So managen Sie internationale Fuhrparks optimal

Viele Unternehmen mit Auslandstöchtern und Beteiligungen bieten in den jeweiligen Ländern ihren Mitarbeitern Dienstwagen an. Meist werden diese Firmenwagen zentral von Deutschland aus gemanagt. Wer mit dieser Aufgabe betraut wird, stellt schnell fest, dass die multinationale Aufgabe komplexer ist als gedacht. Denn die mühsam ausgehandelten Konditionen und Rahmenverträge für Beschaffung und Finanzierung des nationalen Fuhrparks lassen sich nicht immer auf Auslands-Fuhrparks übertragen, auch wenn es sich beim Finanzierungspartner um eine international agierende Leasinggesellschaft handelt. Was die Sache zusätzlich komplexer und herausfordernder macht, ist vor allem die Anzahl der beteiligten Akteure, Gesellschaften und Schnittstellen sowie der Umgang mit Sprachbarrieren und den länderspezifischen gesetzlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen. Und nicht ganz unbedeutend für die internationale Zusammenarbeit sind auch landesspezifische Kulturen und die Mentalität der Menschen.Die grundsätzlichen Themen einer internationalen Fuhrpark-Strategie umfassen dagegen die gleichen Bereiche, die auch national von Bedeutung sind. „Regelungen zu Fahrzeugberechtigung und -erfordernis, Beschaffung der Fahrzeuge, Finanzierungsform, Lieferantenmanagement, Festlegen von Vorgaben, zum Beispiel in Bezug auf Nachhaltigkeit und Sicherheit“, erklärt Thilo von Ulmenstein, Managing Partner der Fleetcompetence International.

Internationales Fuhrparkmanagement: Zentral oder dezentral – die Mischung macht es.

Fuhrparkberater und Flottenverantwortliche sind sich einig: Ab einer gewissen Fahrzeuganzahl macht es keinen Sinn, den Fuhrpark rein dezentral zu organisieren. Auf der anderen Seite ist auch eine reine zentrale Verwaltung „vom grünen Tisch“ in Deutschland aus nicht denkbar. Vieles muss Ländersache bleiben, sei es aus Gründen der unterschiedlichen Gesetzgebung oder auch, um das Image und die Außenwirkung von Firmenflotten in ihrem hauptsächlichen Einsatzgebiet nicht anzutasten. Doch es gibt viele Themen, die übergeordnet geregelt werden können, auch wenn auf der Landesebene die jeweiligen Spezifika besonders betrachtet werden müssen. Viele Doppelarbeiten können vermieden werden. Die Lösung: Richtlinienkompetenz aus der Zentrale.

Länderübergreifendes Flottenmanagement: Umsetzungsprozess und klare Regeln

Das „strategische Dach“ wird durch eine internationale Car Policy umgesetzt, empfiehlt von Ulmenstein. Das operative Fuhrparkmanagement ist die zweite Ebene, die sich an den Leitlinien orientiert. Beide Ebenen haben dabei eine internationale und eine lokale Komponente. Ein europäisches Fuhrparkmanagement besitzt also einen länderübergreifend identisch aufgebauten Kern und einen länderindividuellen Teil. Zum Kern gehören die Themen Fahrzeugberechtigung, Konzept der Fahrzeugauswahl, Nutzungsregeln, Nachhaltigkeit sowie Fahrzeugfinanzierung. sowie Fahrzeugfinanzierung. . Zum länderindividuellen Teil zählen Themen wie Besteuerung der Flottenfahrzeuge aus der Perspektive des Mitarbeiters und des Unternehmens, aber auch Anforderungen an die Fahrzeug- und Fahrsicherheit sowie Kontrolle des Führerscheins.

Tipp: Die wichtigsten Schritte zu einem professionellen internationalen Fuhrparkmanagement:

• Bestandsaufnahme im eigenen Unternehmen: Anzahl Fahrzeuge nach Ländern (Marken, Modellen, Antriebsart, Leistung, CO₂-Richtwerte, Ausstattung etc.), Überprüfung vorhandener Rahmenverträge und Car Policies und Abgleich mit dem unternehmensspezifischen Mobilitätsbedarf,
• Länderspezifische Besonderheiten analysieren,
• Bewertung mit einem internen Benchmarking, wie die Länder aufgestellt sind. Auffälligkeiten analysieren, um Optimierungspotenzial zu erkennen,
• Prozesse standardisieren,
• Erstellen einer übergeordneten, internationalen Car Policy mit konkreten Vorgaben,
• Dienstleister international ausschreiben, um passende Dienstleister zu finden.

„Sie werden es nicht glauben, aber egal, ob kleines Unternehmen oder Weltkonzern, ich habe es immer wieder erlebt, dass der Überblick über die Policies, die Lieferanten, ja sogar die Zahl der Fahrzeuge an zentraler Stelle fehlt. Deswegen ist die Bestandsaufnahme essenziell“, unterstreicht von Ulmenstein. Es gibt also einen sehr hohen Bedarf, Transparenz zu schaffen und Fragen zu beantworten, wie zum Beispiel,

• wie die operativen Einheiten organisiert sind,
• wie die jeweiligen Car Policies aussehen,
• wie die Verträge mit den Fahrzeuglieferanten ausgestaltet sind,
• wie viele Fahrzeuge es gibt,
• wie hoch die Betriebskosten sind,
• ob die Fahrzeuge in der Langzeitmiete oder im Leasing sind.

