Mobilitätsmanagement zwischen Kostendruck und Digitalisierung

Beim FORUM mobility & work haben sich 352 Fuhrparkverantwortliche und Vertreter von Handwerksbetrieben mit 20 Ausstellern und Experten über die Zukunft der betrieblichen Mobilität ausgetauscht. Im Zentrum der Veranstaltung auf dem ADAC-Fahrsicherheitszentrum in Hannover standen die Herausforderungen durch Kostendruck, Nachhaltigkeit, E-Mobilität und Digitalisierung. „Ziel ist es, Mobilität aktiv zu gestalten, statt sie nur zu verwalten“, sagte Clemens Noll-Velten, Chefredakteur von bfp FUHRPARK & MANAGEMENT und Gastgeber des FORUMs. Das Programm umfasste Workshops, Podiumsdiskussionen und Testfahrten und versteht sich als Fortsetzung zum FORUM Süd im Mai in Zusmarshausen.

Sicherheit hat Vorrang vor Kosten

Für den Berater André Horl beginnt die Arbeit an einem Fuhrpark stets mit einer detaillierten Analyse. Zwar stünden die Kosten oft im Vordergrund, „das wichtigste Gut einer Unternehmung sind jedoch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, erklärte er. Dennoch sind die Kostentreiber ein zentraler Baustein des Controllings. Um einen Überblick über die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) zu behalten, ist ein gutes Fuhrparkmanagement-Programm unerlässlich. Fuhrparkbeauftragte, so Horl, seien heute Einkäufer, Verkäufer und interne Dienstleister zugleich und benötigten Grundkenntnisse in Steuerfragen, bei der Unfallverhütungsvorschrift (UVV), der Ladungssicherung und der Führerscheinkontrolle.

Rechtliche Fallstricke und teure Schäden

Die Juristin Dr. Katja Löhr-Müller wies auf mehrere rechtliche Aspekte hin. So müssten Mitarbeiter bei der Fahrzeugrückgabe alle vernetzten Systeme auf die Werkseinstellungen zurücksetzen, um personenbezogene Daten zu löschen. Dies sollte vertraglich in der Überlassungsregelung festgehalten werden. Bei Poolfahrzeugen, die mit einer sogenannten Log-Box ausgestattet sind und sich nur nach einem Führerschein-Scan starten lassen, müsse klar geregelt sein, unter welchen Umständen das System deaktiviert wird, etwa bei einem Werkstattbesuch.

Löhr-Müller mahnte zudem, kleine Schäden wie Kratzer umgehend zu melden. Andernfalls liege eine Pflichtverletzung des Nutzers vor. Eine sofortige Meldung erlaube es dem Fuhrparkmanager, den Schaden kostengünstig per Smart Repair beheben zu lassen. Die regelmäßige Zustandskontrolle durch den Nutzer sei ohnehin Teil der Vorschriften der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV).

Neue Mobilitätsdienste und die Tücken der E-Mobilität

Als Ergänzung zum klassischen Dienstwagen präsentierte Joachim Marschal, Deutschland-Chef von Uber for Business, den Fahrdienstleister. Der Dienst ist in 71 Ländern und 10.000 Städten verfügbar und bietet mit seinem „Pay-as-you-Go“-Ansatz eine flexible Alternative für Geschäftsreisende, wie der Manager im Live-Interview mit Clemens Noll-Velten auf der Mainstage des FORUMs bekundete. Für Unternehmen ist es essenziell, den Dienst nahtlos in die eigenen Prozesse zu integrieren. Die Uber-Anwendung biete daher Schnittstellen zu Reiseabrechnungssystemen, wodurch Belege automatisch übermittelt werden. Für spezielle Anforderungen stelle das Unternehmen auch eine Programmierschnittstelle (API) zur Verfügung.

Der gläserne Mitarbeiter im Firmenwagen

Die rechtlichen Grenzen der Mitarbeiterüberwachung durch Fahrzeugortung waren Thema eines Live-Podcasts der Juristinnen Jennifer Smoch und Kim Cleve („Werken mit Recht“). GPS-Systeme hinterlassen eine „digitale Spur, die Fuhrparkmanager in Echtzeit auswerten können“, wie Smoch erklärte. Zu den Vorteilen zählten eine effizientere Routenplanung, Diebstahlschutz und eine bessere Dokumentation durch digitale Fahrtenbücher. Gleichzeitig wirft die Praxis aber datenschutzrechtliche Fragen auf. Die Datenerhebung muss dem Grundsatz der Datensparsamkeit Folge leisten – es dürfen also nur die benötigten Informationen aggregiert und weitergeleitet werden, hieß es.

Die unterschätzte Pflicht zur Unterweisung

In einem praktischen Workshop demonstrierte Michael Schulz, Fuhrparkmanager der Wuppertaler Stadtwerke, die korrekte Fahrzeugeinweisung gemäß der Unfallverhütungsvorschrift (UVV). Mitarbeiter müssen bei der Fahrzeugübergabe sowie mindestens einmal jährlich in den sicheren Gebrauch eingewiesen werden. Ein Fahrzeug gilt nur dann als betriebssicher, wenn es sowohl verkehrssicher (TÜV-Prüfung) als auch arbeitssicher (UVV-Prüfung) ist. Der Fuhrparkverantwortliche muss die Prüfungen und die Einweisungen schriftlich dokumentieren.

Auf der begleitenden Fachausstellung präsentierten zahlreiche Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen. Das Angebot reichte von Wallboxen und Abrechnungsservices für E-Fahrzeuge (Lichtblick) über Software zur Führerscheinkontrolle (LapID) und Flottenmanagement-Lösungen (Webfleet Solutions) bis hin zu spezialisierten Leasing-Anbietern (Holman). Auch Dienstleister für Fahrzeugüberführungen (Driiveme) und Anbieter von Ladeinfrastruktur (enercity) stellten ihre Konzepte vor. (mas)