Corporate Carsharing: Wann sich geteilte Firmenwagen lohnen
Beim Corporate Carsharing gibt es statt einem festen Firmenwagen pro Mitarbeiter eine geteilte Flotte. Doch das Modell passt nicht zu jedem Fuhrpark.
Beim Corporate Carsharing gibt es statt einem festen Firmenwagen pro Mitarbeiter eine geteilte Flotte. Doch das Modell passt nicht zu jedem Fuhrpark.
In vielen Unternehmen mit Fuhrpark herrscht hoher Kostendruck. Der Fuhrpark soll möglichst kosteneffizient sein, gut ausgelastet und das alles bei einem attraktiven Mobilitätsangebot für die Belegschaft. Dieser Herausforderung lässt sich mit Corporate Carsharing begegnen, das statt auf einzelne Dienstautos auf einen geteilten Fahrzeugpool setzt, in dem berechtigte Mitarbeiter nach Bedarf ein Auto buchen können. Allerdings ist Corporate Carsharing kein Selbstläufer: Ob sich das Modell rechnet, hängt stark von Nutzung, Standortstruktur und Akzeptanz in der Belegschaft ab.
Beim Corporate Carsharing stellen Unternehmen einen Fahrzeugpool bereit, auf den berechtigte Mitarbeiter zugreifen können. Sie buchen sich diese Fahrzeuge dann für festgelegte Zeiträume. Ist auch eine private Nutzung erlaubt, muss die steuerliche Behandlung des geldwerten Vorteils geklärt werden. Gerade bei Poolfahrzeugen sollten Unternehmen hier klare Regeln und eine saubere Dokumentation sicherstellen.
Üblicherweise erfolgt die Buchung der Poolfahrzeuge digital über ein Webportal oder eine App, in der die verfügbaren Fahrzeuge reserviert werden können. Der Fahrzeugzugang kann dann sogar schlüssellos per RFID-Karte oder via App erfolgen.
Der Hintergrund beim Carsharing-Modell ist, dass durch die geteilte Nutzung der Autos die Standzeiten minimiert und die Auslastung optimiert werden sollen. Flottenmanager behalten dabei über eine zentrale Software alle Poolwagen im Blick, können die Buchungen verwalten und die Nutzung der Flotte analysieren und optimieren.
Anders als beim öffentlichen Carsharing steht der Fuhrpark nur den eigenen Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung. Das spart Kosten und muss nicht mal zwingend als Ersatz für den klassischen Firmenwagen dienen. Das Modell lässt sich als Ergänzung integrieren, zum Beispiel für Mitarbeiter, die gelegentlich ein Fahrzeug brauchen, aber keinen persönlichen Dienstwagen haben.
Corporate Carsharing kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn Poolfahrzeuge regelmäßig genutzt werden und dadurch fest zugeordnete Dienstwagen ersetzt oder ergänzt werden können. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
Corporate Carsharing kann Fuhrparks effizienter machen, bringt aber auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Besonders diese Punkte sollten Unternehmen vor der Einführung prüfen:
Letztlich gibt es auf diese Frage keine pauschale Antwort, denn die Nutzung im Unternehmen entscheidet, wann sich Carsharing lohnt. Vor allem wenn in einer Firma nur selten Dienstreisen unternommen werden, Firmenwagen nur unregelmäßig gebraucht werden oder die Mitarbeiter hauptsächlich kurze Strecken zurücklegen, kann sich Carsharing rechnen. Zu den klassischen Anwendungsfällen von Poolfahrzeugen gehören Kundentermine und gelegentliche Transporte.
Corporate Carsharing lohnt sich vor allem dann, wenn die Fahrzeuge gut ausgelastet sind. Dafür braucht es jedoch die richtige Balance: Eine zu große Poolflotte verursacht unnötige Kosten, eine zu kleine Flotte führt schnell zu Engpässen. Weniger geeignet ist das Modell für Mitarbeiter, die dauerhaft auf ein Fahrzeug angewiesen sind, etwa im Außendienst mit hohen Jahresfahrleistungen. Für sie bleibt ein klassischer Dienstwagen häufig die praktikablere Lösung.
Auch die Struktur des Standorts ist relevant: gibt es nur einen zentralen Firmenstandort mit einem klaren Buchungssystem, ist das Carsharing-Prinzip leichter umzusetzen, als wenn es mehrere Niederlassungen gibt, zwischen denen Fahrzeuge nicht einfach geteilt werden können.
Um das Konzept der Poolfahrzeuge in der Unternehmensstrategie zu verankern, sollten die Mitarbeiter umfassend einbezogen werden. Dabei sollten nicht nur die Vorteile kommuniziert werden, sondern Mitarbeiter auch dazu aufgefordert werden, Feedback zu geben, wenn ihnen während der Nutzung etwas auffällt. So kann das System stetig verbessert werden.
Fuhrparkmanager sollten klare Nutzungsregeln festlegen: Wer darf auf die Poolfahrzeuge zugreifen? Ist private Nutzung erlaubt? Und wann müssen die Fahrzeuge gereinigt, betankt oder geladen werden? Auch die Haftung im Schadensfall und eine eventuelle Selbstbeteiligung bei Schäden sollten geregelt und schriftlich festgehalten werden.
Bevor Unternehmen Corporate Carsharing nutzen, können sie eine Bedarfsanalyse durchführen. Mit dieser lässt sich der Mobilitätsbedarf der Belegschaft sowie ihre Nutzungsgewohnheiten ermitteln. Daraus lassen sich Auslastungsspitzen sowie die benötigte Anzahl der Poolfahrzeuge ableiten. Ein Test mit einer Pilotgruppe kann dazu beitragen, Optimierungspotenzial zu erkennen sowie die Akzeptanz beim späteren Rollout erhöhen. Mit Schulungen können die Mitarbeiter an die Buchungssoftware herangeführt werden, um sicherzustellen, dass alle das neue System auch wirklich nutzen können.
Unternehmen, die Corporate Carsharing einführen wollen, können auch gleich auf Elektromobilität setzen und so zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Die Anschaffungskosten der Fahrzeuge sind zwar meist höher als bei Verbrennerautos, aber die Investition rechnet sich eher, wenn die Auslastung durch das Carsharing zunimmt. Zudem können Unternehmen bei neu angeschafften betrieblichen E-Fahrzeugen von der befristeten beschleunigten Abschreibung profitieren.
Die Ladezeiten der Fahrzeuge lassen sich darüber hinaus im Poolbetrieb besser planen, da die Fahrzeuge zwischen zwei Buchungen an den firmeneigenen Ladesäulen stehen können. Dadurch wird eines der häufigsten Probleme bei elektrischen Dienstwagen gelöst, nämlich wie das Fahrzeug zuhause geladen werden kann und wie der Strom abgerechnet wird. Außerdem zahlt die Elektromobilität stark auf die Nachhaltigkeitsbilanz von Unternehmen ein.
