Fragen und Antworten zum Corporate Carsharing

von Clemens Velten

Fragt man Fuhrparkmanager, was sie vom Carsharing als Teil des Mobilitätskonzepts des eigenen Unternehmens halten, bekommt man häufig ein „ja gut, aber …“ zu hören, wie unsere Umfrage im bfp-circle auf Xing zeigte.Viele Fuhrparkverantwortliche sind zwar interessiert an der Thematik, haben aber zu viele Bedenken, eine solche Mobilitätslösung für die Mitarbeiter einzuführen. Zu viele Fragen bleiben offen, und die Unsicherheit ist groß.

Das bestätigt auch eine repräsentative Befragung deutscher Unternehmen durch das Automotive Institute for Management (AIM). Diese ergab, dass Corporate Carsharing zwar mit einer Nutzung von nur 3,5 Prozent noch nicht weit verbreitet ist, allerdings können sich rund 44 Prozent der befragten Unternehmen vorstellen, dieses Mobilitätskonzept zu nutzen. Dennoch sind sich die Fuhrparkmanager derzeit noch unsicher über das tatsächliche Kostensenkungspotenzial durch Corporate Carsharing: Mehr als die Hälfte der Befragten glaubt derzeit nicht daran, die Fuhrparkkosten durch Corporate Carsharing substanziell senken zu können.

Was ist Carsharing?

Carsharing ist eine spezielle Form der Fahrzeugvermietung, bei der die Fahrzeuge bereits für eine Zeitdauer ab 60 Minuten gemietet werden können. Über einen einmalig geschlossenen Rahmenvertrag sind die wichtigsten Dinge geregelt, so dass die Nutzer zu jeder Tages- und Nachtzeit ein Fahrzeug selbständig abholen und zurückgeben können. Abgerechnet wird nur die tatsächliche Mietdauer und Fahrleistung. Meist sind alle Kosten, inklusive Kraftstoff, in den Tarifen enthalten. Abgerechnet wird der Kraftstoff über eine Tankkarte des Anbieters, die im Fahrzeug liegt. Nutzer brauchen sich auch nicht um Pflege, Wartung und Reparaturen zu kümmern, auch das übernimmt der Anbieter.

Wie kann Carsharing im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden?

Das Teilen von Fahrzeugen mit anderen Nutzern kann eine Möglichkeit sein, teilweise oder vollständig den dienstlichen Fahrzeugbedarf eines Unternehmens zu decken. Auch als Alternative zur dienstlichen Nutzung von Privatfahrzeugen kann sich das Mobilitätsmodell eignen. Denn nicht jeder Mitarbeiter will sein eigenes privates Fahrzeug auch dienstlich nutzen.

Welche Fahrzeuge werden beim Carsharing eingesetzt?

Das Fahrzeugangebot ist vielfältig. Neben verschiedenen Pkw-Fahrzeugtypen gibt es auch eine Auswahl an Transportern, E-Autos oder Fahrrädern.

Ist Carsharing für einen Fuhrpark wirtschaftlich?

Wirtschaftlich ist ein Carsharing-Modell für einen Fuhrpark dann, wenn der eigene Fahrzeugpool nicht oder nur selten ausgelastet ist und die Fixkosten der eigenen Fahrzeuge und Verwaltung höher liegen als die Gesamt-Prozesskosten, die beim Carsharing entstehen.

Nach Berechnung des Bundesverbands Carsharing e.V. beträgt der Kostenunterschied zwischen Carsharing-Nutzung und dem Einsatz eines eigenen Dienstfahrzeugs bei einer angenommen Fahrleistung von 12.000 Kilometern pro Jahr je nach Fahrzeugklasse zwischen 800 und 1.100 Euro zu Gunsten des Carsharings.

Für Unternehmen werden üblicherweise spezielle Businesstarife angeboten, die meist unterhalb der Mietwagenkosten liegen, nicht nur bei kurzzeitiger Miete.

Welche Varianten von Carsharing gibt es?

Carsharing gibt es in zwei Varianten: Stationsgebunden und Freefloating.

Beim stationsgebundenenCarsharing werden die Fahrzeuge an einer festgelegten Station angemietet und dort auch wieder zurückgeben. Meist sind diese Stationen im Stadtgebiet verteilt und können bei Bedarf auch direkt vor dem eigenen Unternehmen vom Carsharing-Anbieter stationiert werden.

Bei der Freefloating-Variante sind die Carsharing-Fahrzeuge zufällig verteilt in der Stadt geparkt. Das Freefloating-Fahrzeug kann nach Nutzung beliebig innerhalb eines vom Anbieter festgelegten Gebietes abgestellt werden.

Welche Variante eignet sich für welchen Einsatz?

Für betrieblich bedingte Fahrten eignet sich das stationsgebundene Carsharing-Modell besser, da Buchungen im Voraus möglich sind und eine größere Fahrzeugflotte zur Verfügung steht. Freefloating eignet sich vor allem für spontane Kurzfahrten im Innenstadtbereich: Die Dauer der Anmietung muss nicht geplant werden und Ein-Weg-Fahrten sind möglich.

Wie werden die Fahrzeuge gebucht?

