Nutzung von Firmenwagen: gerechter, aber aufwändiger

Von Detlef G. A. Juhrich

Nach § 14 Absatz 1 Satz 1 SGB IV gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zum Arbeitsentgelt im Sinne des Sozialversicherungsrechts – ganz unabhängig davon, ob ein Rechtsanspruch darauf besteht oder nicht und in welcher Form diese Einnahmen geleistet werden. So kann auch die Überlassung eines Firmenwagens an einen Mitarbeiter zur privaten Mitbenutzung als Sachbezug "Arbeitsentgelt" sein. Diese Rechtsauffassung wurde anlässlich einer Besprechung der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger erst kürzlich wieder bestätigt.

Eine Auffassung mit Konsequenzen: Denn das bedeutet, dass bei der Überlassung eines Firmenwagens, der auch privat mitbenutzt werden darf, nicht nur das Steuerrecht zu beachten ist, sondern auch ein Auge auf die sozialversicherungsrechtliche Behandlung geworfen werden muss. Auswirkungen auf den Sozialversicherungsabzug des Mitarbeiters ergeben sich aber nur, sofern die von den Sozialversicherungsträgern definierten Beitragsbemessungsgrenzen nicht überschritten werden.

Denn in diesem Fall steigt bei einer Firmenwagenüberlassung nicht nur die Steuerlast, sondern auch der Sozialversicherungsbeitrag des Mitarbeiters.

Aktuell liegt die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung bundesweit einheitlich bei monatlich 4.425 Euro (Jahreswert 53.100 Euro). In der Renten-und Arbeitslosenversicherung beträgt der Grenzwert in den alten Bundesländern 6.500 Euro pro Monat (Jahreswert 78.000 Euro), in den neuen Bundesländern ist er mit 5.800 Euro (Jahreswert 69.600 Euro) etwas geringer.

Abgaben abhängig vom Einkommen

Der Blick auf die Beitragsbemessungsgrenzen zeigt, dass gut verdienende Führungskräfte wohl keine Probleme mit steigenden Sozialabgaben bei Dienstwagenüberlassung haben werden, da ihr Arbeitseinkommen über den Grenzwerten liegen dürfte. Anders sieht es jedoch bei den Kollegen des mittleren Managements, bei Kundenbetreuern und Außendienstmitarbeitern, bei angestellten Fahrschullehrern, Taxi- und Kurierdienstfahrern und ähnlichen Berufsgruppen aus, sofern ihr Gehalt unter den sozialversicherungsrechtlichen Beitragsbemessungsgrenzen liegt.

Hier löst eine Firmenwagenüberlassung nicht nur Steuern, sondern auch Sozialabgaben aus, falls eine private Mitbenutzung des Fahrzeugs nicht beweisbar ausgeschlossen wird.

Zur sozialversicherungsrechtlichen Bewertung dieser Art von Sachbezug orientieren sich die Sozialversicherungsträger am Einkommensteuerrecht und übernehmen die von der Finanzverwaltung in § 8 Abs. 2 S. 2 und 3 EStG definierten Regelungen. Das heißt: Die 1-Prozent-Regel oder ein korrektes Fahrtenbuch werden der Berechnung der Sozialversicherungsbeträge aus dem geldwerten Vorteil der Dienstwagenüberlassung zugrunde gelegt.

Nutzungsminderung auch bei Sozialversicherungsbeiträgen

Nunmehr hat der Bundesfinanzhof in zwei Urteilen vom 30.11.2016, Az.: VI R 49/14 und Az.: VI R 2/15 entschieden, dass ein an den Arbeitgeber gezahltes Nutzungsentgelt den zu versteuernden Nutzungswert mindert, jedoch bei Übersteigen des nach 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuchmethode ermittelten Nutzungswertes weder zu negativem Arbeitslohn noch Werbungskostenabzug führt. Bei null Euro ist Schluss.

Darüber hinaus – und das ist noch entscheidender – hat der Bundesfinanzhof in den vorstehenden Urteilen unter Aufgabe seiner bisherigen Rechtsprechung erkannt, dass vom Arbeitnehmer selbst getragene Kraftfahrzeugkosten (z.B. Benzin, Steuer, Versicherung) den pauschal ermittelten Nutzungswert nach der 1-Prozent-Regel mindern, sofern der Mitarbeiter den von ihm getragenen Aufwand belegen kann.

Die Finanzverwaltung ist den Entscheidungen des Bundesfinanzhofs über den entschiedenen Einzelfall hinaus gefolgt und hat diese Rechtssicht mit BMF-Schreiben vom 21.9.2017, BStBl 2017 I) nicht nur übernommen, sondern auch auf nach Fahrtenbuchmethode ermittelte Nutzungswerte ausgedehnt.

Dem sind mit einiger Verspätung nunmehr auch die Sozialversicherungsträger gefolgt. In einer Besprechung der Spitzenorganisation der Sozialversicherungsträger am 22.3.2018 wurde beschlossen, dass die neuen steuerrechtlichen Minderungsmöglichkeiten des Nutzungswertes durch den Arbeitgeber grundsätzlich auch bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen sind.

Folgen für die Buchhaltung

Wie ist in solchen Fällen nunmehr lohnbuchhalterisch zu verfahren? Sofern sich aus arbeits- oder dienstrechtlichen Vereinbarungen nichts anderes ergibt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die individuell vom Mitarbeiter getragenen Fahrzeugkosten bei der Ermittlung des privaten Fahrzeugnutzungsanteils im Lohnsteuerabzugsverfahren (und natürlich auch bei Berechnung der Sozialversicherungsabzüge) einzupflegen und den Nutzungswert entsprechend zu mindern.

Hierzu muss der Arbeitnehmer jährlich fahrzeugbezogen schriftlich die Höhe der individuellen Fahrzeugkosten und die Gesamtfahrleistung des Kraftfahrzeugs erklären und im Einzelnen umfassend darlegen und belastbar nachweisen. Der Arbeitgeber hat aufgrund dieser Erklärungen und Belege des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug (und Sozialversicherungsabzug) durchzuführen, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Ermittlungspflichten des Arbeitgebers ergeben sich hierdurch nicht.

Es soll aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet werden, wenn der Lohnsteuerabzug zunächst vorläufig – gegebenenfalls am Vorjahreswert orientiert – durchgeführt und zum Jahresende, auf jeden Fall vor Erstellung der Jahreslohnsteuerbescheinigung, berichtigt wird. Dem haben sich die Sozialversicherungsträger angeschlossen.

Nach Vorlage der Lohnsteuerbescheinigung kann der Mitarbeiter seine selbst getragenen Dienstwagenkosten zwar noch im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen, in der Sozialversicherung führt dies jedoch nicht zu nachträglichen Beitragsminderungen. Die neue Rechtslage bringt auf jeden Fall wieder ein Stück mehr Abgabengerechtigkeit, aber wahrscheinlich auch deutlich erhöhten Verwaltungsaufwand mit sich.