Befragt man den landesspezifischen Ansprechpartner, wird anhand der Qualität der Antworten schnell klar, wie es um den Professionalisierungsgrad des Fuhrparkmanagements im jeweiligen Land steht.

Bei der zentralen Steuerung geht es darum, Kennzahlen auszuwerten, einheitliche Prozesse zu etablieren und einheitliche Standards aufzusetzen. „Nur wenn man die richtigen Kennzahlen kennt, kann man sinnvolle Vorgaben machen, mit Dienstleistern und Versicherern verhandeln und die Ziele erreichen“, unterstreicht Christiane Engel, Trainerin an der bfp-AKADEMIE und erfahrene operative Managerin im Automotive Business.

Inhalte – der Rahmen für ein erfolgreiches internationales FPM

Internationale Car Policy (Länderübergreifender, identischer Kern)

• Strategien in Bezug auf betriebliche Mobilität,
• Nachhaltigkeitsthemen,
• Internationale Rahmenverträge,
• Finanzierungsformen,
• Alle harmonisierbaren Regelungen (Tankkarteneinsatz, Wartungs- und Werkstattmanagement).

Länderindividueller Teil

• Finanzierungsformen,
• Festlegen von Fahrzeug-Marken, -Klassen und Leasinggesellschaften,
• Steuerliche, rechtliche Regeln, Besteuerung der Flottenfahrzeuge aus der Perspektive des Mitarbeiters und des Unternehmen,
• Anforderungen an die Fahrzeug- und Fahrsicherheit sowie Kontrolle des Führerscheins.

Kosten einzusparen und Synergien besser zu nutzen sind wesentliche Motivatoren für die Unternehmen. „Ein Ansatz dafür ist es, die Verhandlungsposition durch ein höheres Fahrzeugvolumen zu verbessern, Lieferanten bündeln um Kostensenkungspotenziale zu heben“, so von Ulmenstein. Seine Erfahrungen: Zwischen 10 und 20 Prozent der Fahrzeugvollkosten könne man in normalen Zeiten einsparen, wenn man ein effizientes, internationales Fuhrparkmanagement installiert. Ein gutes internationales Flottenmanagement kann sich also mit Kosteneinsparungen durch Größenvorteile und ein vereinheitlichtes internationales Reporting bezahlt machen.

Über die Vorgaben der internationalen Dienstwagenordnung steuert das Unternehmen wichtige Ziele und kann insbesondere auch maßgeblich die Kosten beeinflussen. Ziel ist es hierbei, die Bereiche zu vereinheitlichen, die harmonisiert werden können. Dies sind insbesondere die Themenfelder

• Fahrzeugfinanzierung,
• bevorzugte Lieferanten,
• Fahrzeugberechtigung,
• Regeln zur Fahrzeugnutzung,
• Nachhaltigkeit und
• Sicherheit und Fahrerverantwortung.

Auf lokaler Ebene sind dann insbesondere die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen hinzuzufügen.

Zentrale Steuerung lohnt sich

Eines ist klar: Übergeordnete Ziele kann man nur mit einer klaren strategischen Leitlinie und einer internationalen Car Policy erreichen. „Wer beispielsweise europaweit seine Flotte elektrifizieren will, wer konkrete CO2-Reduzierungsziele oder andere Nachhaltigkeitsziele verfolgt, der kommt um die zentrale Steuerung nicht herum“, so Christiane Engel, Trainerin an der bfp-AKADEMIE. Für die internationale Fuhrparkmanagement-Organisation gilt der Leitsatz „central is crucial“ („zentral ist essentiell“). Eine dezentrale Fuhrpark-Organisation verhindert die Nutzung von „economies of scale“, verhindert oft die Umsetzung von „best practices“ und führt zu „Silo-Denken“. Wie auch auf rein nationaler Ebene gilt daher auch beim länderübergreifenden Fuhrparkmanagement, dass eine zentrale Steuerung zwingend notwendig ist. „Damit meine ich nicht, dass jede operative Entscheidung im Fuhrpark eines Landes in der Unternehmenszentrale getroffen werden soll, sondern dass über eine zentrale Steuerung Transparenz, Konsolidierung und das Setzen von Leitplanken zur Harmonisierung von Prozessen und Lieferanten ermöglicht wird“, ist Engel sicher. Unterhalb des internationalen Teams können dann die Fuhrpark-Experten der Länder oder Ländergruppen das operative Tagesgeschäft abwickeln. Dieses Set up stellt sich auch nicht anders dar, wenn ein Unternehmen das operative Fuhrparkmanagement an einen externen Dienstleister auslagert. Auch hier bedarf es einer klaren zentralen Steuerung.

Wer welt- oder europaweit mit ausgewählten Herstellern oder Dienstleistern zusammenarbeitet, der erhöht seine Bedeutung als Kunde. Die Verhandlungsposition ist eine andere und die Chancen steigen, übergeordnete Ziele zu setzen und zu erreichen. „Die Lieferantensteuerung und der Zugriff auf die Car-Policies der Landesgesellschaften eröffnen Möglichkeiten“, macht Engel deutlich. Denn es kann ein garantiertes Abnahmevolumen vereinbart werden und in der Folge auch optimierte Konditionen. „Da gibt es möglicherweise andere Nachlässe und andere Boni, als wenn Bestellungen mit wesentlich kleineren Volumina nur je Land erfolgen“, so Engel weiter.