Die Fahrzeuge lassen sich bei der stationsgebundenen Variante mit einer beliebig langen Vorlaufszeit buchen. Das Fahrzeug wird an der Station vom Nutzer abgeholt und danach wieder zurückgebracht.

Über eine App oder Internetseite des Anbieters können die Freefloating-Fahrzeuge geortet werden und für maximal eine viertel Stunde Vorlauf geblockt werden. Das sollte genügen, um ein Fahrzeug in der Nähe zu erreichen.

Um während der Arbeitszeit jederzeit auf ein Carsharing-Fahrzeug zurückgreifen zu können, können Unternehmen eine Blockbuchung vornehmen. Damit wird für vorher definierte Zeiträume ein Fahrzeug für das Unternehmen pauschal reserviert. Mitarbeiter können dann für konkrete Einzelbuchungen darauf zurückgreifen.

Mit dieser Option bekommt das Carsharing-Fahrzeug den Charakter eines firmeninternen Pool-Fahrzeugs mit dem Vorteil für den Fuhrparkmanager, dass er sich um nichts kümmern mus.

Firma oder Mitarbeiter? Wer kann sich als Nutzer beim Carsharing-Anbieter anmelden?

Sowohl ein Unternehmen als auch ein einzelner Mitarbeiter kann sich als Kunde eines Carsharing-Angebots anmelden. Ist das Unternehmen als Kunde registriert, erhalten die Mitarbeiter entsprechende Zugangskarten, mit denen die Carsharing-Fahrzeuge genutzt werden können.

Wie wird die Nutzung abgerechnet?

Ist das Unternehmen als Kunde registriert, wird jede einzelne Nutzung der Carsharing-Fahrzeuge durch die Mitarbeiter zentral über kostenstellenbezogene Sammelrechnungen abgerechnet. Meist sind über die vom Arbeitgeber bereitgestellte Carsharing-Zugangskarte keine privaten Buchungen durch die Mitarbeiter möglich.

Hat sich der Mitarbeiter als Carsharing-Nutzer angemeldet, erhält dieser eine Rechnung, getrennt nach privat und Dienstfahrten. Letztere kann der Mitarbeiter bei seinem Arbeitgeber dann geltend machen. Die Abrechnung erfolgt bei den stationsbasierten Anbietern in der Regel im 15- oder 30-Minuten Takt und nach Fahrleistung. Wird der Buchungszeitraum überzogen, fallen gegebenenfalls Verspätungszuschläge an. Wird ein Fahrzeug vorzeitig zurückgegeben, wird meist nur ein geringer Teil des nicht beanspruchten Zeitpreises berechnet. Freefloating-Angebote werden in der Regel nur nach Zeit abgerechnet.

Was ist Corporate Carsharing?

Coprate Carsharing und Carsharing sind unterschiedliche Modelle zur betrieblichen Mobilität. Coporate Carsharing bedeutet, dass ein firmeninterner Fahrzeugpool entweder mit Hilfe einer Fahrezugdispositionssoftware selbst oder von einem entsprechenden Anbieter verwaltet und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wird. Daraus können sich auch Geschäftsmodelle für den Fuhrpark ergeben, wie das Vermieten von Fahrzeugen auch über das Wochenende.

Welche Verwaltungsarbeit kommt auf mich zu beim Carsharing/Corporate Carsharing?

Carsharing: Hier gibt es keinen Aufwand für den Fuhrparkverantwortlichen. Nach der Anmeldung kann er über eine getrennte Verwaltungsoberfläche neue Mitarbeiter freischalten oder aber auch sperren. Auch Rechnungen können hier eingesehen werden.

Corporate Carsharing: Hier hängt der Verwaltungsaufwand ganz von den Wünschen des Unternehmens ab. Wenn die Fahrzeuge der Firma gehören, verbleiben meist einige Aufgaben, wie das Schadenmanagement im Unternehmen. Wird aber das Rund-Um-Paket inklusive Fahrzeuge gebucht, hat das Unternehmen keinen Aufwand mehr mit den Fahrzeugen. Die Verwaltung wird komplett von dem Dienstleister übernommen.

Welche Kontrollen muss ich als Fuhrparkverantwortlicher durchführen?

Es muss laut gesetzlicher Verpflichtung lediglich eine Führerscheinkontrolle durchgeführt werden. Diese kann auch über den Dienstleister mit Weblösungen oder Führerscheinstickern abgedeckt werden. Auch gibt es bei Corporate Carsharing die Möglichkeit, dass die Führerscheinkontrolle intern bei dem Kunden verbleibt.

Bei einem Corporate Carsharing sollte zudem darauf geachtet werden, dass die Möglichkeit besteht den Mitarbeitern Nutzungsbedingungen vorzulegen, umso den missbräuchlichen Gebrauch der Fahrzeuge zu verhindern. Zudem ist bei einer Freischaltung der Privatnutzung auf das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs zu achten. Gute Dienstleister bieten diese Services auch mit für den Kunden an.

Wie sieht es mit der Versteuerung des geldwerten Vorteils aus? Falls ein solcher anfallen sollte.

