Eine professionelle Ausschreibung kostet Zeit. Zugleich ist sie eine Chance, die Unternehmensflotte strategisch weiterzuentwickeln. Vor allem drei Gründe sprechen dafür, Dienstleistungen im Fuhrpark professionell auszuschreiben.
Leasingpartner, Firmenwagen-Versicherung, Reifenhändler, Werkstatt: Im Fuhrpark kleiner und mittelständischer Unternehmen bestehen meist langjährige und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen, häufig auch mit einem regionalen Anbieter. Die Kosten für den Dienstleister sind fest budgetiert, die Zusammenarbeit funktioniert verlässlich. „Für eine Ausschreibung besteht keine Notwendigkeit.“ Der Grund für diese weit verbreitete Einschätzung: Gerade beim Thema „Fuhrpark“ – das in fast allen Unternehmen zu den größten Kostenblöcken gehört – werden Ausschreibungen gerne als ein Druckmittel missverstanden, um bisherige Verträge im Preis zu drücken. „Dabei sind Ausschreibungen bei richtiger Herangehensweise nichts anderes als eine Möglichkeit, den Unternehmensfuhrpark strategisch weiterzuentwickeln“, sagt Ausschreibungsexperte André Horl, Trainer der bfp AKADEMIE.
Im Seminar der bfp AKADEMIE „Professionelle Fuhrparkausschreibung“ rät Horl dazu, Ausschreibungen vor allem als eine Möglichkeit zu verstehen, „Stand, Stärken und Schwachstellen im eigenen Fuhrpark zu quantifizieren, das eigene Partnernetzwerk zu überprüfen und neue Trends und Services am Markt zu erkennen.“ „Ausschreibungen sind nicht immer mit einem Lieferantenwechsel verbunden“, sagt auch Sascha Conrad, Manager Travel & Fleet Management bei der Sopra Steria SE: Das Ergebnis einer erfolgreichen Ausschreibung kann ebenso die Vertiefung oder strategische Erweiterung der bisherigen Geschäftsbeziehungen (etwa um neue Services oder gemeinsame Ziele) auf einer belastbaren Grundlage sein. „Ausschreibungen laufen meist parallel zum Tagesgeschäft und sind insofern auch eine Fleißaufgabe für das Fuhrparkmanagement“ (Horl).
Tatsächlich MÜSSEN nur Fuhrparks im öffentlichen Sektor – Bund, Länder, Städte, Kreise, Kommunen – nach dem Wettbewerbsbeschränkungs-Gesetz (GWB) und der Vergabeordnung (VgV) ausschreiben („unbeschränkte“, z.B. europaweite Ausschreibung). Auch für Unternehmen, die Aufgaben im Allgemeininteresse wahrnehmen und überwiegend von öffentlichen Auftraggebern finanziert werden, ist ein Vergabeverfahren gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Wohnungsbau- und Wirtschaftsförderungsgesellschaften, kommunale Parkhausunternehmen, Trinkwasser-, Energie- und Verkehrsversorgung). Kommerzielle Fuhrparks hingegen MÜSSEN nicht ausschreiben – sie KÖNNEN. Da eine professionelle Ausschreibung im Alltag meist einen zusätzlichen Zeitaufwand bedeutet, nutzen Fuhrparkverantwortliche im Mittelstand in der Praxis meist das Mittel der „freihändigen Vergabe“, das heißt: Sie wenden sich direkt an ein Unternehmen, um über Verträge oder Vertragsanpassungen zu verhandeln. „Eine unstrukturierte Vergabe ist manchmal der angenehmere Weg. Aber gelegentlich ist auch ein Extraschritt notwendig, um den eigenen Fuhrpark strategisch weiterzuentwickeln“, sagt bfp AKADEMIE-Trainer André Horl.
Er rät allen Fuhrparkleitern dazu, alle drei bis vier Jahre einen Teilbereich des Fuhrparks wie Leasing, Telematiklösung, IT-Lösung, Schadenmanagement /Versicherung oder allgemeine Verwaltungsprozesse (Strafzettelmanagement, Belegarchivierung, Buchung, Führerscheinkontrolle etc.) zu überprüfen – und dazu eine professionelle, „beschränkte“ Ausschreibung zu erstellen.
