Dienstwagen versteuern: Echte Ersparnis oder teurer Benefit?
Wie viel spart man mit einem Dienstwagen wirklich? Was 1-Prozent-Regelung, Fahrtenbuchmethode und geldwerter Vorteil in der Praxis bedeuten.
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Wie viel spart man mit einem Dienstwagen wirklich? Was 1-Prozent-Regelung, Fahrtenbuchmethode und geldwerter Vorteil in der Praxis bedeuten.
In vielen Unternehmen ist ein Dienstwagen ein Standard-Benefit für Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter. Indem die Firma die Kosten für den Wagen übernimmt, sollen Mitarbeiter günstiger fahren als mit einem Privatfahrzeug. Doch geht diese Rechnung wirklich auf?
Ob man mit einem Dienstwagen wirklich sparen kann oder letztlich doch mehr bezahlt als mit privater Mobilität, hängt von zahlreichen individuellen Faktoren ab. Für die Bewertung sind sowohl die 1‑Prozent‑Regelung als auch die Fahrtenbuchmethode maßgeblich. Darüber hinaus fließen Bruttogehalt, Fahrzeugpreis, Pendelstrecke und individuelles Fahrverhalten in die Beurteilung ein.
Stellt ein Arbeitgeber Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung, dann gilt das als geldwerter Vorteil. Dieser muss als Einkommen versteuert werden. Der geldwerte Vorteil eines Dienstwagens wird dem monatlichen Bruttogehalt hinzugerechnet, wodurch sich die Steuerlast erhöht und das Netto niedriger ausfällt. Es gibt zwei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil zu berechnen: die pauschale 1-Prozent-Regelung und die individuelle Fahrtenbuchmethode.
Bei der 1-Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt. Für den Arbeitsweg kommt noch zusätzlich ein Aufschlag von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer einfache Wegstrecke hinzu.
Ob sich die 1-Prozent-Regelung bei einem Dienstwagen lohnt oder nicht, hängt davon ab, wie hoch der Bruttolistenpreis des Autos ist und wie viel das Fahrzeug privat genutzt wird. In der Regel gilt: Je teurer ein Fahrzeug ist, desto höher ist auch der anzurechnende Betrag, wodurch sich diese Regelung besonders für diejenigen lohnt, die privat viel fahren.
Wer hingegen ein teures Auto mit einem Listenpreis von 70.000 Euro oder mehr vom Arbeitgeber bekommt, aber kaum privat fährt, der zahlt monatlich viel Geld für einen Vorteil, der gar nicht richtig ausgekostet wird. In einem solchen Fall kann die Fahrtenbuchmethode die richtige Wahl sein, da mit ihr die tatsächlich gefahrenen privaten Kilometer berücksichtigt werden und keine pauschale Annahme.
Fuhrparkverantwortlichen kommt in diesem Zusammenhang die Aufgabe zu, Mitarbeitern beide Methoden verständlich zu machen, sodass sie entscheiden können, welche Situation für sie vorteilhafter ist.
Die Fahrtenbuchmethode ist die Alternative zur 1-Prozent-Regelung. Je nach individueller Situation kann sie zu einer niedrigeren steuerlichen Belastung führen. Für die Fahrtenbuchmethode wird nur der tatsächliche Privatanteil der Nutzung ermittelt und als geldwerter Vorteil versteuert. Wer also 80 Prozent aller Kilometer dienstlich fährt und nur 20 Prozent privat, der muss auch nur diesen 20-Prozent-Anteil versteuern. Das kann sich im Vergleich zur pauschalen 1-Prozent-Versteuerung lohnen.
Allerdings bedeutet die Fahrtenbuchmethode Aufwand. Das Fahrtenbuch muss lückenlos in einer Form geführt werden, die vom Finanzamt anerkannt wird. Elektronische Lösungen mit GPS-Trackern und Apps erleichtern zwar den Prozess, ein wenig Aufwand bleibt aber dennoch. Falls es zu einer Steuerprüfung kommt, können fehlerhafte Aufzeichnungen zu Problemen mit dem Finanzamt führen, aufgrund derer im schlimmsten Fall das gesamte Fahrtenbuch für nichtig erklärt und stattdessen die pauschale 1-Prozent-Methode angesetzt wird.
Für Mitarbeiter macht die Fahrtenbuchmethode Sinn, wenn der zur Verfügung gestellte Dienstwagen teuer und die Privatnutzung gering ist. Für Fuhrparkverantwortliche kann die Verwaltung der Fahrtenbücher aufwändig und fehleranfällig sein, insbesondere wenn es sich um große Flotten handelt. Digitale Lösungen sind dafür empfehlenswert.
