Emissionslose Zweirad-Alternativen ergänzen zunehmend den betrieblichen Mobilitätsmix. Wir erklären Ihnen, was Nutzer und Unternehmen steuerlich beachten müssen.
Jahrzehntelang haben sich Unternehmen mit eigener Flotte auf den klassischen Firmenwagen konzentriert. Doch die Zeit bleibt bekanntlich nicht stehen – und so bewegt sich heute eine immer buntere Vielfalt an Geschäftsfahrzeugen über Deutschlands Straßen: vom gewöhnlichen Fahrrad über E-Bikes und Cargobikes bis hin zu lokal emissionsfreien Elektrokleinstfahrzeugen (eKF). Natürlich hat auch der Fiskus diesen Paradigmenwechsel auf dem Schirm. Entsprechend gibt es für Flottenverantwortliche in puncto Steuerrecht einiges zu beachten.
Die beste Nachricht zuerst: Seit 2019 existiert eine gesetzliche Steuerbefreiungsvorschrift für die Privatnutzung herkömmlicher Fahrräder, E-Bikes und Pedelecs in § 3 Nr. 37 EStG. Erfolgt die Pedalunterstützung bei Letzteren nur bis zu 25 km/h pro Stunde, gelten sie ebenfalls als Fahrräder. Isabel Schneider, Steuerberaterin in der Einzelkanzlei Isabel Schneider & Team, fasst zusammen, was die neue Vorschrift aus steuerrechtlicher Sicht bedeutet: „Die geldwerten Vorteile aus einer unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung eines betrieblichen Fahrrads vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer – insbesondere für die private Nutzung und auch zur Nutzung für Fahrten von Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte – sind unter weiteren Voraussetzungen steuerfrei.“ Vorerst sei diese Regelung begrenzt für Lohnzahlungszeiträume bzw. Veranlagungszeiträume von 2019 bis 2030.
Aber Vorsicht: „Die schnelleren Elektro-Zweiräder, wie beispielsweise S-Pedelecsmit maximal 45 km/h, sind von der Steuerfreiheit ausgenommen“, betont Isabel Schneider. Zudem greife die Steuerbefreiung nur dann, wenn die Gefährte vom Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden – im Rahmen einer sogenannten Nutzungsüberlassung. „Dies beinhaltet also zwei Erfordernisse: erstens das Zusätzlichkeitserfordernis, sprich: die Überlassung des Fahrzeugs muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen; die Steuerbefreiung greift also nicht bei einer Gehaltsumwandlung, sondern ist bei dieser explizit ausgeschlossen. Zweitens muss das Fahrrad Eigentum des Arbeitgebers beziehungsweise – bei einem Leasing-Rad – der Arbeitgeber der Vertragspartner des Anbieters sein.“
Sind die genannten Voraussetzungen nicht erfüllt, liegt eine Fahrradüberlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung vor – weshalb hier andere Regeln greifen, so die Steuerexpertin. „Für Fahrzeuge, die im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erstmals nach dem 31.12.2018 an den Arbeitnehmer überlassen wurden beziehungsweise werden, muss seit dem Kalenderjahr 2020 nur noch ein Viertel des Bruttolistenpreises für die private Nutzung beim Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Jedoch ist für die Fahrten zwischen Wohn- und erster Tätigkeitsstätte kein gesonderter geldwerter Vorteil zu versteuern.“ Beispiel: Ein Unternehmen stellt seinem Arbeitnehmer ab Januar 2022 im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ein verkehrsrechtlich nicht als Fahrzeug zählendes, geleastes Pedelec (UVP des Herstellers: 2.500 Euro) zur Verfügung – das der Beschäftigte auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte nutzt. Hier wird die geviertelte UVP (625 Euro) auf volle 100 Euro abgerundet (600 Euro). Der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer (1 Prozent v. 600 Euro) beträgt also 6 Euro monatlich. Isabel Schneider ergänzt: „Sowohl bei der Steuerbefreiung als auch bei der Gehaltsumwandlung gilt: Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro ist nicht anwendbar, wird aber dadurch auch nicht verbraucht. Für die Fahrten zwischen Wohn- und erster Tätigkeitsstätte werden die steuerfreien Sachbezüge auch nicht auf die Entfernungspauschale angerechnet. Der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass die Umsatzsteuer wiederum ihre eigenen Regeln hat: Da die in obiger Rechnung vorgenommene Kürzung bei der Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des geldwerten Vorteils bei der Umsatzsteuer nicht gegeben ist, ergeben sich umsatzsteuerlich keine Vorteile. Das sollte man auf dem Schirm haben.“
