschlüsse für die internationalen Kapitalmärkte erstellen.

Bei der bislang geltenden Richtlinie, IAS 17, wurden operative Leasinggeschäfte, wie beispielsweise das Leasing von Fahrzeugen eines Fuhrparks, nicht in die Bilanz des Unternehmens aufgenommen. Die neue Richtlinie IFRS 16 schreibt nun vor, dass Leasinggeschäfte dem Kauf oder der Finanzierung eines Fahrzeugs gleichgestellt werden - und damit auch bilanziert werden müssen.

Betroffen sind alle Unternehmen, die verpflichtet sind, nach den Vorgaben des International Accounting Standards Board (IASB) zu bilanzieren, sprich: alle kapitalmarktorientierten Unternehmen.

bfp fuhrpark: Was bedeutet das konkret für Fuhrparkverantwortliche?

Andreas Brenner: Ohne technische Unterstützung kommt auf Fuhrparkmanager ein erheblicher administrativer Aufwand zu. Sie müssen sämtliche bestehenden Verträge neu erfassen und dem neuen Standard anpassen. Das Problem ist, dass Leasingverträge häufig nicht nur aus der reinen Finanzierung, also einer Finanzierungsrate bestehen. In den meisten Fällen werden vom Leasinggeber auch Leistungen erbracht, die über die Finanzierung hinausgehen, wie Fahrzeugservices, Reparaturen oder das Bereitstellen von Reifen.

Zwar werden diese Dienste als Serviceraten abgerechnet, sie sind aber Bestandteil des Leasingvertrages und werden dort als einzelne Positionen gelistet. Im Gegensatz zu den Finanzierungsraten müssen diese Serviceraten nicht bilanziert werden, da sie effektiv Kosten darstellen.

Fuhrparkverantwortliche sind nun gezwungen, jeden einzelnen Leasingvertrag neu zu erfassen, ihn sauber nach Finanz- und Dienstleistungsrate zu trennen und ihn in zu bilanzierende und nicht zu bilanzierende Bestandteile aufzuteilen.

bfp fuhrpark: Was raten Sie den Fuhrparkverantwortlichen?

Andreas Brenner: Fuhrparkleiter und -verantwortliche sind ja sowieso schon am Limit und müssen enorm viele manuelle Tätigkeiten ausführen - wie Daten zusammensuchen und Reportings zusammenstellen. Dabei sind die Datenquellen nicht an einem Ort verfügbar und meist über mehrere Leasinggeber verteilt.

Fragen sie die Leasinggeber an, antwortet einer sofort, andere erst viel später oder gar nicht - die Daten des ersten sind dann bereits wieder veraltet. Fuhrparkleiter haben jedoch die volle Reportingverantwortung. Mit IFRS 16 kommen nun weitere Reporting-Anforderungen hinzu, die noch mehr manuelle Arbeit bedeuten und ebenso zeitaufwändig sind. Und immer handelt es sich um kritische Daten.

Auf lange Sicht hilft Ihnen deshalb meiner Meinung nach nur eine automatisierte Lösung. Wir haben beispielsweise in unserer Plattform eine Funktionalität entwickelt, die sämtliche erweiterten Reporting-Anforderungen des neuen Leasingstandards integriert. Die Plattform erfasst alle Daten, wie Rechnungen und Leasingverträge, vollautomatisch. So lassen sich auf Knopfdruck die unterschiedlichen Bestandteile der einzelnen Leasingverträge abrufen.

Mit dem IFRS16 Report können Fuhrparkverantwortliche die Daten ihrer Finanzabteilung im gewünschten Format zur Verfügung stellen, ohne dass sie zuvor selbst Hand anlegen oder die einzelnen Leasinggeber um die Bereitstellung dieser Daten bitten müssen. Auch können sie ihrer Finanzabteilung direkt Zugriff auf die Daten geben und diese kann sie dann selbst extrahieren.

Damit müssen die Fuhrparkverantwortlichen weniger Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen und können sich stärker auf strategische Komponenten ihrer Arbeit konzentrieren.

bfp fuhrpark: Eine Frage noch: Der neue Standard gilt tatsächlich für jedes im Fuhrpark befindliche Fahrzeug? Es gibt also keine Ausnahme?

Andreas Brenner: Doch, eine Ausnahme gibt es. Und zwar für Fahrzeuge, die zum 1. Januar 2019 nur noch eine Leasing-Laufzeit von weniger als zwölf Monaten haben. In diesem Fall darf der Leasingnehmer alles so behandeln wie bisher.