Komplett aus der Region: Fuhrparkmanagement vom Händler

Von Christian Frederik Merten

Es war einiges los in den letzten Jahren bei dm, einer der größten und beliebtesten Drogerieketten Deutschlands. Nicht nur dass die Karlsruher im Sommer 2019 ihre neue Zentrale bezogen. Seit 2017 stellen Tobias Rößler, Bereichsleiter bei dm und parallel auch verantwortlich für den Fuhrpark, sowie Teamleiterin Tanja Wolters den Kauffuhrpark des Unternehmens auf einen Leasingfuhrpark um. Rößler nennt als Grund: "Damit können wir in der Gesamtkostenbetrachtung deutlich wirtschaftlicher handeln."

Rund 280 Fahrzeuge, überwiegend Marken des Volkswagen-Konzerns, sind für dm im Einsatz. Etwa 70 Prozent davon werden von Außendienstlern des Unternehmens genutzt, der Rest entfällt auf User-Chooser- oder Poolfahrzeuge.

Langjährige Kooperation zwischen dm und Graf Hardenberg

Aktuell beziffert Tanja Wolters das Kauf-Leasing-Verhältnis auf 40:60, die Umstellung ist also noch in vollem Gange. Keine leichte Aufgabe , die die Karlsruher nicht im Alleingang bewältigen konnten und wollten. "Die notwendige personelle Unterstützung konnten wir so schnell nicht im Alleingang aufbauen", so Rößler. Zwar bediente sich dm schon damals der Expertise einer externen Fuhrparkmanagementgesellschaft, machte sich aber auf die Suche nach einem neuen Partner. Tobias Rößler wollte kein Komplettpaket mit nicht benötigten Leistungen mehr kaufen: "Uns ging es vor allem darum, auf unseren Bedarf kombinierte Servicebausteine nutzen zu können." Außerdem legen Rößler und Wolters verständlicherweise großen Wert darauf, dass Absprachen auch in der Praxis umgesetzt werden. Und Tanja Wolters nennt eine dritte Anforderung: "Worauf es uns ganz besonders ankommt, ist der persönliche Kontakt zu unseren Partnern."

An diesem Punkt kommt die Autohausgruppe Graf Hardenberg ins Spiel, mit der dm schon seit vielen Jahren beim Fahrzeugkauf zusammenarbeitet. Das Handelsunternehmen ebenfalls mit Stammsitz Karlsruhe, das an 15 Standorten in Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz die Marken des Volkswagen-Konzerns sowie Ford vertritt, hat sein Serviceportfolio in den letzten Jahren deutlich ausgebaut. Mit der Graf Hardenberg Fuhrparkmanagement GmbH haben die Badener im Juni 2016 eine Organisation zur Betreuung gewerblicher Kunden auch über den Kauf hinaus gegründet. "Wir spezialisieren uns schon seit den 80er-Jahren auf Großkunden", erklärt Graf-Hardenberg-Fuhrparkmanagement-Geschäftsführer Christian Welling. "Da war es nur ein logischer Schritt, sich für diese Zielgruppe zum kompletten Mobilitätsdienstleister weiterzuentwickeln."

Fahrzeuglieferant und Fuhrparkmanagement-Partner

Seit 2017 beliefert Graf Hardenberg dm also nicht mehr nur mit Neufahrzeugen, sondern betreut auch den Fuhrpark der Drogeriekette. Damit war dm laut Thorsten Eisenbarth, Prokurist bei Graf Hardenberg Fuhrparkmanagement, einer der ersten großen Kunden der neuen Gesellschaft. Als Teil der Fleetcar + Service Community (F+SC), dem bundesweiten Netzwerk von Großkunden-Leistungszentren des Volkswagen-Konzerns, bietet Graf Hardenberg seinen Kunden nicht nur Services in seinen 30 eigenen Betrieben, sondern kann im Notfall auf 150 weitere Standorte der F+SC-Partner zurückgreifen.