Vergleicht man die tatsächlichen Kosten für einen Dienstwagen mit einem Listenpreis von 40.000 Euro mit gängigen Leasing-Angeboten, so gibt es zwar auch Autos für einen ähnlichen Preis pro Monat oder sogar weniger. Allerdings kommen die Kosten für Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und gegebenenfalls Reparaturen noch obendrauf und sollten nicht unterschätzt werden. Auch der Kraftstoff ist ein Faktor, denn viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern Tankkarten zur Verfügung, wodurch diese kostenfrei tanken können, was bei einem Privatauto nicht der Fall ist.
Ein weiterer Faktor beim Thema Leasing-Rate sind die Kilometer. Günstige Leasing-Raten gibt es meist nur für wenig Laufleistung im Jahr, meist 10.000 Kilometer. Will man mehr fahren, steigen die Raten entsprechend an. Auch Abschlusszahlungen sind bei Leasingverträgen gängig, die bei der Kalkulation berücksichtigt werden müssen. Einen guten Überblick über die tatsächlichen Kosten bietet der Leasing-Rechner des ADAC.
Für viele Arbeitnehmer kann sich ein Dienstwagen daher als attraktives Angebot erweisen, sofern die individuellen Rahmenbedingungen passen. Ausschlaggebend sind insbesondere der private Nutzungsumfang, die Länge der Pendelstrecke, der Listenpreis des Fahrzeugs sowie der individuelle Steuersatz. Für Mitarbeitende, die bereits über ein eigenes Privatfahrzeug verfügen und nur geringe Fahrleistungen haben, stellt ein Dienstwagen daher nicht zwangsläufig einen echten Mehrwert dar. Gleiches gilt für Topverdiener mit einem Grenzsteuersatz von 45 Prozent: Ist das Fahrzeug hochpreisig, der Arbeitsweg lang und der private Nutzungsanteil gering, kann sich der Kostenvorteil umkehren. In solchen Fällen ist es häufig attraktiver, privat ein Fahrzeug zu halten und stattdessen ein höheres Bruttogehalt zu beziehen.
Günstiger wird ein Dienstwagen pro Monat, wenn die Wahl auf ein Elektrofahrzeug fällt. Arbeitnehmer profitieren davon, dass bei Hybrid-Fahrzeugen nur 0,5 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden müssen und bei Vollelektroautos nur 0,25 Prozent, wenn diese unter 100.000 Euro kosten (sonst 0,5 Prozent). Das schmälert den monatlichen geldwerten Vorteil nochmal deutlich und macht die Kosten für ein Auto verhältnismäßig gering.
Ob ein Elektroauto zum persönlichen Fahrverhalten passt, will gut überlegt werden, insbesondere wenn viele lange Strecken gefahren werden. Viele Unternehmen in Deutschland stellen ihre Flotten aber mehr und mehr auf E-Mobilität um, um den wachsenden ESG-Anforderungen gerecht zu werden.
Sowohl für Arbeitnehmer als auch für HR-Verantwortliche und Fuhrparkmanager ist diese Frage zentral. Während die Unternehmensseite attraktive Vergütungsmodelle gestalten möchte, wollen Mitarbeiter in der Regel die für sie lukrativste Option wählen. Eine pauschale Antwort gibt es auf die Frage allerdings nicht, denn sie hängt vom persönlichen Fahrverhalten, dem gewählten Fahrzeug, dem individuellen Steuersatz sowie der Lebenssituation ab.
Den größten Vorteil hat ein Dienstwagen für einen Mitarbeiter, wenn dieser ohnehin ein Auto braucht, auf ein Modell mit einem niedrigen Bruttolistenpreis zurückgreift, der Dienstwagen privat keine Beschränkungen hat und es obendrauf noch eine Tankkarte gibt.
Für Unternehmen liegt der Vorteil im Dienstwagen gegenüber der Gehaltserhöhung darin, dass weder Lohnnebenkosten noch Sozialversicherungsbeiträge anfallen und das Fahrzeug als Betriebsausgabe vollständig absetzbar ist. Außerdem erhalten Unternehmen häufig attraktive Konditionen beim Kauf oder Leasing von Fahrzeugen, gerade bei größeren Flotten. Bei hoher dienstlicher Nutzung steigt der wirtschaftliche Vorteil zusätzlich.
Hat ein Mitarbeiter bereits ein eigenes Fahrzeug, fährt wenig oder arbeitet viel im Homeoffice, dann lohnt sich eine Gehaltserhöhung womöglich mehr. Andernfalls wird steuerlich für einen Vorteil gezahlt, der kaum genutzt wird.
HR-Verantwortliche und Fuhrparkmanager sollten Mitarbeiter individuell dazu beraten, welche Möglichkeiten es gibt und welche sich lohnen. Dazu gehört auch, Firmenfahrzeuge nach dem tatsächlichen Fahrbedarf zu vergeben. Um die konkrete Bedeutung eines Dienstwagens für die eigene Situation zu berechnen, können sich Arbeitnehmer von einem Steuerberater beraten lassen.
