Die wichtigsten Prozesse im Schadenmanagement

Von Esra Tatlises

Einer der aufwendigsten Prozesse im Fuhrpark ist das Schadenmanagement. So ist laut Arval Mobility Observatory 2019 für 44 Prozent der Unternehmen das Unfallmanagement entscheidend bei der Wahl des Leasingpartners. Und ja, das Auslagern dieser Aufgabe ist eine Überlegung wert: Denn das Schadenmanagement bildet den Schnittpunkt zu vielen anderen Fuhrparkbereichen, angefangen von Risiko- und Versicherungsmanagement bis hin zur Halterhaftung und der Rechtsabteilung. Ergo: Wird dieser Prozess unprofessionell durchgeführt, sind Probleme – nicht nur – mit diesen Bereichen quasi vorprogrammiert. bfp fuhrpark & management erklärt, auf was es beim Schadenmanagement ankommt und welche digitalen Helfer die Prozesse für Fahrer und Fuhrparkverantwortliche effizienter gestalten.

Der Schadensprozess: vom Notruf bis zur Versicherungsabrechnung

Ein ausschlaggebender Punkt, um überflüssige Kosten und Arbeitszeit zu vermeiden, ist die Instruktion der Mitarbeiter über die genauen Prozessschritte, wenn es zu Panne oder Unfall kommt: Wie sollte sich Fahrerin oder Fahrer im Schadenfall mit dem Dienstwagen verhalten? Wer ist zuallererst zu kontaktieren? Und wie gewährleistet das Unternehmen die Mobilität des Mitarbeiters? Eine Checkliste hilft zur Orientierung und kann griffbereit im Fahrzeug verstaut werden. Während die die Prozesse der Schadenaufnahme vor allem den Fahrer vor Ort betreffen, ist bei Regulierung und Abwicklung vor allem der Fuhrparkmanager in der Verantwortung. Ein Beispiel zeigt unsere Checkliste im Download.

1. Schadensaufnahme: Tipps für die Fahrer

• Bei drohender Gefahr sich selbst und andere Beteiligte in Sicherheit bringen und die Pannen- oder Unfallstelle für den nachfolgenden Verkehr mit einem Warndreieck absichern.
• Bei Unfällen mit dem Firmenwagen immer die Polizei verständigen – ungeachtet dessen, ob das Fahrzeug geleast oder im Besitz der Firma ist.
• Die Polizei hilft bei der Erstellung eines Unfallprotokolls und kann Vermittler im Streitfall bei Verkehrsverstößen sein – sie kann jedoch nicht die Schuldfrage klären. Bei der Klärung der Schuldfrage kommen im Nachgang Versicherer, Gutachter und Gerichte ins Spiel.
• Unterzeichnen Sie keinesfalls Schuld- oder Schadenersatzbekenntnisse.
• Nehmen Sie alle Daten der Unfallbeteiligten auf und machen Sie Fotos der Unfallstelle.
• Die Abschleppkosten bis zur nächsten Fachwerkstatt deckt die Kfz-Versicherung ab.
• Übernimmt ein Dienstleister das Schadenmanagement in Ihrem Fuhrpark, können Sie den Unfall in der Regel 24 Stunden am Tag unter der jeweiligen Hotline melden.

2. Schadenregulierung und -abwicklung: Wichtige Punkte für Fuhrparkverantwortliche:

• Melden Sie den Schaden unverzüglich Ihrer Kfz-Versicherung – telefonisch oder online.
• Holen Sie einen Kostenvoranschlag ein: Ab einem Schaden von 750 Euro ist ein Sachverständigengutachten ratsam.
• Organisieren Sie im Anschluss – gegebenenfalls in Absprache mit der Versicherung – die Reparatur – entweder in Eigenregie oder mit Ihrem Dienstleister.
• Kontaktieren Sie gegebenenfalls die gegnerische Versicherung zur Schadenabwicklung.
• Stellen Sie die Mobilität des Mitarbeiters für die Dauer der Reparatur sicher – zum Beispiel durch einen Ersatzwagen.
• Controlling: Gleichen Sie die Rechnungen mit den Kostenvoranschlägen ab und prüfen Sie eventuelle Zahlungseingänge
• Erstellen Sie ein Reporting zum Fall mit Daten zu Fahrer, Fahrzeugmodell, Unfallursache etc.

Schadenmanagement auslagern

Die dargestellten Prozessschritte können sich Fuhrparkverantwortliche sparen, wenn ein Dienstleister diese Aufgabe übernimmt. Beim Schadenmanagement kommen viele Outsourcing-Partner in Frage: Leasinganbieter, Kfz-Assekuranzen oder reine Fuhrparkmanagementgesellschaften. Wichtig ist, nicht mehrere Dienstleister mit dem Schadenmanagement zu betrauen. Das kostet Sie im Zweifel die nötige Transparenz bei diesem wichtigen Thema. Darüber hinaus ist das Auslagern des Schadenmanagements ratsam, wenn andere Bereiche im Betrieb dafür nicht verfügbar sind: Denn gerade in Schadenfällen ist kompetente juristische Beratung oft notwendig, die die Dienstleister zur Verfügung stellen.

Digitale Pannenhelfer

Neben der administrativen Schadenbearbeitung bieten viele Unternehmen Apps und Onlinehilfen zur Prozessbeschleunigung und -sicherung an. Die digitalen Pannenhelfer ermöglichen die Erfassung aller Daten und Fotos in Echtzeit, übermitteln diese an die Fuhrparkleitung sowie den Versicherer und enthalten alle relevanten Daten der grünen Versicherungskarte zur Weitergabe. Elektronische Reportings sind vor allem für die Schadenursachenanalyse nützlich.

Präventiv – Stichwort Riskmanagement – können Mitarbeiter durch den Einsatz effektiver Fahrerassistenzsysteme sowie digitaler Applikationen vor Unfällen geschützt werden. Notbremsassistenten, Totwinkel-Warner, Parkhilfen, Abstandsregeltempomaten oder Fernlichtassistenten bieten laut dem ADAC einen enormen Sicherheitsgewinn.

Eine weitere effektive Maßnahme ist die automatische Smartphone-Sperre, um Ablenkungen während des Fahrens zu vermeiden. Dafür kann beispielsweise der sogenannte Safe Drive Pod eingesetzt werden: Dieser wird im Fahrzeug angebracht und erkennt sensorisch, wenn sich das Auto in Bewegung setzt. Die dazugehörige App sperrt simultan alle anderen Anwendungen auf dem Smartphone, die Anrufannahme durch die Freisprechanlage ist aber möglich.