Wie viel darf man mit einem Firmenwagen privat fahren?
Wie ist die Privatnutzung bei Firmenwagen geregelt? Wer darf fahren, wie weit und was droht bei Verstößen? Ein Überblick über Regeln und steuerliche Fallstricke.
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Wie ist die Privatnutzung bei Firmenwagen geregelt? Wer darf fahren, wie weit und was droht bei Verstößen? Ein Überblick über Regeln und steuerliche Fallstricke.
Viele Arbeitnehmer nutzen ihren Dienstwagen auch privat, ob für alltägliche Fahrten oder für Urlaubsreisen. Aber was ist dabei eigentlich genau erlaubt? Die Antwort hängt weniger vom Fahrzeug selbst ab, sondern vielmehr vom Arbeitsvertrag und davon, wie die Privatnutzung des Firmenwagens steuerlich behandelt wird. Wer seinen Firmenwagen in der Freizeit nutzen will, sollte die Regeln kennen und verstehen, was die Privatnutzung des Dienstwagens steuerlich und arbeitsrechtlich bedeutet. Andernfalls kann es zu Steuernachzahlungen oder zu einer Abmahnung kommen.
Welche Regeln für die Privatnutzung eines Firmenwagens gelten, ist entweder direkt im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Dienstwagenvereinbarung festgehalten. Manche Unternehmen erlauben das private Fahren mit dem Firmenwagen uneingeschränkt, während andere es begrenzen, zum Beispiel nur auf Fahrten zwischen Wohnort und Büro oder nur auf Fahrten innerhalb Deutschlands.
Die Erlaubnis zur privaten Nutzung sollte explizit im Arbeitsvertrag oder in der Dienstwagenvereinbarung festgehalten werden. Fehlt ein entsprechender Passus, darf das Auto nicht privat genutzt werden. Neben der grundsätzlichen Erlaubnis sollten außerdem die Nutzungsbedingungen schriftlich festgehalten werden, zum Beispiel ob auch Familienmitglieder oder Lebenspartner fahren dürfen, ob mit dem Auto ins Ausland gefahren werden darf oder wer bei einem Unfall in der Freizeit haftet.
Wer seinen Firmenwagen privat nutzen darf, profitiert dadurch von einem geldwerten Vorteil. Dieser muss versteuert werden. Das Finanzamt behandelt die private Nutzung wie einen Teil des Gehalts. Um den Dienstwagen steuerlich zu bewerten, gibt es in Deutschland zwei Methoden: Das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung.
Bei dieser Regelung wird 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil auf das zu versteuernde Einkommen aufgeschlagen. Bei einem Bruttolistenpreis von 50.000 Euro werden also pro Monat 500 Euro auf das Gehalt addiert und mit versteuert. Hinzu kommen noch 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte.
Bei dieser Methode vermerkt der Arbeitnehmer jede berufliche und jede private Fahrt mit Datum, Kilometerangabe und Zweck. Die Angaben müssen lückenlos sein, damit das Finanzamt sie anerkennt.
Darf der Ehemann mit dem Dienstwagen seiner Frau zum Einkaufen fahren oder der Sohn mit dem Firmenfahrzeug in die Schule? Die kurze Antwort lautet: Nur wenn es explizit im Arbeitsvertrag oder in der Dienstwagennutzungsvereinbarung festgehalten ist.
Der Dienstwagen ist Eigentum des Unternehmens. Wird dieses Eigentum unbefugt Dritten überlassen, dann können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung die Folge sein und im Schadensfall außerdem auch finanzielle. Denn ein nicht genehmigter Fahrer ist bei vielen Versicherungen vom Versicherungsschutz ausgeschlossen, sodass Schäden dann selbst getragen werden müssen.
Es gibt jedoch Unternehmen, die Mitfahrregelungen für Ehepartner, Lebenspartner oder Kinder erteilen. Diese dürfen das Auto dann fahren und sind auch mitversichert. Dies sollte schriftlich festgehalten sein. Steht diesbezüglich nichts in der Dienstwagenvereinbarung oder im Arbeitsvertrag, sollten Arbeitnehmer diese Frage mit dem Arbeitgeber beziehungsweise dem Fuhrparkmanager klären, bevor sie den Wagen jemand anderem überlassen.
