Pflegen Sie Ihre Außenkontakte

Arndt Kolk

Die Hausaufgaben sind gemacht, der Fuhrpark ist klar definiert, die Kosten sind transparent und wir haben ein rundes Paket. Nur ist unser Unternehmen, die Behörde oder die Einrichtung, kein geschlossener Mikrokosmos, sondern ein kleines Rädchen in der großen Maschine. Wir müssen eine sinnvolle Verzahnung unseres Rädchens herstellen. Die Kommunikation, der gute Kontakt ist ein elementarer Bestandteil im Fuhrparkmanagement. Wir müssen uns für unsere fortwährenden Verhandlungen in eine gute Position bringen. Wir müssen hohe Ansprüche stellen und hohen Anforderungen gerecht werden.

Welche Kontakte haben Sie?

Mit wie vielen Banken/Leasinggebern haben Sie einen guten Kontakt? Wie gut ist Ihr Draht zu den zwei, drei wichtigsten Händlern und Servicepartnern? Wann haben Sie zuletzt ein Gespräch mit verschiedenen Dienstleistern in den Bereichen wie Fahrzeugeinrichtungen, Folierungen und Reifenservice geführt? Kennen Sie die Flottenbeauftragten der für Sie wichtigen Automobilhersteller und kennen die auch Sie und Ihr Unternehmen?

Für mich sind diese Dinge entscheidende Grundlagen. Mindestens einmal im Jahr muss ich hier ein Jahresgespräch führen. Dieses Gespräch muss mit entscheidungsbefugten Personen stattfinden. Ich beleuchte gemeinsam die Entwicklung des Unternehmens meines Partners, des Marktes der Branche und gebe eine Rückmeldung über mein eigenes Unternehmen. Ich erstelle mir vor jedem Gespräch einen festen Leitfaden, welche Punkte ich anspreche.

Welche Ziele gilt es festzulegen?

Neben den eben genannten sind dies natürlich auch meine Ziele, die ich mit dem Partner festlege. Gab es in der Vergangenheit Probleme oder besonders positive Highlights? Was erwarte ich für die zukünftige Zusammenarbeit an Reports, Servicedienstleistungen und natürlich welche Konditionen. Diese Details sollten möglichst auch schriftlich dokumentiert werden. Sie können ohne Details zu benennen jedem Gesprächspartner darstellen, dass er bei jeder Ihrer Anfragen in einer Wettbewerbssituation stehen kann. Ganz gleichgültig, ob Sie ein größeres Kontingent langfristig geplant anschaffen möchten, oder in einem Einzelfall auf einen Fahrzeugausfall oder eine veränderte Auftragslage reagieren.

Wie oft sollte ich vorbeischauen?

Den Fahrzeughändler und Servicepartner empfehle ich noch wesentlich häufiger zu besuchen. Überraschen Sie ihn mit einem Kurzbesuch. Bringen Sie ein Fahrzeug aus ihrer Flotte persönlich in die Werkstatt und nehmen Sie das neue Modell des Herstellers als Testwagen und Ersatzfahrzeug persönlich entgegen. Prüfen Sie die ausgeführten Arbeiten gemeinsam direkt vor Ort. Zeigen Sie Präsenz und Interesse. Der Geschäftsführer, der Verkaufsleiter, der Verkäufer, der Werkstattmeister und der Serviceleiter sollten Sie kennen. Wichtig ist, Sie sollten die Produktpalette Ihrer Anbieter möglichst genau kennen.

Gerade bei der Neuwagenbeschaffung ist ein bestelltes Feld kostbar. Ihr gesamtes Zeitinvest schlägt nun voll zu Ihren Gunsten durch. Sie sind klar, professionell, zielorientiert. Sie haben Ihre verschiedenen Banken/Leasinggeber an der Hand. Welche Unternehmen für Ihre Flottenbeschriftung in Frage kommen ist geklärt und diese Unternehmen haben die Layouts in der Schublade. Die Fahrzeughersteller haben ein Rahmenabkommen mit Ihnen, und die Automobilhändler wissen dies. Im eigenen Hause ist klar welcher Fahrzeugtyp benötigt wird, welches Budget und Zeitfenster zur Verfügung steht.

Wie sollten Sie vorgehen?

Die Ansprechpartner bei Händlern und weiteren Dienstleistern sind bekannt, und so geben Sie kurz und knackig alle benötigten Informationen durch. Der Händler weiß nun genau, was Sie wollen. Er weiß, die Mitbewerber haben soeben dieselbe Anfrage erhalten und werden diese in kürzester Zeit bearbeiten. Verhandelt wird nicht, das ist im Vorfeld geschehen. Wer nun zügig und passend das beste Paket liefert, erhält den Zuschlag. Persönlich oder zumindest telefonisch wird schnellstmöglich die Zusage oder Absage mitgeteilt. Der Geschäftspartner erfährt kurz die Gründe für die Zu- oder Absage.

Ein weiteres unterschätztes Tool zu Kontaktaufnahme ist die schriftliche Kundenzufriedenheitsbefragung der Hersteller. Hossa, wenn die kommt freu ich mich immer. Da gibt es so ein tolles Feld für Freitext. „Was können wir besser machen“ steht oft dort geschrieben. Haben Sie das einmal ausgefüllt? So richtig intensiv und ehrlich? Mit vielleicht ein bis zwei Seiten Anlage weil der Platz dort nicht ausreicht? Machen Sie das mal und bitten Sie ausdrücklich um Rückmeldung. Ich habe zu rund 80 Prozent eine Rückmeldung erhalten. Diese sind so richtig fruchtbar. Verwenden Sie Ihre Antworten auf Befragungen auch in Ihren Jahresgesprächen.

Besuchen Sie Veranstaltungen

Last but not Least, empfehle ich möglichst viele branchenrelevante Veranstaltungen zu besuchen- vor allem natürlich das Fuhrpark-FORUM am Nürburgring. Tage der offenen Tür, Produktvorstellungen, Jahresveranstaltungen und vieles mehr wird von unseren Geschäftspartnern angeboten. Nutzen Sie diese Veranstaltungen, um Ihre Netzwerke zu verbessern, neue Informationen zu erhalten und um ihr grundsätzliches Interesse zu dokumentieren. Vielleicht bietet auch ihr Unternehmen jährliche Veranstaltungen an. Wenn ja, perfekt. Laden sie alle ihre Geschäftspartner hierzu persönlich ein.

Fuhrparkmanager Arndt Kolk stellt in mehreren Folgen die Basisbausteine für das Management kleiner und mittlerer Fuhrparks vor. Teil 5 Außenkontakte.