E-Fahrtenbücher: Mehr als nur Kilometerzähler
Digitale Fahrtenbücher sind nicht nur für Dienstwagennutzer hilfreich. Auch Fuhrparkmanager können von den umfangreichen Telematik-Funktionen profitieren, wenn sie dabei einiges beachten.
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Digitale Fahrtenbücher sind nicht nur für Dienstwagennutzer hilfreich. Auch Fuhrparkmanager können von den umfangreichen Telematik-Funktionen profitieren, wenn sie dabei einiges beachten.
Dienstwagennutzer, die den Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, sollten jede Fahrt lückenlos und zeitnah dokumentieren. Denn das Finanzamt kann Unterlagen verlangen, um die private und geschäftliche Nutzung der Dienstwagen überprüfen zu können. Elektronische Fahrtenbücher eignen sich besonders gut, weil sie den zeitlichen und organisatorischen Aufwand für die Dokumentation erheblich verringern. Doch was muss ein elektronisches Fahrtenbuch können, um die Vorgaben der Finanzämter zu erfüllen und welche Anbieter gibt es? Bei elektronischen Fahrtenbüchern kommt eine spezielle Software-Lösung zum Einsatz, die nachträgliche Änderungsmöglichkeiten ausschließt und alle notwendigen Informationen automatisiert erfasst. Dadurch lässt sich nicht nur einiges an Zeit und Aufwand sparen, sondern auch an Geld. Laut Experten ist durch den Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern eine Steuerersparnis im vierstelligen Bereich pro Jahr möglich. Ob und wie viel letztendlich gespart wird, muss im Einzelfall berechnet werden.
Es gelten aber folgende Faustregeln: Je mehr ein Firmenfahrzeug geschäftlich genutzt wird, umso ungünstiger ist die Ein-Prozent-Regelung und je älter ein Fahrzeug ist. Wer sich für einen Methodenwechsel zum Fahrtenbuch entscheidet, kann diesen zu Jahresbeginn oder mit einem neuen Auto vollziehen. Da meist nur noch die Art der Fahrt eingetragen werden muss, profitieren die Nutzer von einer enormen Zeitersparnis gegenüber manuellen Fahrtenbüchern. Außerdem wird jede Fahrt automatisch vom System erfasst, weshalb sich die Fehler minimieren. Zudem schaffen elektronische Fahrtenbücher Transparenz, da Fuhrparkverantwortliche die Aufzeichnungen zu jedem Zeitpunkt und von jedem Ort aus einsehen können. Das ermöglicht eine Analyse und Optimierung des Flottenbetriebs. Ein weiterer Vorteil besteht in der Export-Funktion: Mit dieser können die Aufzeichnungen gegenüber Dritten (zum Beispiel Finanzamt oder Versicherung) rechtskonform zur Verfügung gestellt werden. Dienstwagennutzer können außerdem davon profitieren, dass die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch als Arbeitsnachweis gegenüber der Personalabteilung oder gegenüber dem Vorgesetzten genutzt werden können. Zudem erleichtert die automatisierte Erfassung des Kilometerstandes Fuhrparkmanagern die Planung von Inspektionsterminen und schützt vor unliebsamen Überraschungen bei der Rückgabe des Leasingfahrzeugs. Die Überschreitung der Kilometerzahl kann mit einem elektronischen Fahrtenbuch nämlich früher erkannt werden. Zudem gibt es bei einigen Anbietern eine Möglichkeit zur Live-Ortung. Damit kann das Fahrzeug bei Diebstahl oder unbefugter Nutzung sichergestellt werden. Für Unternehmen ergibt sich daraus ein zusätzlicher Vorteil: Flotten, die mit der Live-Ortung ausgestattet sind, erhalten bei Versicherern häufig einen Prämienrabatt.