Ob Arbeitnehmer ihren Firmenwagen für Urlaubsfahrten nutzen dürfen, sollte ebenfalls mit dem Arbeitgeber geklärt werden. Hier gibt es keine einheitlichen Regeln. So lange die Privatnutzung des Firmenwagens generell genehmigt ist, ist eine Urlaubsfahrt steuerlich kein Problem. Sie ist über das Fahrtenbuch oder die 1-Prozent-Regelung abgedeckt. Arbeitsrechtlich entscheidet jedoch die konkrete Vereinbarung.
Es gibt Dienstwagenregelungen, die klare Vorgaben zum Einsatzort des Fahrzeugs machen. Ebenso gibt es Arbeitgeber, die die erlaubte Fahrleistung einschränken, zum Beispiel durch eine Kilometerobergrenze pro Jahr. Wer solche Klauseln übersieht, landet schnell in einem Vertragsbruch. Bevor also der Firmenwagen für die nächste Fahrt in den Urlaub genutzt wird, sollten Arbeitgeber ihre Bedingungen genau prüfen.
Im Hinblick auf Unfälle oder Pannen empfiehlt sich ebenfalls ein genauer Blick in die Bedingungen. Denn wenn der Arbeitgeber für Schäden während der privaten Nutzung eine Eigenbeteiligung vorgesehen hat, kann es teuer werden.
Wer den Firmenwagen im Ausland privat nutzen möchte, sollte ebenfalls vorab einige Punkte klären. Grundsätzlich gelten Kfz-Haftpflichtversicherungen europaweit, sodass das Fahrzeug im gesamten EU-Raum geschützt ist. Es empfiehlt sich jedoch ein Blick in den Versicherungsschein, um auf Nummer Sicher zu gehen, sowie gegebenenfalls eine Anmeldung von Auslandsfahrten beim Fuhrparkmanagement. Bei Reisen in Länder außerhalb der EU wie zum Beispiel in die Türkei oder nach Marokko kann eine Deckungserweiterung des Versicherungsschutzes nötig werden, weshalb eine solche Fahrt beim Versicherer angemeldet werden sollte.
Manche Unternehmen genehmigen Fahrten ins Ausland grundsätzlich, andere wiederum verlangen eine vorherige Anmeldung oder schränken die Reiseländer ein. Steuerlich ändert sich für deutsche Arbeitnehmer nichts, wenn sie im Ausland fahren. Unabhängig davon, wo das Auto gefahren wird, bleibt die private Nutzung in Deutschland steuerpflichtig.
Wer von seinem Arbeitgeber eine Tank- oder Ladekarte bekommen hat, muss ebenfalls vor Reiseantritt klären, ob diese Karte während der Urlaubszeit und auch im Ausland genutzt werden darf. Auch hier gibt es unterschiedliche Regelungen je nach Unternehmen und manche untersagen die Nutzung von zur Verfügung gestellten Tank- oder Ladekarten während des Urlaubs. Verstöße gegen eine solche Vorgabe können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
Wer seinen Dienstwagen unbefugterweise an Dritte weitergibt oder ihn für Zwecke nutzt, den der Arbeitsvertrag ausschließt, der muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen. In der Regel droht bei einem solchen Vergehen zunächst eine Abmahnung, auf die bei Wiederholung eine Kündigung folgen kann.
Kommt es während einer unerlaubten Fahrt zu einem Schaden, können Arbeitgeber Schadensersatz fordern. Zahlt die Versicherung nicht, da die Fahrt gegen Vertragsbedingungen verstoßen hat, dann haftet der Arbeitnehmer unter Umständen persönlich.
Und auch das Finanzamt kann beim Missbrauch des Dienstwagens zum Problem werden: Arbeitnehmer mit Fahrtenbuch, die private Fahrten nicht korrekt erfassen, riskieren, dass das Finanzamt das gesamte Fahrtenbuch nicht anerkennt und stattdessen die 1-Prozent-Regelung für die Privatnutzung anwendet. Das kann je nach Wert des Fahrzeugs zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.
Ob für eine Urlaubsreise, eine Fahrt ins Ausland oder die Fahrt zum Supermarkt: Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzen möchte, sollte die Bedingungen in der Dienstwagennutzungsvereinbarung kennen. Entscheidend ist, wie die Privatnutzung steuerrechtlich bewertet wird, aber auch, was versicherungstechnisch sowie arbeitsrechtlich gilt. Um Ärger mit dem Finanzamt oder dem Arbeitgeber zu vermeiden, sollten Dienstwagenfahrer die Regeln kennen und sich bei Unklarheiten an das Fuhrparkmanagement beziehungsweise ihren Arbeitgeber wenden.
