Wer seinen Mitarbeitern Dienstfahrräder anbieten möchte, muss rechtlich einiges bedenken. Vor allem, wenn es um E-Bikes geht müssen auch Fuhrparkmanager genau hinschauen, rät Expertin Dr. Katja Löhr-Müller.
Seit im Jahr 2012 die Finanzbehörden die steuerliche Behandlung von Diensträdern neu geregelt haben, ist ein wahrer Hype um Dienstfahrräder, insbesondere mit Elektroantrieb, entstanden. Das hat natürlich nicht nur etwas mit dem Steuerrecht zu tun. Sowohl unter Umweltgesichtspunkten als auch zur Gesundheitsförderung von Arbeitnehmern geben sich Arbeitgeber innovativ, wenn sie Mitarbeitern ein Dienstrad zur Verfügung stellen. Schließlich dienen Fahrradprogramme auch der Mitarbeiterbindung.
Dennoch sollten Unternehmen, bevor sie auf den Zug von Leasinggesellschaften aufspringen, die Dienstfahrräder anbieten, alle Gesichtspunkte bedenken, bevor sie sich für ein solches Modell entscheiden. Nicht immer ist alles so einfach, wie Arbeitgeber es sich teilweise vorstellen. Denn neben steuerlichen Fragestellungen, die zu berücksichtigen sind, kommt es darauf an, welche Sekundärpflichten Arbeitgeber treffen, wenn sie Dienstfahrräder an Arbeitnehmer überlassen.
Zunächst einmal kommt es darauf an, was für eine Art von Fahrrad genutzt werden soll. Denn die rechtlichen Folgen sind sehr unterschiedlich. Das klassische Fahrrad ist ein zweirädriges, einspuriges Fahrzeug, das mit Muskelkraft angetrieben wird. E-Bike ist dagegen ein Oberbegriff für alle Zweiräder, die mit einem Elektromotor ausgestattet sind. Dazu zählen Pedelecs 25, Pedelecs 45, Elektrofahrräder, Elektromofas, aber auch Elektrokleinkrafträder und Elektromotorräder. Auch mehrspurige Fahrräder mit elektrischem Antrieb fallen unter diese Bezeichnung.
Pedelec 25 steht dabei für Pedal Electric Cycle und ist ein Fahrrad mit integriertem Elektroantrieb. Sein Motor unterstützt das Treten bis maximal 25 km/h mit bis zu 250 Watt. Zusätzlich kann das Pedelec 25 mit einer Anfahr- beziehungsweise Schiebehilfe ausgerüstet sein, die ohne eine Pedalbewegung eine Geschwindigkeit von bis zu 6 km/h zulässt. Ein Pedelec 45 unterstützt das Treten bis maximal 45 km/h mit einer Motorleistung bis 500 Watt.
Diese Unterscheidungen sind wichtig, denn davon hängt unter anderem ab, ob die „Drahtesel“, sofern sie dienstlich genutzt werden, unter die berufsgenossenschaftliche Vorschrift für Fahrzeuge, die DGUV Vorschrift 70, fallen. Solange Diensträder ausschließlich privat genutzt werden – steuerrechtlich ist das zulässig – greifen Unfallverhütungsvorschriften ohnehin nicht, denn sie gelten nur für den betrieblichen Einsatz.
Nach Paragraf 2 Abs. 1 DGUV Vorschrift 70 sind Fahrzeuge im Sinne dieser Vorschrift maschinell angetriebene, nicht an Schienen gebundene Landfahrzeuge und deren Anhängefahrzeuge. Damit ein Gefährt also unter diese berufsgenossenschaftliche Vorschrift fällt, muss es maschinell angetrieben sein. Ohne aktives Treten ist eine Fortbewegung mit dem Pedelec 25 jedoch nicht möglich. Solange aber mit Muskelkraft getreten werden muss, bevor ein Motor zuschaltet, fehlt es an der Grundvoraussetzung zur Anwendung der DGUV Vorschrift 70.
Ist eine Anfahrhilfe eingebaut, darf diese höchstens 6 km/h ohne zusätzlichen Pedalantrieb bewältigen. Auch in diesem Fall ist die DGUV Vorschrift 70 nicht einschlägig, da Fahrzeuge mit einer Geschwindigkeit von bis zu 8 km/h von dieser Unfallverhütungsvorschrift nach Paragraf 1 Abs. 2 ausgenommen sind.
Wie beim klassischen Fahrrad muss deshalb auch beim Pedelec 25 keine Sachkundigenprüfung nach Paragraf 57 DVUV Vorschrift 70, oft auch als UVV-Prüfung bezeichnet, durchgeführt werden (siehe hierzu DGUV Information 208-047). Zu dieser Klarstellung sah sich die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung veranlasst, da seit der Einführung von E-Diensträdern hierzu die unterschiedlichsten Sichtweisen in der fuhrparkrechtlichen Praxis kursierten.
Anders sieht es beim Pedelec 45 aus. Dieses gilt als Kraftfahrzeug und benötigt eine Betriebserlaubnis als Kleinkraftrad sowie ein Versicherungskennzeichen. Solche Fahrzeuge fallen bei einer dienstlichen Nutzung in vollem Umfang unter die DGUV Vorschrift 70 und benötigen deshalb die jährlich durchzuführende Sachkundigenprüfung.
Allerdings bieten viele Leasinggesellschaften, unabhängig von der Art des Zweirads, im Fullservice-Leasing jährliche UVV-Prüfungen für Diensträder an, die über Fahrradhändler durchgeführt werden. Das ist unabhängig von der Frage einer gesetzlichen Verpflichtung sehr zu begrüßen, dient es doch in jedem Fall der Sicherheit des Bikes und damit unmittelbar auch der des jeweiligen Fahrers.
Anders als die unterschiedliche Behandlung zur UVV-Prüfung ist ein Arbeitgeber allerdings verpflichtet, eine Unterweisung des Arbeitnehmers nach der DGUV Vorschrift 1 am Dienstrad durchzuführen, wenn es auch tatsächlich für Dienstfahrten genutzt werden soll. Dabei zählt die Fahrt von zuhause ins Büro nicht als Dienstfahrt.
Dies ergibt sich aus der vom Arbeitgeber durchzuführenden Gefährdungsbeurteilung. Denn das Fahren, insbesondere von E-Bikes, im öffentlichen Straßenverkehr birgt nicht unerhebliche Gefahren im Hinblick auf die oftmals unterschätzte Geschwindigkeit in sich.
Wenn auch für Pedelecs 25 ebenso wie bei Fahrrädern keine gesetzliche Helmpflicht vorgesehen ist, kann der Arbeitgeber bei Dienstfahrten mit dem Fahrrad dennoch im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung verpflichtet sein, dem Arbeitnehmer einen Helm zur Verfügung zu stellen. Das Führen eines Pedelecs 45 setzt hingegen immer Helmpflicht voraus.
Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, vor Überlassung eines Dienstrades, mit dem Arbeitnehmer zu klären, welches Fahrrad auf welche Art und Weise genutzt werden soll und wer für die Kosten des Zubehörs – wie etwa Helm und Schloss – aufkommen soll.
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