Geschäftsreisen sinken – Travel Management wird strategischer

Die Ausgaben für Geschäftsreisen stiegen im Jahr 2024 auf 47,2 Milliarden Euro, was einem Anstieg von zwei Prozent im Vergleich zum Vorjahr entspricht. Das gab der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) im Rahmen der aktuellen Geschäftsreiseanalyse bekannt. Insgesamt wurden 107,1 Millionen Reisen unternommen, was im Vergleich zum Jahr 2023 einem Rückgang um 8 Prozent entspricht. Dieser Rückgang ist jedoch Ausdruck einer strukturellen Konsolidierung. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen bündeln ihre Termine, optimieren ihre Routen und reisen gezielter, um Aufwand und Kosten zu reduzieren. Auch das Thema Nachhaltigkeit gewinnt an Bedeutung: Immer mehr Unternehmen prüfen CO₂-Kompensation oder emissionsärmere Alternativen wie Bahn oder E-Auto.

Mittelstand dominiert laut VDR den Geschäftsreisemarkt 2025

Unternehmen mit 10 bis 500 Beschäftigten verantworten rund drei Viertel des gesamten Geschäftsreisemarkts. Der Mittelstand bleibt damit eine tragende Säule, reagiert jedoch sensibel auf konjunkturelle Schwankungen. Der Rückgang im Gesamtvolumen der Geschäftsreisen ist nahezu vollständig auf kleine und mittlere Unternehmen zurückzuführen. Dort sank die Zahl der Reisen von 93,3 auf 83,7 Millionen.

Statt vieler kurzer Dienstreisen konzentrieren sich kleine und mittlere Unternehmen mehr und mehr auf geschäftskritische Anlässe – etwa zur Pflege wichtiger Kundenbeziehungen, zur Erschließung neuer Märkte oder für zentrale Projektphasen. Dabei steigen zugleich die durchschnittlichen Kosten pro Reise: 2024 lagen sie bei 439 Euro – ein Anstieg von 7 Prozent gegenüber dem Vorjahr (2023: 409 Euro). Dies deutet auf ein bewussteres Reiseverhalten hin, bei dem Qualität, Komfort oder nachhaltigere Optionen gezielter gewählt werden.

Bahn auf Mittelstrecken vorn, Dienstwagen bleibt wichtig

Wann welches Mobilitätsmittel zum Einsatz kommt, hängt häufig von der Distanz und auch vom Einsatzzweck ab. Im Inland dominiert die Bahn die Geschäftsreisen. 29 Prozent der Unternehmen setzen sie auf über 50 Prozent ihrer Inlandsreisen ein. Aber auch der Firmenwagen spielt noch immer eine wichtige Rolle im Inlandsverkehr. 57 Prozent der Unternehmen nutzen ihn für bis zu 10 Prozent ihrer Geschäftsreisen, insbesondere bei dezentralen Zielen oder schwacher Anbindung. Auch E-Autos halten vermehrt Einzug in die Fuhrparks. 2024 befassten sich 46 Prozent der Unternehmen mit E-Autos, bis 2026 sollen es 74 Prozent sein, ein Trend, den die wachsende Zahl vollelektrischer Neuzulassungen stützt. Das Taxi dominiert hingegen die sogenannte „letzte Meile“. 34 Prozent der Unternehmen setzen bei mehr als der Hälfte ihrer Anschlussmobilität darauf.

Parallel dazu gewinnen internationale Geschäftsreisen an Bedeutung: 2024 lag ihr Anteil bei 35 Prozent – ein deutlicher Anstieg gegenüber 2023 (28 %) und 2022 (26 %). Besonders europäische Ziele nehmen zu: 25 Prozent der Reisen entfielen auf Europa, 10 Prozent auf den Rest der Welt.

Inlandsreisen mit der Bahn: Unternehmen setzen auf Nachhaltigkeit und Effizienz

Bei vertretbaren Reisezeiten ist die Bahn für viele Unternehmen als Alternative zum Inlandsflug erste Wahl. Bei Strecken mit guter Anbindung, geringen Umstiegen und hohem Takt kann sie punkten. Auch die Umstiegsbereitschaft ist unter bestimmten Umständen hoch. 82 Prozent der Unternehmen sind bereit, für den Umstieg vom Flugzeug auf die Bahn bis zu drei Stunden zusätzliche Reisezeit in Kauf zu nehmen. Weitere 35 Prozent würden sogar bis zu vier Stunden länger unterwegs sein. Insgesamt beschäftigten sich 63 Prozent der Unternehmen im Jahr 2024 mit der Förderung von Zugreisen, nicht zuletzt aufgrund von Umweltaspekten.

Dennoch bleibt für viele Unternehmen die Reisezeit entscheidend: 76 Prozent geben an, dass kürzere Reisezeiten der Hauptgrund für den Inlandsflug seien. Auch günstigere Preise (67 Prozent) und bessere Taktung (56 Prozent) spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung.

Digitalisierung, KI und Reisesicherheit: Travel Management wird strategisch

Auch Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) gewinnen im Travel Management an Bedeutung. 32 Prozent der Unternehmen beschäftigten sich 2024 aktiv mit KI, bis 2026 sollen es 63 Prozent sein. Besonders größere Unternehmen (über 500 Beschäftigte) setzen bereits heute verstärkt auf automatisierte Buchungssysteme, Datenanalysen und Reporting-Tools – mit Nutzungsquoten von bis zu 75 Prozent im Datenmanagement.

Ein weiterer Fokus liegt auf Reisesicherheit: 92 Prozent der Unternehmen stufen dieses Thema als wichtiger oder deutlich wichtiger ein, 54 Prozent sogar als „deutlich wichtiger“. Besonders häufig berücksichtigt werden Compliance-Aspekte (80 Prozent), arbeitsmedizinische Vorsorge (67 Prozent und Cybersicherheit (68 Prozent Reiserichtlinien sind in 93 Prozent der Unternehmen vorhanden, und in 98 Prozent dieser Fälle wird deren Einhaltung auch aktiv überprüft.

Nachhaltigkeit auf Reisen: Zwischen Strategie und Realität

Nachhaltigkeit ist für viele Unternehmen ein zentrales Thema: Neben der Förderung von Bahnreisen (63 Prozent im Jahr 2024, geplant: 69 Prozent bis 2026), setzen 46  Prozent der Unternehmen bereits auf E-Autos, bei Fahrgemeinschaften sind es 49  Prozent (geplant: 65  Prozent). Auch Richtlinien zur nachhaltigen Verkehrsmittelwahl gewinnen an Bedeutung (2024: 46 Prozent, bis 2026 geplant: 64 Prozent).

CO₂-Kompensationen sind bisher bei 19 Prozent der Unternehmen etabliert, CO₂-Budgets bei 17  Prozent. Beide Werte sollen sich bis 2026 etwa verdreifachen. Noch zurückhaltend, aber wachsend, ist der Einsatz spielerischer Anreize wie Mobilitätsbudgets oder Gamification: 13 Prozent haben bereits damit begonnen, 38  Prozent planen entsprechende Maßnahmen. (ks)