Sascha Conrad, Manager Travel & Fleet Management bei Sopra Steria, erklärt in diesem Beitrag, warum Ausschreibungen im Fuhrparkmanagement einsetzt und wie er trotz Mehraufwand damit Kosten spart.
Bei Ausschreibungen im Fuhrpark geht es weniger um Kostenreduktion, sondern primär darum, geeignete Partner für die zukünftige, gemeinsame Entwicklung der betrieblichen Mobilität im Unternehmen zu finden: „Wer als ‚Gewinner‘ aus einer Ausschreibung geht, zeigt sich oftmals erst nach Jahren – etwa dann, wenn die Laufleistung der Firmenwagen angepasst werden muss“, sagt etwa Sascha Conrad, Manager Travel & Fleet Management (Sopra Steria SE). Die Management- und Technologieberatung Sopra Steria (Hauptsitz: Hamburg) verfügt über einen User-Chooser-Fuhrpark mit rund 470 Fahrzeugen – überwiegend PKW der oberen Mittelklasse, davon ca. 20 Prozent (teil-) elektrisch. Conrad hat für sein Unternehmen bereits zahlreiche Ausschreibungen durchgeführt und erfolgreich abgeschlossen – u.a. für die Bereiche Leasing, Fuhrparkmanagement, Bike-Leasing und fuhrparknahe Dienstleistungen (z.B. Transfer von Fahrzeugen).
„Die größte Herausforderung bei einer Ausschreibung ist es jedes Mal, den Unterschied zu erkennen zwischen kurzfristigen Einsparpotenzialen und dem gemeinsamen Willen, eine nachhaltige Strategie für den Fuhrpark aufzubauen“, so der Sopra Steria-Fuhrparkleiter. Ergebnisoffenheit ist für Conrad die Grundvoraussetzung einer erfolgreichen Ausschreibung: „Ausschreibungen sind nicht immer mit einem Lieferantenwechsel verbunden. Es kann auch heißen: Der Weg, den wir heute gehen, ist bereits der richtige. Das gibt dann Planungssicherheit und setzt Kapazitäten für gemeinsame Strategien frei.“
So zeichnet sich die Entwicklung ab, bei Ausschreibungen weniger allgemeine Tätigkeiten als vielmehr zentrale Ergebnisse individuell zu definieren: Wurden vor einigen Jahren noch lange Leasingpreislisten von den Bietern angefordert, konzentriert man sich heute eher auf die meist genutzten Fahrzeuge in unterschiedlichen Laufleistungen. Conrad: „Seit einigen Jahren wächst auch der Trend zu Service Level Agreements und individuellen Rahmenverträgen.“ Die Zeit für diesen Prozess muss vom Fuhrparkverantwortlichen einkalkuliert werden: Gerade bei größeren Projekten (Beauftragung einer Fuhrparkmanagementgesellschaft, neuer Leasingpartner etc.) können zwischen neun und zwölf Monaten bis zu einem erfolgreichen Vertragsabschluss vergehen. „Eine gute Vorbereitung ist daher elementar, das Tagesgeschäft geht schließlich weiter“, sagt der Sopra-Steria-Fleet Manager.
Conrad rät dazu, vor jeder Ausschreibung einen konkreten, detaillierten Projektplan zu erstellen, der feste Termine bis zum Vertragsabschluss setzt – und noch darüber hinaus: „Was oftmals vernachlässigt wird, ist es, genügend Zeit für die Umstellungs- und Implementierungsphase einzuplanen!“ Auch das persönliche Kennenlernen ist wichtig: Deshalb sollten Fuhrparkverantwortliche vor Vertragsunterzeichnung bei einem neuen Anbieter (virtuelle) Termine mit ihren zukünftigen Betreuern und den Austausch mit Ansprechpartnern der Fachabteilungen suchen. Conrad: „Sprechen Sie dabei nicht nur über die Ausschreibung, sondern vor allem aktuelle Themen wie Halbleiterkrise, Lieferschwierigkeiten oder Chancen und Risiken der Elektromobilität an. So erfahren Fuhrparkmanager sehr schnell, ob ihr zukünftiger Geschäftspartner sich eher als Auftragsverwalter oder als Gestalter ihres Fuhrparks versteht.“
„Eine Leasingkalkulation ist immer eine hochspannende Angelegenheit. Das Zusammenspiel von Restwert, Zins und Nachlass weckt sehr schnell den Wunsch nach Verhandeln“, berichtet Fuhrparkleiter Sascha Conrad. „Wenn Sie von Ihrem Gegenüber volle Transparenz bei der Offenlegung der Kalkulationsparameter verlangen, überlegen Sie sich genau, was die Beweggründe hierfür sind. Was bringt es mir, wenn ich für eine Laufzeit und Laufleistungsvariante den Restwert um x Prozent erhöhen kann? Was wären die Auswirkungen auf die Gesamtkosten des Fuhrpark? Greifen diese Einsparungen auch langfristig?“
Für die Gespräche mit verschiedenen Dienstleistern empfiehlt Fleet Manager Conrad eine „fuhrparkorientierte Verhandlungsführung“: Während große Fuhrparks häufig Wert auf finanzielle Einsparungen bei den Gesamtkosten legen, kann für kleinere und mittelständische Flotten eine gut aufgestellte Kundenbetreuung die administrativen Prozesse erleichtern und dadurch einen deutlichen Mehrwert bieten.“
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