Im Gegensatz zu einer öffentlichen („unbeschränkten“) Ausschreibung wird dabei nur ein begrenzter, selbstgewählter Bieterkreis aufgefordert, ein Angebot für die ausgeschriebene Dienstleistung abzugeben.
Vor allem drei Gründe sprechen dafür, Dienstleistungen im Fuhrpark professionell auszuschreiben.
Wer als Fuhrparkleiter betriebswirtschaftlich handelt, muss Verträge und Einkaufsbedingungen regelmäßig überprüfen. Das Ende der Vertragsbeziehung ist für viele Fuhrparkverantwortliche ein konkreter Anlass, um über eine Ausschreibung nachzudenken: Bezahlt man eigentlich (noch) einen marktüblichen Preis für Leasingpartner und Autohäuser, Versicherungen oder das Werkstattnetz? Wichtig dabei: „Eine Ausschreibung ist kein Misstrauens-Votum für bestehende Geschäftspartner! Sie ist für beide Seiten ein Signal, sich geschäftlich weiterentwickeln zu wollen“, sagt bfp AKADEMIE-Trainer Horl.Dazu gehört es auch, Partner über das Vorhaben einer Ausschreibung, die Wünsche und Anforderungen zu informieren und ihnen eine Möglichkeit für ein eigenes Angebot zu geben.
Vielen Flottenverantwortlichen wird erst beim Erstellen einer professionellen Ausschreibung klar, welche Tätigkeiten und Prozesse die eigentlichen Zeit- und Kostenfresser in ihrem Fuhrpark sind. Oftmals ergeben sich dabei konkrete Anregungen für die Praxis, welche weiteren Dienstleistungen es mittlerweile auf dem Markt gibt und ob sich eine Ausschreibung lohnt (z.B. Digitale Führerscheinkontrolle, Fahrtenbuch, Software/Mobilitäts-Apps, Tankkarten, Ladesysteme). Auch bei Ausschreibungen gibt es Trends: Immer öfter rückt die Software statt der Hardware (Bereifung, KFZ-Bestellung etc.) in den Fokus der Vergaben. Aufträge und Anfragen zur Integration des Fuhrparks in die Software-Architektur des Unternehmens nehmen zu, hat auch André Horl beobachtet.
Ein „Patentrezept“ – einen klassischen Quick-Win für alle Fuhrparks - gibt es (leider) nicht. „Jeder Fuhrpark ist individuell und hat seine eigenen Stärken und Schwächen“, berichtet André Horl. Gerade im Bereich Fuhrparkprozesse und -dokumentation besteht allerdings bei vielen Unternehmen Potenzial zur Automatisierung, das sich bei einer Ausschreibung auch in konkreten Kosten widerspiegelt.
Egal, ob es um neue Produkte und Technologien (z.B. Elektromobilität, Telematik, Connected-Car) oder neue Services (Auto-Abo, Car-Sharing, Mobilitätsbudgets, CO2-Reporting) geht: Der Markt der betrieblichen Mobilität verändert sich im Moment rapide – im Tagesgeschäft oftmals auch unbemerkt.
Ausschreibungen im Fuhrpark sind mehr als nur eine KANN-Leistung. Gerade für Fuhrparkverantwortliche im Mittelstrand bieten sie eine wertvolle Chance, den Fuhrpark und die eigene Rolle im Unternehmen weiterzuentwickeln. „Ausschreibungen sind eine Möglichkeit, sich inspirieren zu lassen – vom Markt, seinen Akteuren und Innovationen selbst“, hat auch bfp AKADEMIE-Trainer André Horl beobachtet. Unabhängig vom eigentlichen Ergebnis der Auftragsvergabe gilt: „Bereits durch die im Vorfeld erforderliche intensive Befassung mit den konkreten Kosten, Prozessen und Tätigkeiten wirken Ausschreibungen wie ein Erfolgsbeschleuniger für den Fuhrpark.“
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