Bei dm allerdings laufen alle Prozesse und so auch die Fahrzeugübergaben komplett am Stammsitz Karlsruhe zusammen. Das F+SC-Netz wissen Tobias Rößler und Tanja Wolters im Notfall deshalb sehr zu schätzen, der ausschlaggebende Grund, mit der neuen Fuhrparkmanagementgesellschaft zusammen zu arbeiten, war es aber nicht. "Durch die bisherige Zusammenarbeit beim Einkauf kannten wir unsere Ansprechpartner bereits sehr gut", sagt Rößler. "Der Faktor Mensch vor Ort war entscheidend." Und Wolters unterstreicht nochmals: "Uns ist es besonders wichtig, einen greifbaren Partner zu haben, der uns individualisierte Lösungen anbietet."

Kostenlose Implementierungsphase

Christian Welling betont hier den großen Vorteil der Autohaus-Erfahrung, die Graf Hardenberg Fuhrparkmanagement mitbringt. "Wir kennen die Bedürfnisse unserer Kunden aus erster Hand", so Welling. "Das führt dazu, dass wir Prozesse und Services passend zu den individuellen Herausforderungen der Kunden schneidern - und nicht umgekehrt."

Was die Kunden genau wollen, klärt das Team um Welling und Eisenbarth immer in einem unverbindlichen Kennenlerngespräch. Denn, so betont Welling: "Wir wollen unsere Kunden verstehen." Und nicht nur das Erstgespräch sei kostenlos für den Kunden, sondern die gesamte Implementierungsphase. Und wer sich für Graf Hardenberg Fuhrparkmanagement entschieden habe, komme – wenn gewünscht – auch schnell wieder aus dem Vertrag heraus. "Bei uns gibt es keine Vertragslaufzeiten", erklärt Thorsten Eisenbarth. "Keine Partei hat etwas davon, wenn der Kunde nicht mehr mit uns arbeiten möchte. Wer gehen will, kann das deshalb zum Monatsende tun." Allerdings, fügt Eisenbarth mit einem Schmunzeln hinzu: "Das ist in den letzten Jahren nicht einmal passiert."

Permanente Qualifizierung

Rund 4.000 Fahrzeuge managen die zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Graf Hardenberg Fuhrparkmanagement derzeit. Dabei bieten sie wie andere Fuhrparkmanagementgesellschaften Services entlang der kompletten Prozesskette der Kunden. Und vielleicht auch ein bisschen mehr, meint Christian Welling: "Weil wir auch regional nah am Kunden sind, können wir bei Bedarf auch kurzfristig agieren." Wer zum Beispiel schnell eine Innenreinigung für zehn Autos brauche, erhalte die noch am selben Tag.

Auch das Thema Mitarbeiterqualifizierung nimmt bei Graf Hardenberg Fuhrparkmanagement deshalb einen hohen Stellenwert ein. "Wir entwickeln eigene Trainings nicht nur für unsere Mitarbeiter, sondern auch für unsere Kunden", unterstreicht Thorsten Eisenbarth. Außerdem: F+SC ist Partner der bfp Akademie, weshalb Graf Hardenberg hier zusätzlich Zugriff auf praxisorientierte Qualifizierungsprogramme hat.

Vom Ergebnis der permanenten Qualifizierung profitieren auch Kunden wie dm, wo einsatzbereite Fahrzeuge eine besonders große Rolle spielen. "Das Fahrzeug ist der Arbeitsplatz unserer Außendienstmitarbeiter", unterstreicht Tobias Rößler. "Wenn die zwei bis drei Tage nicht in die Filiale können, ist das ein Problem." Deshalb seien im Notfall schnelle Lösungen nötig. Auch diesbezüglich bereut Rößler die Wahl seines Fuhrparkmanagement-Partners nicht: "Ich denke, gemeinsam gelingt es uns sehr gut, nicht nur einen innovativen und wirtschaftlichen Fuhrpark zu formen, sondern auch die Fahreransprüche zu erfüllen."

In eigener Sache: Graf Hardenberg ist Teil der Fleetcar + Service Community (F+SC), dem bundesweiten Netzwerk von Großkunden-Leistungszentren des Volkswagen-Konzerns. F+SC ist Partner der bfp AKADEMIE, die die Großkundenberater des Netzes exklusiv qualifiziert und schult.