Dienstwagenüberlassung: Regelung ist wichtig

Von Dr. Katja Löhr-Müller

Die Möglichkeit zur privaten Dienstwagennutzung ist ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterbindung. Denn auch wenn Mobilitätspauschale, Dienstrad und Co. immer häufiger in Unternehmen zu finden sind, bleibt der Dienstwagen des Arbeitnehmers liebstes Kind. Damit die Dienstwagenüberlassung und -nutzung nicht zum Zankapfel zwischen den Parteien wird, sind Arbeitgeber gut beraten, auf eine rechtssichere Regelung der Dienstwagenüberlassung zu achten.

Mündliche Regelung möglich, aber nicht sinnvoll

Nach wie vor findet man Unternehmen, die dabei gänzlich auf schriftliche Vereinbarungen verzichten. Zwar ist es rechtlich zulässig, die Dienstwagenüberlassung und die damit verbundenen Rechte und Pflichten mündlich zu regeln. Allerdings ist es dann im Streitfall schwer nachzuweisen, was genau vereinbart wurde. Sollte das Firmenfahrzeug auch für Privatfahrten genutzt werden dürfen? Wenn ja, in welchem Umfang? Und worum sollte sich der Mitarbeiter selbst kümmern?

Ebenso kommt es vor, dass Arbeitgeber die Zuweisung eines Dienstwagens ausschließlich im Arbeitsvertrag regeln. Dort heißt es dann etwa: "Der Arbeitnehmer erhält einen VW Passat zur dienstlichen und privaten Nutzung." Dass sich ein Arbeitgeber damit bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses des Arbeitnehmers bezüglich Auswahl des Fahrzeugs, unbeschränkter Privatnutzung und voller Kostentragungspflicht gebunden hat, ist dem Unternehmen oft nicht bewusst.

Dienstwagenüberlassung separat regeln

Besser ist es deshalb, Dienstwagenregelungen gesondert festzulegen und, wenn überhaupt, im Arbeitsvertrag auf diese Regelungen lediglich zu verweisen. Ob der Arbeitgeber hierfür eine Car Policy, Dienstwagenordnung oder einen Dienstwagenüberlassungsvertrag nutzt, ist Geschmackssache und hängt unter anderem von der Fuhrparkgröße ab.

Soll nicht nur einigen wenigen Mitarbeitern ein Firmenwagen auch zur Privatnutzung überlassen werden, empfiehlt es sich dienstwagenberechtigte Mitarbeitergruppen zu definieren. Dann sind auch jene Mitarbeiter zu nennen, die beruflich auf einen Dienstwagen angewiesen sind und das Fahrzeug auch explizit nur im Zusammenhang mit dieser Tätigkeit erhalten sollen. Daneben gibt es Mitarbeiter, die nur selten Dienstreisen unternehmen, das Firmenfahrzeug aber als ein Benefit erhalten sollen.

Nicht nur Fahrzeugdetails, auch Prozesse festlegen

Zu empfehlen ist dabei auch festzulegen, welche Fahrzeughersteller, Motorisierung und sonstige Pflichtausstattung die Dienstwagen haben sollen. Ob Arbeitnehmer ihr Fahrzeug in den vom Arbeitgeber gesetzten Grenzen selbst konfigurieren dürfen und Zuzahlungen für Sonderwünsche gestattet sind, entscheidet ebenfalls der Arbeitgeber. Wichtig zu wissen ist aber: Zuzahlungen muss ein Arbeitnehmer nur so lange leisten, als ihm auch der Dienstwagen überlassen ist. Scheidet er aus dem Unternehmen aus, ist er von jedweder Zuzahlung befreit, gleichgültig, was der Arbeitgeber schriftlich geregelt hat.