Um die Vorteile von elektronischen Fahrtenbüchern zu nutzen, bedarf es meist nicht viel. „Jedes Unternehmen kann digitale Fahrtenbücher nutzen. Wichtig ist, die Fahrer frühzeitig zu informieren und die Gründe zu erklären. Grundsätzlich sollten Anbieter von digitalen Fahrtenbüchern kostenloses Infomaterial für die Fahrer bereitstellen, damit sie alle Infos wie die Fahrtenkategorisierung nachlesen können“, betont Andreas Schneider, Geschäftsführer von Vimcar. Auch die technischen Notwendigkeiten sind begrenzt, wie Schneider erläutert: „Technische Voraussetzungen benötigt es keine speziellen. Digitale Fahrtenbücher gibt es als OBD-Gerät und Telematikeinheit. Daher können Unternehmen auch bei E-Autos digitale Lösungen nutzen. Im besten Fall haben die Fahrer auch ein Smartphone, sodass sie die aufgezeichneten Fahrten per App kategorisieren können. Wenn nicht, ist das jedoch auch kein Problem. Viele Anbieter haben auch eine Web-App für den PC.“ Verena Weber, Geschäftsführerin von Auto Logg ergänzt: „Unternehmen, die Fahrtenbücher neu einführen, müssen dafür Sorge tragen, dass die automatisch erstellten Auswertungen in der Buchhaltung landen.“ Bei der Auto Logg-Lösung wird keine Hardware oder kein OBD-Dongle in neuen Fahrzeugmodellen verbaut. Der Anbieter nutzt die vom Fahrzeughersteller freigegebenen Daten. Ebenso verhält es sich bei der Lösung von Arealcontrol. „Innerhalb des Unternehmens sind keine neuen technischen Voraussetzungen nötig nur der Zugang zum Web-Portal von Arealcontrol muss möglich sein. Bei neueren Mercedes-Benz- oder Ford-Fahrzeugen greifen wir auf die OEM-Daten zu“, erklärt Ulric E. J. Rechtsteiner, Geschäftsführer der Arealcontrol, „bei anderen Modellen wird in den Fahrzeugen eine Telematik-Einheit verbaut.“
„Aus unserer Erfahrung ist es zielführend, wenn aufbauend auf eine zwischen den Stakeholdern abgestimmte Strategie definiert wird, welche Fahrzeuge ein Fahrtenbuch erhalten sollen. Nur Dienstwagenfahrzeuge oder auch Poolfahrzeuge? Zudem sollte die Frage geklärt werden, wie die Anforderungen der Mitbestimmung und des Datenschutzes berücksichtigt werden. Unserer Erfahrung nach sollten im Vorfeld alle Stakeholder bereits in der Vorauswahl eingebunden werden, um die Transparenz und Akzeptanz frühzeitig in den Mittelpunkt zu stellen“, erklärt Amir Roughani, CEO von Carsync. Außerdem hat er einen Tipp bezüglich der Technik. „Bei den technischen Voraussetzungen sollten Unternehmen beachten, dass es für Dienstwagenfahrer keine Fahrerauthentifizierung bedarf, da alle Fahrten auf dieselbe Person zugeordnet werden. Bei Poolfahrzeugen ist eine Authentifizierung erforderlich, da jederzeit mehre Personen mit einem Fahrzeug fahren können. Übergreifend sollte ein technisches System hersteller- und antriebsübergreifend anwendbar sein. Die Unterstützung weiterer Module wie Carsharing, Führerscheinkontrolle vor jeder Fahrt oder Tankanzeige sollten ebenfalls möglich sein“, unterstreicht Roughani.
Als technische Voraussetzung für das elektronische Fahrtenbuch von Mercedes-Benz, ist eine App nötig. Mathias Vaitl, Head of Mercedes me, Digital Service Business, Digital Products & eCommerce bei Mercedes-Benz, erklärt dazu: „Mercedes-me-connect-Kunden, die mit Ausnahme von V- und X-Klasse ein Fahrzeug ab dem Auslieferungszeitraum Frühjahr 2018 nutzen, haben die entsprechende Hardware bereits an Bord. Denn ihr Fahrzeug liefert die Daten über das ab Werk verbaute Kommunikationsmodul. Ergänzend bieten wir den Mercedes me Adapter an. Dieser ist für viele Baureihen ab 2002 verfügbar. Die App verbindet sich direkt mit dem Fahrzeug und erfasst Fahrten mit Ziel, Kilometerstand und Adresse automatisch.“
Julia Kienbaum-Duus, Vertrieb Flottenmanagement Carcontrol von S-Tec hat noch einen Tipp bezüglich der Einführung von E-Fahrtenbüchern: „Wir empfehlen, den Betriebsrat und den Datenschutzbeauftragten frühzeitig in das Projekt mit einzubinden, um das Ganze DSGVO-konform abzubilden.“ Damit wird ein weiterer wichtiger Aspekt ins Spiel gebracht: der Datenschutz. Bei elektronischen Fahrtenbüchern werden die Daten der Fahrer erhoben, weshalb sensibel damit umgegangen werden muss. In erster Linie gehören die Daten den Fahrenden, weshalb ohne ihre schriftliche Einwilligung keinerlei Daten in elektronischen Fahrtenbüchern erhoben werden dürfen. Zudem darf die Weitergabe nur unter der ausdrücklichen Zustimmung stattfinden. Daten dürfen also nicht automatisch auf den Zentralrechner des Arbeitgebers eingespielt werden. Personenbezogene Daten der Arbeitnehmer dürfen nur in begrenztem Umfang erhoben und verarbeitet werden. Wer diese Verordnung missachtet, riskiert Bußgelder oder sogar eine Freiheitsstrafe. Deswegen ist es am besten, nur die Daten zu erheben, die wirklich benötigt werden. Was mit dem elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichnet wird, haben Fuhrparkverantwortliche selbst in der Hand. Außerdem sollte auf die Daten, die ein elektronisches Fahrtenbuch zu Steuerzwecken führt, nur von der jeweiligen Fahrerin beziehungsweise dem jeweiligen Fahrer zugegriffen werden können.
