Telematik im Fuhrpark: Für wen lohnt sie sich?
Viele Fuhrparks arbeiten noch mit Excel und verstreuten Daten, was mit wachsender Flotte immer unübersichtlicher wird. Genau hier setzen Telematik-Systeme an.
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Viele Fuhrparks arbeiten noch mit Excel und verstreuten Daten, was mit wachsender Flotte immer unübersichtlicher wird. Genau hier setzen Telematik-Systeme an.
Telematik steht für „Telekommunikation“ und „Informatik“ und meint die Erfassung, Übertragung und Auswertung von Fahrzeugdaten in Echtzeit. Eine im Fahrzeug verbaute Box sammelt dabei kontinuierlich Informationen und übermittelt sie an eine zentrale Plattform, wo sie für das Flottenmanagement ausgewertet werden.
Fuhrparkmanager erkennen dank Telematik schnell, wo sich jedes Fahrzeug befindet, wie hoch der Tank- oder Ladestand eines Autos ist, welchen Kilometerstand es hat und wer gerade am Steuer sitzt. Auch die Planung von Wartungen, bevor Schäden entstehen, wird dank automatischer Fehlermeldungen möglich.
Wenn zum Beispiel ein Servicetechniker im Stau steht oder ein Fahrzeug ungeplant ausfällt, lässt sich dank Telematik schneller reagieren und Touren können kurzfristig angepasst werden. Disponenten müssen nicht erst telefonieren, sondern sehen direkt im System, welches Ersatzauto verfügbar ist. Auch bei Pannen lässt sich schneller reagieren. Interessant wird das Thema Telematik auch bei der Kfz-Versicherung, denn dort kann sich der Einsatz finanziell bemerkbar machen.
Richtig spürbar wird der Nutzen von Telematik meist erst bei mehreren Fahrzeugen, denn ab einer gewissen Flottengröße wird die Verwaltung aufwendig. Auch die Branche sowie die bereits vorhandenen Prozesse sind entscheidend. Laut der Dataforce Studie „Telematik in Flotten“ aus dem Jahr 2025 nutzen 21 Prozent der deutschen Flotten Telematik-Systeme bereits ab fünf Fahrzeugen. In größeren Flotten ab 16 Fahrzeugen sind es schon 40 Prozent. Die manuelle Kontrolle von Kraftstoffverbrauch, Wartungsintervallen sowie Fahrverhalten ist bei Flotten dieser Größe nicht mehr effizient möglich.
Besonders von Telematik profitieren Logistikbetriebe, Handwerksbetriebe und Unternehmen mit Außendienstorganisation, deren Flotten oft stark verteilt sind. Doch auch kleinere Flotten profitieren von der verbesserten Transparenz, zum Beispiel wenn das Unternehmen im Rahmen der CSRD-Berichterstattung Nachhaltigkeitsziele verfolgt.
Wer als Fuhrparkmanager nicht auf Anhieb sagen kann, wie hoch die Kraftstoffkosten des letzten Quartals waren oder wie viele Schadensfälle es gab, sollte sich mit Telematik beschäftigen. Denn diese Informationen liegen dann automatisch digital vor.
Bei Flotten mit einem hohen Anteil an E-Autos ist das Thema Telematik besonders relevant, denn damit lassen sich der Ladezustand, die verbleibende Reichweite und die benötigte Ladezeit überprüfen.
Ebenfalls interessant ist Telematik vor dem Hintergrund der Privatnutzung von Firmenfahrzeugen und dem damit verbundenen geldwerten Vorteil für Mitarbeiter. Häufig wird aus Bequemlichkeit die 1-Prozent-Regelung für die Versteuerung gewählt, um nicht den Verwaltungsaufwand eines Fahrtenbuchs zu haben.
Mit einem GPS-Tracker im Fahrzeug, wie er bei Telematik-Systemen üblich ist, wird die Erfassung der Fahrstrecken für das Finanzamt deutlich leichter. Dienstwagenfahrer, die privat nicht viel fahren, können mit dieser Methode im Gegensatz zur 1-Prozent-Regelung oft Geld sparen.
Wichtig dabei ist jedoch, dass nicht jedes Telematik-System automatisch die Anforderungen an ein Fahrtenbuch erfüllt. Meist muss noch händisch nachgearbeitet werden. Fuhrparkmanager sollten diesen Aspekt bei der Auswahl einer Telematik-Software aber im Hinterkopf behalten.
Für den überwiegenden Teil der Unternehmensflotten in Deutschland ist Telematik keine Pflicht. Für bestimmte Fahrzeugkategorien gibt es zwar bestimmte Regelungen. So müssen zum Beispiel Lkw über 3,5 Tonnen einen digitalen Fahrtenschreiber haben, der Lenk- und Ruhezeiten aufzeichnet. Dieser zählt jedoch nicht automatisch als Telematik-System.
Telematik bleibt eine unternehmerische Entscheidung, die Unternehmen aus betriebswirtschaftlichen Motiven treffen können und muss nicht aufgrund gesetzlicher Vorgaben hin erfolgen. Dadurch können Fuhrparkverantwortliche und die Geschäftsführung eines Unternehmens selbst abwägen, ob sich Telematik für ihre Flotte lohnt.
