Lohnt sich die Investition? Welchen Nutzen bieten elektronische Fahrtenbücher im Flottenalltag? Die wichtigsten Fragen zum E-Fahrtenbuch beantworten wir hier in unserer FAQ-Liste.
Für ein rechts- und finanzamtskonformes Fahrtenbuch gilt: Jede einzelne Fahrt muss zeitnah und lückenlos dokumentiert werden (u.a. Fahrer, Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Zieladresse, Anlass der Fahrt). Um den beträchtlichen zeitlichen und organisatorischen Aufwand im Fuhrparkalltag zu reduzieren, werden elektronische Fahrtenbücher immer beliebter.
Sie bestehen aus einer speziellen Software-Lösung (Desktop und/ oder Smartphone-App), die – im Gegensatz zu einer Excel-Tabelle – nachträgliche Änderungsmöglichkeiten ausschließt und automatisiert alle notwendigen Informationen erfasst. Zur Datenerfassung und -übertragung wird meist eine nachrüstbare, herstellerübergreifend funktionierende Telematik-Komponente eingesetzt, die einmalig im Firmenwagen installiert wird („Plug and Play“-Prinzip: OBD-Stecker, Telematik-Box).
Für Fuhrparks, die überwiegend aus klassischen Dienstwagen für Vertrieb und Management bestehen, ist vor allem die Fahrtendokumentation ein nützliches Tool im Arbeitsalltag. So haben Vertriebsprofis mit einem elektronischen Fahrtenbuch jederzeit einen Überblick über bereits absolvierte Kundentermine und besuchte Geschäftspartner.
Dabei können die Fahrtenbuch-Aufzeichnungen auch als Arbeitsnachweis gegenüber der Personalabteilung oder Vorgesetzten genutzt werden.
Die automatische Erfassung des Kilometerstands erleichtert es, Service- und Inspektionstermine vorausschauend zu planen. Ebenso können unliebsame Überraschungen bei der Rückgabe des Leasingfahrzeugs durch das Überschreiten der vereinbarten Laufleistung von Fuhrparkverantwortlichen eher und leichter erkannt – und dadurch ggfalls. vermieden werden.
Für Service-, Transport- und Lieferflotten liegt der wesentliche Vorteil eines elektronischen Fahrtenbuchs in der Möglichkeit zur eindeutigen Erfassung unterschiedlicher Fahrer: So können Verwarnungen bei Überschreiten der Geschwindigkeit oder Verstößen gegen die Verkehrsordnung auch noch nachträglich einfach ermittelt und dem richtigen Fahrzeuglenker zugeordnet werden.
Zudem können automatisierte Fahrtenbuch-Aufzeichnungen bei Logistikflotten auch als Lieferbestätigung sowie zur Rechnungsstellung gegenüber Kunden eingesetzt werden. Auch zum Ausschließen unerwünschter Privatfahrten bei Poolfahrzeugen – etwa in der Pflegedienst- oder Baubranche – kann der Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs hilfreich sein.
Die Einführung eines E-Fahrtenbuchs sollte mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt und von ihr mitgetragen werden. Eine Einführungsschulung erleichtert Mitarbeitern den Einstieg in das neue System und steuert präventiv Eingabefehler entgegen, die das Finanzamt regelmäßig zu Lasten der Steuerpflichtigen auslegt.
Sichergestellt werden muss auch, wer als Ansprechpartner im Unternehmen für Fragen und Probleme sowohl der Mitarbeiter als auch des Dienstleisters bereitsteht.
Unternehmen müssen alle fahrzeugbezogenen Kosten gegenüber dem Dienstwagen-Nutzer ausweisen. Dazu eignet sich ein standardisiertes Flottenmanagementsystem, welches alle Kosten erfasst.
Elektronische Lösungen bieten vielfältige Vorteile gegenüber einem handschriftlichen Fahrtenbuch. Sie schreiben sich nahezu „von selbst“ - meist muss nur noch die Art der Fahrt (z.B. betrieblich, privat) vom Fahrer eingetragen werden (Zeitersparnis).
Dabei wird jede Fahrt vom System automatisch erfasst. Somit ist eine lückenlose Aufzeichnung garantiert. Unleserliche oder vergessene Fahrten werden ausgeschlossen (Fehlerminimierung).
Häufig gefahrene Routen (z.B. zu Kunden oder Geschäftspartnern) können bei vielen Fahrtenbuch-Lösungen gespeichert und dann einfach per Mausklick/ Fingertip ausgewählt werden (Arbeitserleichterung).
Die Aufzeichnungen können vom Fuhrparkverantwortlichen von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt eingesehen und zur Analyse sowie Optimierung des Flottenbetriebs genutzt werden: So lassen sich unrentable Fahrzeuge identifizieren und auch weitere Indikatoren – etwa der für den Nachhaltigkeitsbericht erforderliche CO2-Ausstoß der Flotte – datenbasiert ermitteln (Transparenz, Datenverfügbarkeit).
