Ein E-Bike als Dienstrad, das auch privat genutzt werden darf, ist im Sommer eine alternative zum Dienstwagen. Bei geeignetem Gehaltsmodell kann die private Nutzung auch steuerfrei sein.
Die einen lieben ausgedehnte Touren durch die Landschaft mit dem Mountainbike. Andere sind mit Beginn der Corona-Pandemie für den Weg zur Arbeit auf E-Bike umgestiegen. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern ein Dienstfahrrad statt einen Dienstwagen spendieren, handeln vielfach sinnvoll – gerade wenn das Unternehmen in der Stadt liegt, viele Jüngere beschäftigt und das Dienstrad auf privat genutzt werden darf. Aber auch im Rahmen von Mobilitätsbudgets oder flexiblen betrieblichen Mobilitätskonzepten, wie Fahrrad im Sommer und Autoabo im Winter, ist das Dienstrad ein wesentlicher Baustein. Die Mitarbeiter tun zur Arbeit radelnd etwas für ihre Gesundheit. Dabei schonen sie die Umwelt, was viele motiviert sowie das Image des Unternehmens stärkt und zu frei werdender Parkfläche auf dem Firmengelände beiträgt. Hinzu kommen Steuervorteile. Der Gesetzgeber hat die zunächst auf drei Jahre befristeten Steuervergünstigungen fürs Dienstfahrrad bis 2030 verlängert.
Insgesamt dürften mehr als 200.000 Dienstfahrräder im Straßenverkehr unterwegs sein, schätzt der Bundesverband mittelständische Wirtschaft. Wie beim Dienstwagen auch, können Arbeitgeber die Kosten für Dienstfahrrad oder das betrieblich eingesetzte Lastenfahrrad als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – sowohl Anschaffungs-, als auch laufende Kosten. Voraussetzung ist, dass die betriebliche Nutzung mindestens 50 Prozent beträgt.
Den Kaufpreis fürs Fahrrad schreiben Unternehmen laut AfA-Tabelle über sieben Jahre ab. Es sei denn, das Fahrrad kostet nicht mehr als 800 Euro ohne Umsatzsteuer. Dann können Unternehmen es als geringwertiges Wirtschaftsgut auch gleich auf einen Schlag steuerlich geltend machen. In höherpreisige Modelle zu investieren lohnt sich aber nicht nur wegen der besseren Qualität. Auch der Steuervorteil ist so größer. Und die Freude über ein Fahrrad, in das der Mitarbeiter privat vielleicht nicht investiert hätte, ist auch für Unternehmen etwas wert. Leasingkosten können Unternehmen wie beim Dienstwagen für die Mitarbeiter auch ungemindert sofort ansetzen.
Seit dem Jahr 2012 ist das Dienstfahrrad für Arbeitnehmer steuerlich dem Dienstwagen etwa gleichgestellt. Zusätzlich ist der geldwerte Vorteil für ab 2019 angeschaffte Räder bis 2030 steuerfrei. Dafür muss das Dienstfahrrad allerdings verkehrsrechtlich auch wirklich als Fahrrad gelten. Nur dann bleibt der entstehende geldwerte Vorteil steuerfrei. Eine eventuelle Motorunterstützung darf das Rad auf höchsten 25 Stundenkilometer beschleunigen. Sonst entsteht ein geldwerter Vorteil, der – wie beim Elektroauto auch – monatlich mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises anzusetzen ist.
So genannte Speed-Pedelecs scheiden steuerlich aus – die schnellen E-Bikes gelten als Kraftfahrzeuge und tragen Kennzeichen sowie Versicherungspflicht. Ist das E-Dienstfahrrad als Kraftfahrzeug eingestuft, gelten für den geldwerten Vorteil die Regeln zur Pkw-Besteuerung.
Das Fahrtenbuch dürfte für die Berechnung des geldwerten Vorteils aus dem Dienstfahrrad zumeist unpraktikabel sein. Mitarbeiter werden stattdessen die Ein-Prozent-Methode für ihr Dienstfahrrad nutzen. Hierfür runden sie den Fahrrad-Listenpreis auf volle 100 Euro ab und zahlen so bei einem Preis von beispielsweise 1.099 Euro auf 1.000 Euro monatlich die auf den geldwerten Vorteil entfallende Einkommensteuer.
