Car Allowance und Mobilitätspauschale sind alternative Formen der Mobilität für Dienstwagenberechtigte. Auch Fuhrparkmanager können von diesen Modellen profitieren. Wir erklären, worauf es ankommt.
Alternative Mobilitätskonzepte für Arbeitnehmer sind in Deutschland längst in den Fuhrparks von Unternehmen angekommen. Immer häufiger bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern statt eines Dienstwagens andere Finanzierungsmöglichkeiten an, mobil zu sein.
Häufig ist in diesem Zusammenhang von einer Car Allowance oder Mobilitätspauschale die Rede. Auch wenn diese beiden Begriffe oft als Synonym für dasselbe verwendet werden, meinen sie etwas Unterschiedliches. Beiden ist allerdings gemeinsam, dass sie Arbeitnehmern angeboten werden, die dienstwagenberechtigt sind und statt des Dienstwagens nun eine andere Form der betrieblichen Mobilität wählen.
Eine Car Allowance im eigentlichen Sinne lässt sich am besten als Pkw-Überlassungspauschale definieren. Mit der zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter getroffenen Vereinbarung wird festgelegt, dass der Arbeitnehmer für dienstlich erforderliche Fahrten mit dem Pkw nicht auf einen Dienstwagen oder den Fahrzeugpool des Arbeitgebers zurückgreifen kann, sondern diese Fahrt mit dem eigenen Pkw durchführen muss.
Ob der private Wagen hierfür geeignet ist, unterliegt der Zustimmung des Arbeitgebers. So kann zudem vereinbart werden, dass der Arbeitgeber das Fahrzeugmodell, die Ausstattung, das Fahrzeugalter und ähnliches vorschreibt. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass der Arbeitnehmer Kundentermine nicht etwa mit dem goldlackierten und tiefergelegten Sportwagen wahrnimmt oder das Fahrzeug aufgrund seines Alters vor Rostschäden nur so strotzt. Dies könnte dem Unternehmensansehen erheblich schaden.
Bei einer Car Allowance schreibt der Arbeitgeber in der Regel auch vor, in welchem Umfang das Fahrzeug zu versichern ist. Damit kann das Schadensrisiko erheblich gesenkt werden. Wie bei einem klassischen Dienstwagenüberlassungsvertrag findet man häufig auch Regelungen zur Pflege und Wartung des Fahrzeugs, insbesondere zur Gewährleistung der Betriebssicherheit des privaten Pkw.
Mit der Car Allowance verpflichtet sich der Arbeitgeber, monatlich einen bestimmten Betrag an den Arbeitnehmer zu zahlen. Mit dieser Pauschale soll zum einen der Betrieb des Fahrzeugs finanziert werden und zum anderen das Schadensrisiko abgegolten werden.
Viele Arbeitgeber zahlen für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten Pkw zusätzlich noch für jeden Kilometer der Dienstfahrt einen Aufwendungsersatz in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer. Dies hat den Vorteil, dass dieses Kilometergeld steuerfrei geleistet werden kann. Denn die monatliche Pauschale, die der Arbeitgeber an seinen Arbeitnehmer leistet, unterliegt in vollem Umfang der Lohnsteuer und den Sozialabgaben.
Bei der Mobilitätspauschale handelt es sich ebenfalls um eine pauschalierte monatliche Zahlung des Arbeitgebers an seinen Mitarbeiter. Anders als bei der echten Car Allowance wird der Arbeitnehmer jedoch nicht verpflichtet, ein privates Fahrzeug vorzuhalten und das auch für Dienstfahrten zu verwenden.
Im Gegenteil, der Arbeitgeber stellt es völlig frei, wie und wofür die monatliche Zahlung eingesetzt wird. Der Arbeitnehmer wird lediglich verpflichtet, auf seine Kosten zu gewährleisten, dass er für anfallende Dienstfahrten mobil ist. Ob er dafür ein eigenes privates Fahrzeug nutzt, Carsharing betreibt, einen Mietwagen fährt oder mit Bus und Bahn unterwegs ist, bleibt ihm alleine überlassen. Ob für tatsächlich durchgeführte Dienstfahrten zusätzlich noch Kilometergeld als steuerfreier Auslagenersatz vom Arbeitgeber geleistet wird, wird bei der Gewährung einer Mobilitätspauschale sehr unterschiedlich gehandhabt. Viele Arbeitgeber lehnen dies ab, weil sie hierfür keinen zusätzlichen administrativen Aufwand betreiben wollen. Dafür wird die monatliche Mobilitätspauschale so hoch berechnet, dass alle im Zusammenhang mit der Mobilität stehenden Kosten auch tatsächlich abgedeckt sind.
Mobilitätspauschale und Car Allowance haben gemeinsam, dass der Arbeitgeber regelmäßig ausschließt, die monatlichen Zahlungen bei der Gewährung eines 13. Monatsgehalts, Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder der betrieblichen Altersversorgung zu berücksichtigen. Gemeinsamkeiten finden sich auch, wenn es darum geht, Dienstfahrten anzutreten, die aufgrund ihrer Entfernung üblicherweise nicht mit dem Pkw absolviert werden. Ist nach der Reisekostenregelung des Arbeitgebers vorgesehen, dass solche Entfernungen mit dem Flugzeug oder der Bahn absolviert werden sollen, gilt das in gleichem Maße für Mitarbeiter ohne Dienstwagen. Die hierfür angefallenen Kosten sind nicht von den monatlichen Pauschalen umfasst, sondern werden nach Aufwand vergütet.
Ebenfalls haben beide Vertragskonstrukte gemeinsam, dass die Zahlungen durch den Arbeitgeber nur so lange erfolgen, als der Arbeitnehmer zwar dienstwagenberechtigt ist, auf die Überlassung eines solchen Firmenfahrzeugs aber verzichtet. Sobald wieder ein Dienstwagen gewünscht wird, endet die Car Allowance bzw. Vereinbarung über eine Mobilitätspauschale. Verliert der Mitarbeiter zum Beispiel aufgrund einer Änderung der Car Policy des Unternehmens seine Dienstwagenberechtigung, endet damit auch die Zahlung der monatlichen Pauschale.
Sollte jeder dienstwagenberechtigte Arbeitnehmer selbst entscheiden, ob solche alternativen Mobilitätskonzepte für ihn wirtschaftlich sinnvoll sind, für den Fuhrparkverantwortlichen bedeutet es in jedem Fall weniger Arbeit und oft auch weniger Ärger.
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