Welche Maßnahmen umfasst das Schadenmanagement im Fuhrpark?
Professionelles Schadenmanagement trägt dazu bei, Kosten zu senken und die Mobilität des Fuhrparks sicherzustellen. Prävention ist ein wichtiger Bestandteil.
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Professionelles Schadenmanagement trägt dazu bei, Kosten zu senken und die Mobilität des Fuhrparks sicherzustellen. Prävention ist ein wichtiger Bestandteil.
Kein Fuhrpark bleibt auf Dauer frei von Schäden. Wildunfälle, Parkschäden, Hagelschäden oder Auffahrunfälle können selbst den besten Autofahrern passieren. Mit effizienten Prozessen lassen sich Schadenmeldung und -dokumentation, die Reparatursteuerung sowie Versicherungsabwicklung und Präventionsmaßnahmen systematisch steuern. Mit Hilfe von Digitalisierung und Telematik lassen sich Schadenmanagementprozesse im Fuhrpark außerdem optimieren.
Nach einem Schaden oder Unfall müssen zunächst Sofortmaßnahmen eingeleitet werden, wie das Absichern der Unfallstelle und die Versorgung von Verletzten. Falls erforderlich, sollten Polizei und Rettungskräfte verständigt werden. Anschließend beginnt die Dokumentation des Schadens.
Fahrer sollten von Fuhrparkmanagern angehalten werden, den Schaden sofort zu dokumentieren. Zu einer polizeilichen Aufnahme kommt es in der Regel nur, wenn es sich um Personenschäden, einen Verdacht auf eine Straftat wie Fahrerflucht oder strittige Unfallhergänge handelt. Es empfiehlt sich daher, selbst einen Unfallbericht anzufertigen. Dazu gehören Fotos der Unfallstelle und der betroffenen Fahrzeuge, eine Skizze des Unfallhergangs, der Vermerk von Datum, Ort und Uhrzeit sowie die Kontaktdaten der Beteiligten und Zeugen.
Damit verunfallte Mitarbeiter wissen, was zu tun ist, sollte ein klarer Prozess für den Schadensfall etabliert werden. Dazu kann beispielsweise eine erreichbare Notfallnummer gehören, ebenso wie klare Anweisungen, welche Informationen sie erfassen sollen. Fuhrparkmanager legen Informationen zu Schäden am besten zentral in einer Schadenakte ab. Mithilfe digitaler Tools ist das möglich und spart so Verzögerungen und Rückfragen aufgrund verstreuter Informationen.
Im Anschluss an die Dokumentation des Schadens starten die Meldung an die Versicherung sowie parallel die Reparatursteuerung. Alle angefertigten Schadensberichte sollten zusammen mit den vorhandenen Fotos an die Versicherung übergeben werden. Falls eine andere Partei involviert war, muss auch die Kommunikation mit der Versicherung der Gegenseite abgewickelt werden. Bei Personenschäden oder komplexen Haftungsfragen kann es sinnvoll sein, einen Rechtsanwalt einzubinden.
Bei größeren Schäden, meist ab 700 bis 750 Euro, kann es sinnvoll sein, ein Sachverständigengutachten für einen Kostenvoranschlag einzuholen. Im besten Fall gibt es ein bestehendes Werkstattnetz, auf das Unternehmen im Schadensfall zurückgreifen können.
Die Organisation von Ersatzfahrzeugen ist genauso Teil des Schadenmanagements wie die Kostenkontrolle. Dabei ist es wichtig, tatsächliche Rechnungen mit den vorher erstellten Kostenvoranschlägen abzugleichen und alle Rechnungen zentral zu erfassen. Das Ziel sollte sein, die Standzeiten von Fahrzeugen so kurz wie möglich zu halten und die Mobilität schnell wiederherzustellen.
Unternehmen können ihr Schadenmanagement auch auslagern, was Ressourcen spart. Allerdings fehlen dann die interne Kontrolle über Kosten und Abläufe sowie der Aufbau von wertvollem Prozesswissen im Unternehmen.
Im Rahmen eines effektiven Schadenmanagements ist gute Kommunikation gefragt. Fuhrparkmanager müssen eng mit der Versicherung im Austausch stehen, um die Schadensregulierung zu beschleunigen. Auch die Leasinggesellschaft muss informiert werden, falls es sich bei dem beschädigten Fahrzeug um ein geleastes Modell handelt.
Außerdem müssen gegebenenfalls interne Abteilungen über den Schaden informiert werden, falls ihre betrieblichen Prozesse davon beeinträchtigt sind. Um Unklarheiten vorzubeugen, ist darüber hinaus eine zeitnahe und offene Kommunikation mit den Fahrern entscheidend.
Ein wichtiger Schritt folgt noch, nachdem der Schaden abgewickelt wurde. Es gilt, ihn zu analysieren, um daraus präventive Maßnahmen abzuleiten und Schäden noch besser zu verhindern. Doch nicht nur die eigentliche Schadensprävention gilt es zu überprüfen, sondern auch das Schadenmanagement. Ist die Abwicklung reibungslos gelaufen und wurden alle Prozesse eingehalten?
