Besonderer Mitarbeiter-Benefit: Das Mobilitätsbudget

Von Bettina Göttler

Markus Mann ist Head of Human Relations bei der Unternehmensberatung Q_Perior. Er selbst hat einen Firmenwagen und ist zufrieden damit. "Wir haben jedoch festgestellt, dass dieses Angebot für immer mehr Mitarbeiter nicht mehr wirklich attraktiv war", beboachtet Mann. Q_Perior sitzt im Herzen Münchens und dort locken eher der ÖPNV, Carsharing oder E-Scooter. Deshalb hat Q_Perior – zusätzlich zur herkömmlichen Abrechnung von Dienstfahrten – im Sommer 2019 ein neues Mobilitätskonzept eingeführt: Ein Mobilitätsbudget als Motivationsinstrument rein für die private Nutzung, umgesetzt vom Münchner Start-up Mobiko.

Arbeitgeber kommt für private Fahrten auf

Jeder fest angestellte Mitarbeiter von Q_Perior hat monatlich ein Mobilitätsbudget von 100 bis 150 Euro zur freien Verfügung, das er für Fahrten in der Freizeit einsetzen kann. Die 150 Euro bekommt, wer dafür auf den bisherigen Firmenwagen verzichtet. "Es handelt sich um ein virtuelles Budget, das am Monatsende rückerstattet wird", erklärt Nicola Büsse. Sie ist Mitbegründerin von Mobiko und war bereits für die Einführung des Mobilitätsbudgets bei Q_Perior verantwortlich. Heute begleitet sie den Regelbetrieb dort.

Konkret funktioniert das Mobilitätsbudget so: Der Mitarbeiter nutzt privat ein Verkehrsmittel seiner Wahl, lädt den Fahrbeleg in der Mobiko-App hoch und der Arbeitgeber wird sämtliche Mobilitätskosten im Folgemonat mit der Gehaltszahlung rückerstatten. Der Fahrbeleg kann ein Fahrticket sein oder eine Rechnung als PDF – etwa im Fall von Auto-Sharing oder eine Tankrechnung. Der Arbeitgeber bestimmt die Höhe des monatlichen Budgets, welche Kosten der Mitarbeiter einreichen kann, für welche Verkehrsmittel das Mobilitätsbudget gilt und ob das Budget auf den Folgemonat übertragen werden kann. Es muss nicht zwingend – wie bei Q_Perior – verfallen.

Q_Perior setzt auf grün

Bei Q_Perior nutzen rund 300 von insgesamt 800 Mitarbeitern das Mobilitätsbudget. Sie können sich frei aussuchen, wie sie von A nach B kommen – mit nur ein paar Einschränkungen. Denn Q_Perior bevorzugt nachhaltige Mobilität. Der private Flug nach Mallorca etwa würde nicht durch das Mobilitätsbudget erstattet.

"Wir hatten vor allem vier Ziele definiert", präzisiert Markus Mann. "Erstens: Die Lösung sollte individualisierbar sein, denn das Prinzip 'Eine für alle' funktioniert hier nicht. Zweitens: Es muss einen Impuls für grüne Mobilität geben, das heißt für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Sharing. Drittens: Die Lösung muss einfach in der Administration sein. Und viertens: Wir wollen uns nicht mit der Steuer herumschlagen. Hierfür wollten wir auf jeden Fall externe Expertise nutzen."

Ziel: Die bestmögliche Besteuerung

Mobiko geht intensiv auf die steuerrechtlichen Gegebenheiten in einem Unternehmen ein. Sie sind oft der größte Schmerzpunkt bei Mobilitätsausgaben, weil diese unterschiedlich besteuert werden. Mobiko setzt deshalb für eine Partnerschaft transparente Kommunikation voraus. "Für uns ist es unabdingbar, mit den Entscheidern in einem Unternehmen zu sprechen. Schließlich fließt das Mobilitätskonzept aufgrund seiner Abrechnung in die Gehaltsbuchung ein. Erst wenn wir mit einer der dort verantwortlichen Person gesprochen haben, starten wir mit der Einführung des Mobilitätskonzeptes", erklärt Nicola Büsse. Am Ende soll die bestmögliche Besteuerung des Mobilitätsbudgets herauskommen.

Neben dem Steuerrecht ist bei der Einführung eines Mobilitätsbudgets auch die Tätigkeit der Mitarbeiter zu beachten und wo sich das Unternehmen befindet. Die Kunden von Mobiko kommen vor allem aus dem Beraterbereich. Büsse: "Das liegt an der hohen Mobilität der Unternehmensberater. Unsere Zielgruppe sind ja Menschen, die viel unterwegs sind. Das ist vor allem eine urbane Klientel. Auch Mobility-Firmen, das Dienstleistungsgewerbe und generell der Mittelstand gehören dazu." Ein Unternehmen wie Q_Perior mitten in der Großstadt wählt daher eher grüne, nachhaltige Fortbewegungsmittel als Baustein für das Mobilitätsbudget. Für einen Fuhrpark, der eher ländlich gelegen ist und dessen Mitarbeiter auch zum Großteil auf dem Dorf wohnen, ist eher die Erstattung der Tankrechnung attraktiv.

An das Privatleben der Angestellten denken

Auch die nah gelegenen Urlaubsregionen können ins Auge gefasst werden. Denn das Mobilitätsbudget soll in diesem Fall ja private Fahrten rückerstatten. Im Großraum München könnte dann etwa die Bayerische Oberlandbahn ein Baustein sein, die den typischen Münchner Wochenendausflügler in die Berge bringt.

Und so beinhaltet auch das Mobilitätsbudget von Q_Perior einen etwa kuriosen Baustein: Die Schweizer Berg- und Talbahn. Der Anstoß dazu kam von einem Mitarbeiter, der dort Urlaub machte und im Anschluss Markus Mann vorschlug, die Bahn in das Mobilitätsbudget aufzunehmen.

Bis ins Detail kontrollieren kann der Head of Human Relations die Ausgaben nicht, denn oft sind Fahrtickets nicht personalisiert: "Das Mobilitätsbudget funktioniert auf Vertrauensbasis. Das entspricht auch unserer Firmenkultur. Unsere Mitarbeiter sind hier das wichtigste und das gegenseitige Vertrauen ist stark", sagt Markus Mann.

Mehr als Obst und Kaffee

Und das war auch ein Grund seiner Entscheidung für das Mobilitätsbudget. Markus Mann will mit dieser Investition Mitarbeiter finden und binden. Das sollte gelingen, denn heute ist das Mobilitätsbudget ein Alleinstellungsmerkmal. Dieser besondere Benefit geht weit über den Obstkorb und gratis Kaffee hinaus. Es ist jederzeit sogar nachjustierbar, das heißt es können weitere Mobilitätsarten aufgenommen und Mitarbeiter in die Entscheidung einbezogen werden.

Für Q_Perior ist die Kooperation mit Mobiko ein Erfolg. Und nebenbei auch ein Pluspunkt für die Umwelt, denn Markus Mann stellt fest, dass seit Sommer 2019 mehr Mitarbeiter als vorher öffentliche Verkehrsmittel nutzen. Das Image nach innen habe sich auf jeden Fall stark verbessert. Immerhin kann jeder Mitarbeiter vom Mobilitätsbudget nutzen, auch diejenige, die vorher keinen Firmenwagen hatten. Und wer das Mobilitätsbudget nicht ausschöpfen möchte, kann immer noch auf das Firmenfahrrad steigen. Oder er behält den klassischen Firmenwagen. So wie Markus Mann.