Häufig zwingt der Kostendruck Fuhrparkmanager, Abläufe zu optimieren. Eine Möglichkeit ist das teilweise oder komplette Auslagern von Verwaltungsarbeit zu reinen Fuhrparkmanagementgesellschaften. Aber auch bei der Umsetzung von alternativen Mobilitätslösungen helfen die Externen.
Für die Fuhrparkbetreiber kann die Zusammenarbeit mit entsprechenden Dienstleistern ein echter Gewinn sein. Vor allem, wenn die Fuhrparkbetreuung sonst neben anderen Aufgaben wahrgenommen wird, die Qualifikation nicht alle Themen abdeckt oder die Kapazitäten einfach zu knapp sind. Wenn sich externe Spezialisten um das Flottenmanagement kümmern, gewinnen die Flottenverantwortlichen wertvolle Zeit. Besonders naheliegend ist das Outsourcing für Unternehmen mit kleineren und mittelgroßen Fuhrparks. Dort sind mangelnde interne Ressourcen das Hauptproblem. „Ein Outsourcing der Bereiche Fuhrparkplanung, Fuhrparkverwaltung, Fuhrparkcontrolling und Fuhrparksteuerung an einen Spezialisten schafft beim Kunden Entlastung, Sicherheit, und Transparenz bei kalkulierbarem finanziellem Aufwand“, erläutert Horst Hirte, Business Development Manager Fleetmanagement bei der Fleetcar + Service Community. Wichtig ist den Mobilitätsverantwortlichen umfassendes Wissen beim Dienstleister durch spezialisiertes Fachpersonal in allen fuhrparkrelevanten Bereichen. „Ein wesentlicher Aspekt ist auch, dass es keine Ausfallzeiten durch Urlaub oder Krankheit gibt und der Dienstleister 24 Stunden an sieben Tagen erreichbar ist“, unterstreicht Thomas Lüthe, Geschäftsführer FDZ GmbH. Die inhaltlich benötigte Unterstützung kann sich auch auf besondere Aspekte beziehen. „Unsere Kunden verlangen vor allem den europäischen sowie globalen Blickwinkel auf die Fuhrparkkosten und Resultate durchgeführter Projekte“, berichtet beispielsweise Marvin Froehlich, International Strategic Manager bei der Fleets International Enterprises GmbH.
Wenn die zuständige Person den Fuhrpark neben vielen anderen Aufgaben leitet, kann ein effizientes Fuhrparkmanagement nicht erwartet werden. Ohnehin ist ein einzelner Fuhrparkmanager nicht in der Lage, alle Spezialisierungen abzudecken. Dieses Personalproblem führt dann nicht selten zu marktunüblichen Kosten bei verbesserungswürdiger Organisation der Flotte und entsprechender Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Wieviel Outsourcing betrieben wird und welche Bausteine gewählt werden sollte, ist natürlich eine sehr flotten-individuelle Fragestellung und bleibt jedem Fuhrparkbetreiber selbst überlassen.
Experten gehen von 15 bis 25 Prozent Einsparpotentialen aus, wenn eine Flotte effizient gemanagt wird. Um das zu erreichen bedarf es auch Wettbewerb und (Kosten-) Transparenz. Mit einem Mausklick sollen Kostenverläufe gezeigt und analysiert werden können. Wenn das System dann noch automatisch zeigt, welche Kostentreiber Einfluss auf verschiedene Kostenarten haben, dann ist das Reportingsystem des Dienstleisters auf hohem Niveau. „Die Transparenz ist einer der wichtigsten Success-Faktoren in der Kundenbindung“, bestätigt Robin Froehlich von Fleets International Enterprises. Ein Grund der Beauftragung sei selbstverständlich, dass die Mobilitäts- und Prozesskosten reduziert werden. Die Einkaufs- und Finanzdirektoren würden durch Outsourcing das bestmöglichste betriebswirtschaftlichste Ergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung sehen wollen, die Abteilung Human Relations möchte den optimalen Service für die Fahrer. Beide Kernanforderungen ließen sich nur dann erfolgreich implementieren, wenn man als Dienstleister unabhängig in den Märkten agieren könne. Nadja Hohmann Leiterin Customer Service von Carextern sieht auch die mangelnden internen Ressourcen, notwendige Effizienzsteigerung durch Nutzung von Systemen als die häufigsten Gründe, warum sich Flottenbetreiber für eine Zusammenarbeit mit Dienstleistern entscheiden. Ein weiterer Auslöser sich Unterstützung zu holen, sei aber auch ein stärkerer krisenbedingter Fokus auf die Unternehmensliquidität. „Viele Unternehmen stellen Ihre Prozesse jetzt auf den Prüfstand und achten viel mehr auf Liquiditätsschonung und Flexibilität“, so Henning Schick, European Sales Director bei Ari Fleet.
Tom Bechert, Head of Department B2B Sales & Customer Support bei Carsync, sieht weitere treibende Faktoren in der Corona-Krise begründet. Die Corona-Lage habe das Bewusstsein für die Vorteile der Digitalisierung stark geschärft. Kunden würden auch bei der Auswahl ihres Fuhrparkdienstleister mehr auf die digitalen Potenziale und dessen Zukunftsfähigkeit achten. Man müsse sich mit softwareunterstützenden Prozessen und vielen digitalen Tools vom Wettbewerb abheben.