Zurück zum geleasten Rad: Was gilt steuerlich, wenn ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Fahrrad oder E-Bike (kein S-Pedelec!) nach Ablauf der Leasingzeit übereignen möchte? Steuerberaterin Isabel Schneider klärt auf: „Meistens ist es so, dass der Arbeitnehmer das von ihm genutzte Elektrofahrrad nach Ende der Leasinglaufzeit zu einem geringeren Preis als der klassische Endverbraucher erwerben kann. Der so entstehende Preisvorteil muss dann als geldwerter Vorteil zum Ansatz kommen.“ Die Rechnung ist vergleichsweise einfach: Nach einer gängigen Leasingzeit von 36 Monaten nimmt man als Grundlage vereinfachend 40 Prozent der auf die vollen 100 Euro abgerundeten Hersteller-UVP einschließlich Mehrwertsteuer. Fällt dieser Wert höher aus als der, den der Arbeitnehmer bezahlt, ist die Differenz als geldwerter Vorteil zu versteuern. Sollte das Fahrzeug wertmindernde Faktoren aufweisen, muss das im Einzelfall nachgewiesen werden. Isabel Schneider: „Kommt aber besagter geldwerter Vorteil zum Ansatz, hat der Arbeitgeber eine Pauschalierungsmöglichkeit mit 25 Prozent pauschaler Steuer, dafür aber Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.“
Doch wie steht es nun um die eingangs erwähnten eKF? Hier greift das schöne deutsche Wort Elektrokleinstfahrzeugeverordnung (vom 15. Juni 2019): Laut dieser gelten zum Beispiel Elektro-Scooter immer als Kraftfahrzeuge und sind demnach kennzeichnungspflichtig. Eine Steuerfreiheit für diese Fahrzeuge bei der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung an Arbeitnehmer entfällt somit. Jedoch wird seit dem Veranlagungs- beziehungsweise Lohnzahlungszeitraum 2020 bis vorerst 2030 der UVP des Herstellers für den zu berechnenden geldwerten Vorteil lediglich mit einem Viertel angesetzt. Das gilt für die Privatfahrten, für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie für etwaige steuerpflichtige Familienheimfahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung. Das Viertel des UVP kommt auch nur bei reinen Elektrofahrzeugen zum Ansatz, deren Bruttolistenpreis zudem nicht mehr als 60.000 Euro betragen darf. Beispiel: Ein E-Scooter (Bruttolistenpreis 2.000 Euro) wird einem Arbeitnehmer im Januar 2022 zur Privatnutzung und zu Fahrten zwischen Wohn- und erster Tätigkeitsstätte überlassen; die Distanz beträgt in letzterem Fall fünf Kilometer. Beim geviertelten Bruttolistenpreis (500 Euro) ergibt sich ein geldwerter Vorteil für Privatfahrten von 5 Euro. Im Gegensatz zur Gehaltsumwandlung beim vorigen Beispiel sind hierbei die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte aufzunehmen. Hier rechnet man 0,03 Prozent von 500 Euro und multipliziert dies mit den Kilometern. Das Ergebnis in unserem Fall: sage und schreibe 75 Cent, was unterm Strich einen zu versteuernden monatlichen geldwerten Vorteil von 5,75 Euro ergibt. „Der ein oder andere Fuhrparkmanager und Dienstwagenfahrer wird diese Berechnungsmethode aus dem Lohnsteuerrecht wiedererkennen – nur dass es sich bei Elektro-Scootern eben um wesentlich niedrigere Summen handelt als bei der bislang gewohnten Geschäftswagen-Flotte“, unterstreicht Isabel Schneider. Diese Berechnung kann im Übrigen bei einem Mitarbeiter für beliebig viele überlassene eKF beziehungsweise S-Pedelecs angewandt werden, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug zu behandeln sind.
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