Neben diesen Aspekten gibt es zusätzliche Voraussetzungen, die notwendig sind, damit das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch anerkennt:
Wichtig bei elektronischen Fahrtenbüchern ist außerdem, dass die Fahrtenbuch-Einträge „zeitnah“ erfolgen. Die meisten Software-Lösungen orientieren sich hierbei an der inoffiziellen Sieben-Tage-Frist der Finanzämter und lassen danach keine Änderungen am Fahrtenbuch mehr zu. Allerdings gibt es keine Vorschrift, die besagt, dass eine elektronisch dokumentierte Fahrt innerhalb von sieben Tagen durch das Fahrpersonal bestätigt werden muss. Insbesondere wenn es offensichtliche Gründe wie einen längeren Messebesuch oder eine längere Dienstreise gibt, werden auch später bestätigte Fahrten anerkannt.
Die Weiterentwicklung der elektronischen Fahrtenbücher und die zunehmende Digitalisierung sowie technische Fortschritte ermöglichen Schnittstellen und Kooperationsmöglichkeiten, um die Arbeit von Fuhrparkverantwortlichen noch weiter zu erleichtern. So bietet beispielsweise Auto Logg Flottenkunden individuelle Schnittstellenanbindungen zu SAP und Co., die Auswertungen oder die digitale Fahrererkennung ermöglichen. Auch die Nutzung der Telematikdaten kann das Fuhrparkmanagement optimieren. Dazu sagt Schneider von Vimcar: „Die Möglichkeiten dabei sind endlos. Mithilfe von Telematikdaten kann zum Beispiel das Potenzial zur Umstellung auf E-Autos analysiert werden. Die Telematikeinheit ermittelt die durchschnittlichen Distanzen sowie das Parkverhalten der Fahrzeuge. Basierend auf diesen Daten können Fuhrparkleiter entscheiden, welche Fahrzeuge sie auf E-Autos umstellen können. Auch bei der Routenoptimierung hilft die Telematik. Historische Streckenaufzeichnungen erleichtern es, Touren vorausschauend zu planen. Echtzeitdaten über den Fahrzeugstandort vereinfachen wiederum die flexible Auftragserteilung.“
Auch Arealcontrol bietet zusätzliche Telematik-Funktionen zum E-Fahrtenbuch. „Optional bietet die Plattform eine vollständige Fuhrpark-Administration inklusive Automation von Standard-Prozessen, zum Beispiel wenn Inspektionsbedarf anhand der Telematik festgestellt wird, dann kann automatisch die hinterlegte Vertragswerkstatt per E-Mail für die Terminvorbereitung informiert werden. Alle Termine pro Fahrzeug, Personen sowie TCO und TCM können erfasst, ausgewertet und folglich optimiert werden. Bei Service-Flotten mit hunderten Aufträgen pro Tag kann das Arealcontrol-Portal zum Beispiel eine vollständige Touren-/Routen-Optimierung inklusive Auftrags-Apps für die Digitalisierung des Außendienstes bieten“, erklärt Rechtsteiner.
Da der Anteil an Elektrofahrzeugen immer weiter ansteigt, gibt es auch hier Schnittstellen und Kooperationsmöglichkeiten. Vaitl von Mercedes-Benz zeigt mögliche Lösungen auf: „Vor allem im Hinblick auf das Laden ergeben sich neue Kooperationsmöglichkeiten – sei es mit Ladeinfrastruktur- oder entsprechenden Softwareanbietern. So können diesen Unternehmen etwa Fahrzeugdaten und Funktionen als Input dienen, um neue digitale Stromtarife mit dynamischen Preisen anzubieten. Eine weitere interessante Möglichkeit ergibt sich für Flottenmanager. Für sie sind digitale Fahrtenlisten insbesondere geeignet, um über die möglichen Steuervorteile hinaus Kosteneinsparpotenziale zu identifizieren und ihren Fuhrpark entsprechend zu optimieren.“ Auch Kienbaum-Duus von S-Tec wirft einen Blick auf neue Möglichkeiten in Bezug auf elektronische Fahrtenbücher: „Schnittstellen sehen wir zur Integration in das Flottenmanagement und im Bereich alternativer Verkehrsmittel oder Mitfahrgelegenheiten, die automatisch vorgeschlagen werden.“ Im Hinblick auf die Schnittstellen spricht Roughani von Kostenreduzierung. „Neben der Transformation von Fuhrparkverwaltung zu Mobilitätsmanagement nimmt der Fokus auf Kostensenkung stark zu. Diese zwei strategischen Ziele verlangen eine Lösung ohne Schnittstellen und einem hohen Vernetzungsgrad zwischen den Modulen, was durch ein All-In-One System ermöglicht wird. Hierbei werden beispielsweise Werkstatttermine per Web und App eingestellt, um Kostenvorteile im Prozess und bei den Lieferanten zu erzielen. Zudem kann Corporate Carsharing für eine bessere Auslastung der Flotte eingesetzt werden. Bei der Schlüsselübergabe kann eine Führerscheinkontrolle vorgenommen werden. Die Buchung eines Fahrzeugs ist nur mit einer gültigen UVV-Unterweisung oder Führerscheinkontrolle möglich“, erklärt Roughani.