Einige Fahrtenbuch-Anbieter bieten auch eine Möglichkeit zur Live-Ortung des Fahrzeugs – und ermöglichen damit die Sicherstellung des Fahrzeugs im Diebstahlfall oder bei unbefugter Nutzung. Entsprechend ausgestattete Fahrzeuge erhalten bei Flottenversicherern oft einen Prämienrabatt (Kostenvorteil).
Jedes elektronische Fahrtenbuch verfügt zudem über eine Export-Funktion, mit der die Aufzeichnungen gegenüber Dritten rechtskonform verwendet werden können (z.B. Finanzamt, Verkehrsbehörde, Versicherung).
Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren elektronische Fahrtenbücher, solange sie dieselben ausführlichen Informationen enthalten wie handschriftliche Fahrtenbücher. Die wichtigsten Voraussetzungen für die Anerkennung sind:
· Datum
· Zweck der Fahrt
· besuchter Geschäftskontakt
· Ziel
· Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie
· Route (falls ein Umweg erforderlich war)
· Für Privatfahrten oder die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.
Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden. Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern. Das Finanzamt muss in der Lage sein, auf die Daten im elektronischen Fahrtenbuch zuzugreifen und diese zu analysieren.
Der Gesetzgeber fordert, dass Fahrtenbuch-Einträge „zeitnah“ vorgenommen werden. Nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben müssen technisch grundsätzlich ausgeschlossen sein. Die meisten Software-Lösungen orientieren sich an der inoffiziellen 7-Tage-Frist der Finanzämter und lassen nach Ablauf dieses Zeitraums keine Änderungen am Fahrtenbuch mehr zu.
„Allerdings gibt es keine Vorschrift, dass eine elektronisch dokumentierte Fahrt binnen sieben Kalendertagen durch das Fahrpersonal bestätigt werden muss“, betont Arealcontrol Geschäftsführer Ulric Rechtsteiner. „Zeitnah“ bedeutet also nicht, dass später bestätigte Fahrten generell nicht anerkannt würden, insbesondere wenn es offensichtliche Gründe hierfür gibt. Solche Umstände können etwa ein längerer Messebesuch oder eine zweiwöchige, dienstliche Flugreise sein, die eine früheren Eintrag verhindert haben.
Die meisten E-Fahrtenbücher können am Computer über ein Webportal geführt werden. Häufig gibt es zusätzlich eine App für alle gängigen Smartphones, die eine unkomplizierte und ortsunabhängige Bearbeitung ermöglicht.
Fahrtenbücher und Kostenbelege für das Auto müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen. Fahrzeugbezogenen Kosten erhält der Dienstwagennutzer vom Fuhrparkverantwortlichen.
Überlässt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern den Firmenwagen auch zur privaten Nutzung, muss der dadurch entstehende geldwerte Vorteil versteuert werden. Die Besteuerung erfolgt entweder über eine Pauschale, die sich am Bruttolistenpreis des Fahrzeugs orientiert (sog. „1-Prozent-Regelung“) oder über ein Fahrtenbuch, mit dem die berufliche Nutzung des Firmenwagens belegt werden kann.
Dabei müssen nur die tatsächlich gefahrenen Privatkilometer versteuert werden. Somit lohnt sich das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs vor allem für Firmenwagen, die über einen hohen Bruttolistenpreis verfügen und überwiegend geschäftlich genutzt werden.
Software-Anbieter rechnen mit einer durchschnittlichen Steuerersparnis von 2.758 Euro pro Firmenfahrzeug - ohne höheren bürokratischen Aufwand im Tagesgeschäft.
Ob und wieviel genau gespart wird, lässt sich nur am konkreten Fall bestimmen, aber es gelten folgende Faustregeln: Je weniger ein betriebliches Fahrzeug privat genutzt wird, umso ungünstiger ist die 1-Prozent-Regelung, denn mehr Ausgaben könnten steuerlich abgesetzt werden. Und auch je älter das Fahrzeug, desto ungünstiger ist die 1-Prozent-Regelung.
Ein Methodenwechsel ist nur zu Jahresbeginn oder bei einem neuen Auto möglich.
Die Daten des Fahrers gehören ihm. Eine Weitergabe darf nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung erfolgen und nicht automatisch auf dem Zentralrechner des Arbeitgebers eingespielt werden. Allein der Fahrer bestimmt, welche Daten weitergeleitet werden und das ist Bestandteil des Arbeitsvertrages oder einer Betriebsvereinbarung. Auf die Daten, die ein E-Fahrtenbuch zu steuerzwecken führt, hat nur der entsprechende Fahrer Zugriff.
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