Telematik klingt nach einer klaren Sache, doch es gibt auch Schattenseiten. Der größte Kritikpunkt ist der Datenschutz. Viele Beschäftigte empfinden die dauerhafte Datenerfassung als Überwachung.
Hat ein Unternehmen einen Betriebsrat, muss die Einführung von Telematik mit ihm abgestimmt werden. Schließlich handelt es sich bei der Erfassung der Fahrerdaten um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, die klaren Regelungen zur Datenspeicherung, zum Zugriff sowie zur Verwendung unterliegen. Doch auch ohne Betriebsrat empfiehlt es sich, vor dem Rollout eine schriftliche Regelung zur Datennutzung zu treffen, etwa in Form einer Betriebsvereinbarung oder internen Richtlinie.
Fuhrparkmanager sollten die Einführung von Telematik-Systemen transparent kommunizieren und Mitarbeitern ihre Sorgen nehmen. Fahrer bereits in der Evaluierungsphase einzubinden, zum Beispiel durch Informationsveranstaltungen oder eine Pilotgruppe, kann die Akzeptanz deutlich erhöhen und Widerständen beim späteren Rollout vorbeugen.
Auch technisch und organisatorisch sollte die Integration von Telematik in bestehende Fuhrparkmanagementsysteme nicht unterschätzt werden, denn sie funktioniert nicht immer reibungslos. Bei heterogenen Fuhrparks können die unterschiedlichen Fahrzeugmarken, -jahrgänge und implementierten Softwareversionen für eine eingeschränkte Kompatibilität sorgen, weshalb Fuhrparkmanager genügend Zeit und Budget für die Integration einplanen sollten. Außerdem lohnt es sich, beim Vergleich verschiedener Anbieter auf die Schnittstellen zu bestehenden Systemen zu achten, zum Beispiel zu Enterprise-Resource-Planning-Software.
Das Budget ist auch ein Thema, wenn es um die monatliche Nutzung der Software geht. Denn Telematik ist kein Einmalposten, sondern funktioniert als Abo-Modell mit laufenden Gebühren für Lizenzen und die Nutzung der Plattform. Monatliche Kosten für jedes Fahrzeug der Flotte summieren sich, allerdings muss gegengerechnet werden, was sich durch die effizientere Verwaltung dank Telematik auch wieder einsparen lässt. Ob sich die Investition lohnt, zeigt sich meist erst nach einigen Monaten im laufenden Betrieb.
Spezielle Telematik-Versicherungstarife bieten die Möglichkeit für Kostensenkungen, doch kann die Versicherung durch Telematik auch teurer werden? Grundsätzlich ist das möglich, denn Telematik-Tarife in der Kfz-Versicherung basieren auf dem Prinzip der persönlichen Fahrweise „Pay-how-you-drive“.
Je risikoärmer jemand fährt, desto günstiger ist der Versicherungstarif. Ein riskantes Fahrverhalten mit starken Beschleunigungen, abrupten Bremsmanövern und häufigen Nachtfahren kann zu höheren Prämien führen. Die Telematik-Versicherungstarife sind jedoch in erster Linie auf Privatpersonen ausgelegt, denn bei gewerblichen Tarifen ist der Fahrer nicht der Versicherungsnehmer.
Doch auch bei gewerblichen Flotten gibt es im Hinblick auf die Versicherung Anreize für die Nutzung von Telematik. So bieten zum Beispiel einige Versicherungen an, dass Fahrzeuge mit Telematik-Lösungen zum Schutz vor Diebstahl von günstigeren Prämien profitieren.
Viele Flottenversicherungen orientieren sich in der Höhe ihrer Prämie an der tatsächlichen Schadensquote und hierbei kann Telematik helfen. Unfallursachen lassen sich dokumentieren und auch das Fahrverhalten verbessern, wodurch sich die Schadensquote verringern lässt.
Mit einem aussagekräftigen Telematik-Report können Fuhrparkmanager bei Prämienverhandlungen mit Versicherungsgesellschaften ein Argument für günstigere Tarife liefern. Die Voraussetzung ist, dass die Daten eine positive Entwicklung zeigen.
Eine Checkliste für Fuhrpark-Manager kann bei der Entscheidungsfindung helfen:
Für die Einführung spricht, wenn…
Gegen die Einführung spricht, wenn…
Fuhrparkmanager sollten vor der Einführung von Telematik mit dem Betriebsrat sprechen. Außerdem sollte das Thema Datenerfassung und Datenspeicherung gründlich geprüft und kommuniziert werden. Ein Vergleich verschiedener Anbieter ist unerlässlich, zum Beispiel Webfleet, YellowFox, Vimcar, Geotab oder Arval Connect.
Ob Telematik im Unternehmen akzeptiert wird, hängt stark davon ab, wie sie eingeführt wird. Mitarbeiter müssen verstehen, dass Telematik nicht der Kontrolle dient, sondern den Arbeitsalltag erleichtern soll.
