Auch ohne komplizierte und teure Software kann man beim Einstieg in das Fuhrparkmanagement einen Überblick über die Kosten der Fuhrparkfahrzeuge bekommen. Eine einfache Excel-Tabelle hilft Ihnen dabei.
Arndt Kolk
Die Kfz-Akten sind auf den Punkt gebracht, die Statusliste ist erstellt und gibt eine Übersicht über den aktuellen Fuhrpark, und die Check-Up-Berichte geben uns den Ist-Stand unserer Fahrzeuge wieder. Elementar wichtig für unsere Fuhrpark-Steuerung sind die Kosten. Hier brauchen wir ungeschönte Transparenz - bezogen auf die einzelnen Fahrzeuge, vielleicht sogar auf Bereiche und gewiss auf das Gesamtunternehmen. Ich habe meine Kostenauswertungen mit der Statusliste verbunden und kann so die mir wichtigen Parameter meiner Fahrzeuge ablesen.
Wer keine umfassende und vollumfänglich mit allen Daten gepflegte Software im Einsatz hat, der tappt im Dunklen. Doch auch ohne eines der zahlreichen Software-Produkte können Sie belastbare Zahlen liefern. Weiter unten finden Sie eine Beispielrechnung für ein Neunsitzer-Fahrzeug zum Download.
Die Datei ist so erstellt, dass sie verschiedene Formen der Anschaffung ebenso berücksichtigt, wie sie auch im Laufe der Zeit angepasst werden kann. Das ist notwendig, da die Treibstoffpreise, Steuer, Versicherung und vieles mehr nicht verlässlich für die kommenden drei oder mehr Jahre benannt werden kann. Wir können und müssen hier eine Schätzung abgeben. Diese beruht auf Ihren Erfahrungen und oder auf der Rücksprache mit erfahrenen Kollegen.
Werfen wir nun einen Blick auf die Tabelle. Es ist eine einfache Excel-Tabelle, mit wenigen Formeln. Füllen Sie die grau hinterlegten Felder aus, und Sie erhalten eine kurze, aussagekräftige Übersicht.
Die Fixkosten finden sich im ersten, hellrot hinterlegten Bereich. Hier sind die Anschaffungskosten, Leasingraten, Kilometerleistungen pro Jahr sowie der erwartete Verbrauch und gegebenenfalls ein Wiederverkaufswert zu hinterlegen. Gerade beim Verbrauchswert sollten Sie unbedingt die individuellen Faktoren berücksichtigen. Diese sind beispielsweise geografische (bergig, Ortsverkehr) und nutzungsabhängige Faktoren (hohe Zuladung, Anhängerbetrieb).
Die variablen Kosten bilden Teil zwei, gelb hinterlegt. Spekulativ in der Vorschau, dynamisch im Verlauf und mit einer einfachen Veränderung in der Kilometerangabe erhalten Sie die Reaktion auf Veränderungen etwa in der Auftragslage. Hier können Sie Ihrem Außendienst auch mal auf die Schnelle darstellen, wie sich ein sanfterer Gasfuß auswirkt, oder der Geschäftsleitung den Nutzen eines Ökofahrtrainings untermauern.
Die Gesamtkosten sind grün hinterlegt. Die Wahrheit kommt ans Tageslicht: Kosten pro Betriebsjahr gesamt und je Kilometer, natürlich auch auf den gesamten Finanzierungszeitraum.
Hat das Fahrzeug nun seine Laufzeit beendet, so stellt sich etwa bei Sale & Lease Back die Frage, ob man das Fahrzeug übernehmen will. Beim Finance-Leasing steht man vor der Wahl, dasselbe Fahrzeug noch einmal zu erwerben. Schauen Sie sich nun die Auswertung der vergangenen Jahre genau an. Vergleichen Sie diese mit den Auswertungen anderer Fahrzeuge, und Sie können genau erkennen, ob sich eine Übernahme in Ihr Anlagevermögen lohnt, oder ob der faule Apfel aus dem Korb kommt.
Bringen Sie Fahrzeug für Fahrzeug die Daten in eine jeweilige Tabelle ein. Setzen Sie Ihr Kostenpuzzle zusammen und erhalten Sie eine Gesamtübersicht des Status quo und eine Vorausschau auf die kommenden Geschäftsjahre. Lesen Sie Entwicklungen tagesaktuell ab und gewinnen Sie Klarheit schon vor der Anschaffung neuer Fahrzeuge, geben Sie Antworten bei Projektplanungen.
Mit der Gewissheit über Ihre Zahlen werden Sie Ihren Händlern anders gegenüber treten, Sie werden die richtigen Fragen auf Fachveranstaltungen stellen. Der Bereich Außenkontakte ist das Thema des nächsten Teils des Praxisleitfadens.
Fuhrparkmanager Arndt Kolk stellt in mehreren Folgen die Basisbausteine für das Management kleiner und mittlerer Fuhrparks vor. Teil 4: Die Kosten.
--1x1--v1nqyndv.png?f=webp)