Es gibt die Möglichkeit, die private von der dienstlichen Nutzung grundsätzlich zu trennen. Buchungen sind als solche jeweils kategorisiert und klar erkennbar. Bei der Privatnutzung ist es möglich, die Abrechnung mit dem Mitarbeiter dem Dienstleister zu überlassen, umso Verwicklungen zu vermeiden. Zudem steht der Dienstleister dem Kunden beratend bei der Gestaltung der Preise zur Seite, umso negative Auswirkungen des geldwerten Vorteils zu vermeiden.

Wie hoch ist der Nutzen im Vergleich zum internen Verwaltungs-Aufwand?

Der Nutzen ist hier von Unternehmen zu Unternehmen relativ zu betrachten. Generell zeigt sich, dass der Nutzen im Vergleich zum internen Verwaltungsaufwand groß ist. Vor allem, wenn das Unternehmen das Rund-Um-Sorglos-Paket wählt und somit sich der interne Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert. Aber natürlich wird dadurch nicht nur die Verwaltungsseite, sondern häufig auch der Nutzer selbst entlastet. Es muss nicht mehr ständig einem Schlüssel hinterhergejagt werden, den der Kollege vergessen hat abzugeben, oder dadurch, dass sich die Planbarkeit von Dienstreisen erhöht. Ein Fahrzeug kann bereits Monate vorher reserviert werden (Corporate Carsharing und stationsbasiertes Carsharing). Wenn doch mal keins frei sein sollte, kann sich in eine Warteliste eingetragen werden. Wenn ein Fahrer abspringt, ist ein kurzfristiger Wechsel zum Carsharing-Fahrzeug schnell und flexibel möglich.

Ab wie vielen Fahrzeugen lohnt sich Corporate Carsharing?

Bei dieser Frage kann leider nicht einfach pauschalisiert werden. Sie ist abhängig von den unterschiedlichsten Faktoren z. B. den internen Prozessen, den Zielen von Corporate Carsharing usw. Bei einer starken Reduzierung der Prozesskosten kann sich ein solches System schon ab 3 Fahrzeugen lohnen. Werden jedoch andere Ziele angestrebt, lohnt sich die Implementierung vielleicht auch erst ab 10 Fahrzeugen.

Wo stehen die Fahrzeuge? Und müssen wir die Fahrzeuge mit anderen teilen?

Die Fahrzeuge stehen beim Corporate Carsharing natürlich auf dem Parkplatz des Kunden. Diese stehen auch nur exklusiv den Mitarbeitern der Firma zur Verfügung und niemand anderes hat Zugang zu den Fahrzeugen

Beim Carsharing gibt es unterschiedliche Modelle. Es kann, je nach Unternehmensgröße einfach das nächste verfügbare Fahrzeug genutzt werden oder ist wird eine Station auf dem Parkplatz des Kunden angelegt. Dabei kann mit dem Anbieter besprochen werden, ob die Fahrzeuge auch von anderen mitgenutzt werden dürfen oder nicht.

Einige unserer Mitarbeiter haben keinen Zugang zu einem eigenen PC. Wie können die Fahrzeuge trotzdem gebucht werden?

Die Erfahrung mit einiger unserer Kunden zeigt das dies tatsächlich vorkommt. Meistens wird dies so gelöst, dass ein Mitarbeiter mit Zugang zu einem PC eine Assistentenfunktion bekommen. Dieser kann dann für alle zur gewünschten Zeit die Fahrzeuge im Namen der Nutzer buchen, die nicht über einen Computerzugang verfügen.

Wird das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?

Bei einem guten Dienstleister entspricht das elektronische Fahrtenbuch den gesetzlichen Vorgaben. Da jedoch jedes Finanzamt sich das Recht vorbehält über die Rechtmäßigkeit des Fahrtenbuchs entscheiden zu dürfen, sollte dem Kunden geraten werden vor Einführung des Carsharing das elektronische Fahrtenbuch mit dem zuständigen Finanzamt abzusprechen.

Werden Fahrdaten der Mitarbeiter aufgezeichnet?

Fahrerdaten werden nur insoweit aufgezeichnet, wie sie für das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs nötig sind. Es erfolgt zu keiner Zeit ein Tracking.

Was passiert, wenn einer der Mitarbeiter/Nutzer sich verspätet?

In diesem Fall kann ich nur aus der Sicht von Ubeeqo sprechen, da andere Dienstleister diesen Service nicht anbieten.

Sollte ein Mitarbeiter sich einmal verspäten, erscheint auf der Übersichtsseite unseres Mitarbeiters eine Meldung über die Verspätung. Daraufhin ruft der Benutzerservice den Nutzer an und fragt ihn, wann er zurück sein wird. Falls sich die Rückkehr so sehr verspätet, dass der Beginn der nächsten Buchung dadurch beeinflusst wird, informiert der Benutzerservice den nachfolgenden Nutzer darüber und bucht, falls es möglich ist, eine alternative Lösung für Ihn, wie z. B. ein anderes Carsharing-Fahrzeug.

Zum Thema Corporate Carsharing haben wir mit dem Vertriebsleiter Christian Brügger von Ubeeqo gesprochen.