Den Arbeitsweg können Dienstradfahrer in der Einkommensteuererklärung auch mit Dienstfahrrad statt Dienstwagen in Höhe von 0,30 Euro je Entfernungskilometer ansetzen. Den Weg zur Arbeit müssen sie im Gegenzug wiederum nicht mit 0,03 Prozent je Entfernungskilometer zusätzlich als geldwerten Vorteil versteuern, hebt der Allgemeine Deutsche Fahrrad Club (ADFC) hervor. Dieser Aufschlag fällt nur für als Kraftfahrzeuge eingestufte E-Bikes an.
Häufigstes Modell für die Überlassung des Dienstfahrrads ist das Leasing. Fahrradfans kommen so vergleichsweise günstig an ein womöglich lang begehrtes erstklassiges Rad – manche gern zusätzlich zum Dienstwagen. Leasingrate und Versicherungsprämie gehen vom Bruttolohn ab. Statt das teure Rad aus dem privaten Netto zu finanzieren, wenden Beschäftigte einen Teil ihres Gehalts per Gehaltsumwandlung auf. Fuhrparkverantwortliche sollten sicherstellen, dass tatsächlich das Unternehmen steuerlich Leasingnehmer ist – und nicht etwa der Mitarbeiter. Sonst würden womöglich bei einer Betriebsprüfung Steuern und Sozialabgaben fällig werden.
Stellt der Arbeitgeber das geleaste Dienstrad erstmals im Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis Ende 2030 zur Verfügung, greift auch bei einer Entgeltumwandlung eine Steuervergünstigung. Dann müssen Arbeitnehmer im Jahr 2019 nur den halben Bruttolistenpreis als geldwerten Vorteil versteuern. Ab 2020 sinkt die Bemessungsgrundlage dauerhaft auf ein Viertel vom Listenpreis. Dies gestattet ein Erlass der obersten Finanzbehörden der Länder vom 9. Januar 2020. Die Bemessungsgrundlage sinkt somit auf 7 Euro (0,25 Prozent). Denn ein Viertel von 3.000 Euro sind zwar 750 Euro – dieser Betrag kann aber auf 700 Euro abgerundet werden. Hat der Arbeitgeber das Dienstfahrrad dagegen bereits erstmals bis Ende 2018 zur Verfügung gestellt, fallen auf den geldwerten Vorteil ein Prozent Steuern an. Ist das Dienstfahrrad seit Januar 2019 beim Arbeitnehmer 0,5 Prozent.
Übernimmt der Arbeitgeber die kompletten Leasingraten, ist das Dienstfahrrad für den Mitarbeiter sogar steuerfrei. Dann handelt es sich nämlich um ein Gehaltsextra, das der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewährt. Ein Dienstfahrrad als Gehaltsextra ist zum Beispiel auch bei Tarifbindung jederzeit möglich. Auch übertarifliche Löhne wie Bonuszahlungen, Weihnachtsgeld, Prämien oder Gesundheitsbudget dürfen bei tarifgebundenen Unternehmen umgewandelt und für das Dienstfahrrad-Leasing verwendet werden. Des Weiteren kann das Dienstfahrrad-Modell durch eine Günstigerprüfung des Betriebsrats oder eine Öffnungsklausel im Tarifvertrag ermöglicht werden.
Da sich das Thema Dienstrad inklusive des gesamten bürokratischen Aufwandes eigentlich nur für hochwertige und teure Räder lohnt (in der Regel ab 1.500 Euro) und der finanzielle Vorteil von einigen Faktoren wie dem eigenen Einkommen, der Steuerklasse und Freibeträgen abhängt, lohnt es sich, im Detail mit dem Arbeitgeber, dem Steuerberater oder der Leasingfirma ins Gespräch zu kommen.
Im Netz gibt es zudem diverse Rechner (z.B. www.jobrad.org ), bei dem man sich angepasst an seine persönlichen Rahmenbedingungen die monatliche Belastung und die Ersparnis gegenüber dem Direktkauf eines Rades ausrechnen kann.
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