Fuhrparkmanager sollten analysieren, ob die Ursache des Schadens auf menschliches Fehlverhalten oder auf äußere Einflüsse wie etwa technische Probleme am Auto zurückzuführen ist. Je nachdem können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, wie zum Beispiel Fahrerschulungen, Anti-Stress-Trainings, Instandhaltungen am Fahrzeug oder der Einsatz von technischen Assistenzsystemen. Unfallanalysegespräche mit den betroffenen Fahrern sind nach einem Schaden ein wichtiges Instrument, um zu verstehen, was passiert ist, und gegebenenfalls gemeinsam Maßnahmen zu erarbeiten, wie ein erneuter Vorfall verhindert werden kann.
Um Schäden gezielt vorzubeugen, ist es wichtig, die Fakten zur Unfallhäufung und zu den Ursachen zu kennen. Auch zu wissen, welche Faktoren die Kosten in die Höhe treiben, ist entscheidend, um gegenzusteuern. Mit einer regelmäßigen Fahrzeugwartung, Fahrunterweisungen und gegebenenfalls auch Fahrsicherheitstrainings sowie klaren Regeln zur Führerscheinkontrolle, Nutzerkreiseinschränkungen und Vorgaben zu Checks vor und nach der Fahrt kann die Häufigkeit von Unfällen reduziert werden. Regeln zur Handynutzung während der Fahrt oder die Sensibilisierung der Mitarbeiter, kleine Schäden wie zum Beispiel einen Steinschlag in der Windschutzscheibe sofort zu melden, sind ebenfalls sinnvolle Präventionsmaßnahmen.
Auch Fuhrparkmanager sollten sich regelmäßig fortbilden, um ihre Kontrollpflichten zu erfüllen und die Vorgaben der DSGVO umzusetzen. Viele Aspekte lassen sich heute digital erfassen, zum Beispiel die Verwaltung der Fahrzeuge oder das Fahrverhalten der Fahrer. Und auch die Daten eventuell verwendeter Telematiksysteme können digital erfasst werden, sofern der Datenschutz gewahrt bleibt. Nutzen Fuhrparkmanager diese Informationen und leiten daraus konkrete Maßnahmen ab, wird aus reiner Schadensnachbearbeitung zunehmend aktive Vorbeugung.
Versicherer bewerten die Häufigkeit und Schwere von Schäden sowie die Ursachen. Je negativer die Schadenhistorie ausfällt, desto höher ist die Prämie. Auch Risikoaufschläge können noch hinzukommen. Im Umkehrschluss kann ein gutes Schadenmanagement mit weniger Schäden dafür sorgen, dass die Prämie niedriger ausfällt. Die Vorteile von Prävention liegen also auf der Hand:
Digitalisierung trägt dazu bei, dass sich das Schadenmanagement im Fuhrpark grundlegend verändert. Verwaltungsaufwand wird reduziert und Daten automatisch erfasst, was zur Übersichtlichkeit beiträgt. Dataforce-Zahlen aus 2024 zeigen, dass digitale Fuhrparkmanagementsysteme in 22 Prozent der Fuhrparks eingesetzt werden –sieben Prozent mehr als 2021. In großen Fuhrparks ab 50 Fahrzeugen liegt die Nutzung bei 56 Prozent.
Mit Telematiksystemen können Echtzeitdaten zu Standort, Fahrverhalten sowie dem Zustand eines Fahrzeugs erfasst werden. Auch lässt sich der Wartungsbedarf erkennen, bevor daraus ein Schaden entsteht. 21 Prozent der deutschen Fuhrparks mit mindestens fünf Fahrzeugen hatten laut Dataforce im Jahr 2024 Telematik im Einsatz. Besonders in Nutzfahrzeugen werden Telematiksysteme häufig eingesetzt. Unternehmen können mit Telematik ihre Verhandlungsposition bei Versicherungsgesellschaften verbessern, indem sie über die gesammelten Daten zum Fahrerverhalten eine geringere Risikobelastung nachweisen.
Doch es ist nicht nur die Technik allein, die zur effizienteren Verwaltung von Fuhrparks beiträgt und das Schadenmanagement verbessert. Auch die Prozesse dahinter müssen aufeinander abgestimmt sein. Dabei helfen klare Verantwortlichkeiten sowie eine zentrale Schadensakte, die alle Informationen bündelt. Je größer ein Fuhrpark wird, desto wichtiger ist ein reibungsloses Ineinandergreifen von Technik und Prozessen.
Gibt es geleaste Fahrzeuge im Fuhrpark, so müssen Fuhrparkmanager beim Schadenmanagement einen weiteren Aspekt beachten: die Fahrzeugrückgabe. Denn beim Restwert-Leasing wirken sich Schäden, die während der Laufzeit nicht dokumentiert oder repariert wurden, auf die Abrechnung zum Vertragsende aus. Schäden zu dokumentieren ist daher über die gesamte Laufzeit des Leasings entscheidend, um bei der Rückgabe des Fahrzeugs unerwartete Nachzahlungen zu vermeiden.