Henning Schick sieht in der Digitalisierung einen klaren Vorteil. „Die Digitalisierung erleichtert es, mehr Kundenkontakt zu generieren und damit die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Wir wollen den Mailverkehr reduzieren und direkt kommunizieren und das ist mit unserer Digitalisierungsstrategie und datengetriebenen Lösungen möglich. Zukünftig werden alle relevanten Dokumente nur durch digitale Dokumentationsprozesse und Fahrzeugakten abgelöst“. Die Digitalisierung treibt insbesondere den gesamten Bereich des Reportings voran und ist für die Dienstleister auch mit anspruchsvolleren Kundenbedürfnissen verbunden. Auch datenschutzrechtliche Vorschriften sind vor dem Hintergrund einer maximalen Vernetzung der verschiedenen Systeme zu beachten. An diese Anforderungen angepasste IT-Systeme aber auch an Know-how aus den Daten die richtigen Erkenntnisse und Ableitungen zu ziehen ist deshalb die Herausforderung.
Viele Unternehmen forcieren außerdem das Thema Nachhaltigkeit. „Der Umweltgedanke bei den Unternehmen nimmt immer mehr Raum ein und wird bei vielen unserer Kunden inzwischen auch durch konkrete CO2-Ziele messbar gemacht. Dies geht seit einigen Jahren eindeutig über Lippenbekenntnisse hinaus“, sagt Mattes Decker, Geschäftsführer Car Professional Fuhrparkmanagement und Beratungsgesellschaft mbH & Co. KG. Die Nachfrage nach Alternativen zum Verbrenner steigt und damit auch der Beratungsbedarf. „Alternative Antriebsarten werden den Markt zunehmend prägen, aber auch alternative Mobilitätsangebote, wie E-Fahrräder, Scooter etc. werden eine immer größere Rolle spielen“, bestätigt Alexander Hess, Leiter Customer Service Management von TraXall Germany. Der Einsatz von E-Mobilität im Firmenfuhrpark will gut vorbereitet sein, denn der Verwaltungsaufwand ist nicht zu unterschätzen. Typische Themen sind Einsatzmöglichkeiten, Modellauswahl, Car Policy, Kosten, Lade- und Lastmanagement, Abrechnungssysteme sowie Anbieterauswahl für Ladeinfrastruktur und Ladekarten, digitale Lösungen und der Einsatz von intermodalen Mobilitätslösungen. Überhaupt muss bei der Wahl der Antriebsart aufgepasst werden, weiß Thomas Mitsch, Geschäftsführer von Coralix: „Ist die Antriebsart falsch gewählt, kann dies ein Kostennachteil von circa 3.000 Euro pro Jahr und Fahrzeug darstellen.“ Die Optionen und wirtschaftlichen Vorteile der neuen Antriebsarten in den Flotten müssen praktikabel und prozessual umgesetzt werden, ergänzt Philipp Christian Kühne, Geschäftsführer Groom Fuhrparkmanagement.
Die gesamte Branche wird sich in den nächsten Jahren noch mehr mit dem Wandel in Richtung eines Mobilitätsmanagements beschäftigen. „Die Kombination von verschiedenen Mobilitätsarten wird noch stärker in den Vordergrund treten und das klassische Dienstwagenmodell unterstützen und in einigen Bereichen sogar ablösen“, ist sich Michael Hohn von Imperial sicher. Innovative Fuhrparkkonzepte stünden im Fokus der Betrachtung. In der aktuellen Situation sei es wichtiger denn je, Vertrauen bei den Kunden durch aktive Kommunikation zu schaffen. „Die bisher bei Unternehmen recht einseitige Fokussierung auf das Automobil als Mobilitätslösung, wird zukünftig durch alternative Mobilitätsangebote ergänzt werden und damit die Mobilität bedarfsgerechter, zum Vorteil für Mitarbeiter und nach Einsatzzweck gestaltet. Das Megathema dabei ist, die Transformation zielsicher zu gestalten“, sagt Horst Hirte von F+SC und ergänzt: „Gerade das Thema Kommunikation wird in dieser Entwicklung eine wichtige Rolle spielen, denn mit steigenden Möglichkeiten steigt auch der Beratungsbedarf. Helfen werden bei der Umsetzung die immer weiter entwickelten Möglichkeiten der digitalen Kommunikation über Portale, Apps, Blogs etc.“.
Auch der Geschäftsführer der TCS Technology Content Services GmbH Niels Krüger sieht die persönliche Kundenbetreuung als einen wichtigen Faktor, um auch Morgen noch erfolgreich zu sein. Bechert setzt auf Flexibilität: „Kunden wünschen sich einen Partner, der ihnen flexibel mit jeder neuen Anforderung helfen kann – einen All-In-One Anbieter.“
Schick sieht die Zukunft des Fuhrparkmanagements automatisiert, datengetrieben und ressourceneffizient. „Alle Abläufe im Fuhrpark lassen sich zukünftig mit flexiblen Fuhrparkmanagement Softwares und Echtzeit-Systemen online abbilden und koordinieren. Keine Servicekarten und Fahrerhandbücher mehr, sondern Transparenz mit wenigen Klicks. Alle Datenpunkte werden konsolidiert und strukturiert zu Entscheidungsvorlagen aufbereitet. Im Mittelpunkt stehen Nachhaltigkeit und Kostenreduktion durch Datenintelligenz“. Die Branche bleibt also in Bewegung.
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