Mit Blick auf die Entwicklung der elektronischen Fahrtenbücher in den vergangenen Jahren zeigt sich, dass immer mehr Fahrzeughersteller mit Fahrtenbuch- oder Telematikanbietern kooperieren. Dadurch profitieren Unternehmen von einem höheren Nutzen und die Transparenz sowie Kosteneinsparpotenziale steigen. Vaitl von Mercedes-Benz erläutert diese Kooperationen: „Der Zugang zu Fahrzeugdaten wird ohne den Einbau einer Nachrüstlösung möglich. Die Datenqualität sowie die Datenvielfalt nehmen dabei ebenfalls kontinuierlich zu, wie etwa im Zusammenhang mit dem Laden batterieelektrischer Fahrzeuge.Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Anwendungsfälle im Kontext des Fuhrparkmanagements haben sich Telematikanbieter oftmals auf bestimmte Fokusthemen spezialisiert. Um dem Endkunden das bestmögliche Softwareökosystem bereitstellen zu können, gehen Fahrzeughersteller daher verschiedene Kooperationen ein. Von dieser Entwicklung profitieren Endkunden und Fahrer. Denn sie haben somit die Möglichkeit, aus einem vielfältigen Angebot unterschiedlicher Lösungen zu wählen.“ Die Experten sehen einen wichtigen Trend in der Elektromobilität. „Das Thema E-Mobilität gewinnt immer mehr an Bedeutung. Fuhrparkverantwortliche stellen die Fahrzeuge nach und nach auf Elektroautos um. Das bedeutet, dass Telematiklösungen zum Beispiel auch mit E-Fahrzeugen einwandfrei funktionieren müssen“, so Andreas Schneider von Vimcar. Julia Kienbaum-Duus von S-Tec macht deutlich, dass neben der Berücksichtigung der Elektromobilität außerdem die Auswertung des CO2-Ausstoßes in den vergangenen Jahren in den Fokus gerückt ist. Rechtsteiner, von Arealcontrol, weist daraufhin, „dass die Evolution der Telematik sich nicht auf das Fahrzeug beziehungsweise den Fuhrpark beschränken darf, sondern vielmehr ein wesentlicher Bestandteil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie sein muss. Mit Blick auf diese müssen die Verantwortlichen im Fuhrpark-Management mit ihren ‚User-Abteilungen‘ reden, um alle Anforderungen der Telematik aufnehmen zu können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die ‚falsche Lösung‘ beziehungsweise der falsche Anbieter ausgewählt wird, weil diese nicht erweiterbar ist.“ Durch die Weiterentwicklung der Fahrzeuge zeigt sich für Weber von Auto Logg außerdem ein weiteres Thema: „Der Trend geht eindeutig in Richtung vernetzte Fahrzeuge – sprich keine separate Hardware mehr. Autos werden immer ‚intelligenter‘ und die Verwendung von Telematik im Fuhrparkmanagement ist lediglich der nächste logische Schritt dem Fahrer das Leben zu erleichtern.“ Dass elektronische Fahrtenbücher eine wesentliche Erleichterung im Alltag des Fuhrparkmanagements sein können, steht außer Frage. Der Geschäftsführer von Vimcar macht allerdings darauf aufmerksam, dass eine individuelle Anpassung an den eigenen Fuhrpark für eine gelungene Software notwendig ist. „Der Fuhrpark ist ein komplexes Thema. Daher müssen digitale Lösungen viel leisten und bei den täglichen Aufgaben unterstützen. Die Schwierigkeit dabei ist, dass nicht jeder Fuhrpark gleich verwaltet wird. Wichtig ist daher, Unternehmen Pakete anzubieten, aus denen sie individuell die Funktionen auswählen können, die ihren Herausforderungen helfen können“, unterstreicht Schneider.