Weiterhin empfiehlt es sich, den Übergabeprozess im festzulegen. Wird dem Mitarbeiter erstmalig ein Dienstwagen überlassen, sollte spätestens bei Fahrzeugübergabe die Führerscheinkontrolle erfolgen. Dass der Arbeitgeber solche Kontrollen durchführt und wie sich der Dienstwagennutzer zu verhalten hat, wenn er einem Fahrverbot unterliegt oder ihm die Fahrerlaubnis entzogen wurde, ist ebenfalls zu regeln. Häufig dürfen das Fahrzeug neben dem Mitarbeiter auch Personen aus dessen persönlichem Umfeld privat nutzen. Auf Begriffe wie "Familienangehörige" oder "Personen ersten Grades" sollte dabei tunlichst verzichtet werden. Das eine ist zu unbestimmt, das andere umfasst nicht nur die Kinder des Dienstwagennutzers, sondern auch dessen Eltern. Weiterhin sollte sich der Arbeitgeber überlegen, ob er die Fahrzeugüberlassung an berechtigte Dritte nur daran festmachen will, dass diese Person über die – vom Arbeitnehmer zu kontrollierende – Fahrerlaubnis verfügt oder auch ein Mindestalter oder zum Beispiel eine bestimmte Zeit an Fahrpraxis gefordert wird. Ansonsten wäre auch das begleitete Fahren ab 17 gestattet.

Kommt es bei einer Privatfahrt zu einem Verkehrsverstoß, ist es ratsam zu regeln, dass der Mitarbeiter verpflichtet ist, dem Arbeitgeber Namen und Anschrift des Fahrers mitzuteilen. Denn der Arbeitgeber als Fahrzeughalter ist gegenüber der Ordnungsbehörde zur Auskunft verpflichtet. Da reicht es nicht immer, nur den Dienstwagennutzer zu benennen.

Kosten- und Haftungsfragen regeln

Welche Pflichten im Umgang mit dem Dienstwagen den Mitarbeiter treffen und wie die Kostenverteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aussehen soll, ist ebenfalls Bestandteil von Vereinbarungen zur Dienstwagenüberlassung. Heißt es dort etwa "Der Arbeitgeber trägt die Kosten für den Betrieb des Dienstwagens", umfasst dies tatsächlich alle Kosten. Sollen einige Kostenpositionen, zum Beispiel das private Tanken im Ausland, vom Mitarbeiter getragen werden, muss das ausdrücklich geregelt sein. Dienstwagenvereinbarungen sollten zudem eine Aussage darüber treffen, in welchem geografischen Bereich die Privatnutzung gestattet sein soll. So können Urlaubsfahrten ins Ausland zum Beispiel an den Versicherungsschutz über die grüne Versicherungskarte angeknüpft werden.

Große Probleme schaffen oft die Regelungen zur Haftung des Mitarbeiters für Schäden am Fahrzeug. Hier ist der Arbeitgeber durch die Rechtsprechung festgelegt. Bei Schäden, die anlässlich einer Dienstfahrt entstehen, ist der so genannte innerbetriebliche Schadensausgleich zwingend zu beachten. Jede Haftungsregelung, die zum Nachteil des Arbeitnehmers davon abweicht, ist unwirksam. Für Schäden bei Privatfahrten kann der Arbeitgeber zwar bestimmen, dass der Arbeitnehmer vollumfänglich haftet – allerdings wird der Arbeitgeber immer so behandelt, als ob er für den Dienstwagen eine Vollkaskoversicherung mit üblicher Selbstbeteiligung abgeschlossen hat. Auch wenn diese nicht besteht oder der Schaden darüber nicht abgerechnet werden soll, kann der Arbeitnehmer in der Regel nur in Höhe der (üblichen) Selbstbeteiligung in Haftung genommen werden. Etwas anderes gilt nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Ist das Beschäftigungsverhältnis beendet, endet auch die Fahrzeugüberlassung. Der Arbeitgeber sollte aber darüber hinaus schriftlich festlegen, unter welchen Bedingungen die Privatnutzung sonst noch widerrufen werden und das Fahrzeug herausverlangt werden darf. Je genauer hier die Widerrufsgründe definiert sind, desto besser. Auch bei der Festlegung des Rückgabeprozesses empfiehlt es sich, die Pflichten des Arbeitnehmers genau zu definieren. Schließlich sollten Firmenwagenregelungen auch Aussagen zum Datenschutz beinhalten, denn im Rahmen der Dienstwagenüberlassung werden eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet.