„Wenn eine Ausschreibung floppt, hat keiner gewonnen.“

Der Umgang mit fremdem Geld, in diesem Fall sind es Steuergelder, spielt bei öffentlichen Unternehmen immer eine große Rolle. Eike Steinfeldt, stellvertretender Dienststellenleiter und Leiter Grundsatz im Bereich Fuhrpark der Polizei Hamburg und Trainer der bfp AKADEMIE legt in seinen Seminaren deshalb besonderen Wert, die Teilnehmer dafür zu sensibilisieren.

Die Fuhrparks in öffentlicher Hand müssen klar dokumentieren können, wo, wann und warum sie investieren wollen. Gleiches gilt für unmittelbare Ausgaben, also warum Geld an welcher Stelle ausgegeben oder zu welchem Zweck im Fuhrpark investiert wird. „Das bedeutet, dass eine grundlegende und aussagekräftige Argumentation für die Beschaffung sowie Verwendung der Finanzmittel vorliegen muss. Außerdem ist eine einfache, verständliche, klare und transparente Dokumentation der Gelder zwingend, unabhängig davon, ob sie einer investiven oder konsumtiven Verwendung unterliegen“, erläutert Steinfeldt. Bei professionellen Ausschreibungen, so der Experte, spreche man von einem Zeitrahmen, der von der Markterkundung bis zur Bezuschlagung sogar bis zu 14 Monaten oder darüber hinaus dauern könne.

Eine zwingende Regel ist die der Transparenz im Umgang mit fremdem Geld. Zudem ist Kostenreduktion wichtig – hier treffen sich die Belange mit denen in der freien Wirtschaft. Das, so Steinfeldt, sei kein Misstrauensvotum, sondern signalisiere, dass sich das öffentliche Unternehmen geschäftlich weiterentwickeln möchte. Dabei müsse es aber Spielregeln beachten. Bei einer Vergabe an einen Dienstleister oder Lieferanten dürfe der Bedarfsträger, also der Fuhrparkmanager, keine Alleingänge unternehmen. Das bedeutet, dass der öffentliche Fuhrpark seine Partner, zum Beispiel die Beschaffungs- oder Vergabestelle, an Bord holen muss.

In der Vergangenheit haben Steinfeldt und seine Kollegen in der Behördenlandschaft oft feststellen müssen, dass bei Ausschreibungen zu sehr ins Detail gegangen werde. „Ich möchte Autos in lilablassblau mit gelben Bedienknöpfen. Und diese Knöpfe seien bitte vorne links, rechts und in der Mitte – und zwar so, dass alle Knöpfe zehn Zentimeter unterhalb der Fensterscheibe sind und diese Linie auch in der Mittelkonsole durchzuhalten ist.“ Jedem wird sofort einleuchten, dass bei allem Krieg der Knöpfe und Bedienelemente derlei Festlegungen voraussichtlich nicht oder nur bedingt zu dem gewünschten Ergebnis führen.

Deshalb, so der Trainer, ist eine genaue Zielformulierung wichtig: „Was ist unser Ziel? Welche Fahrzeuge möchten wir? Welche Produkte oder Dienstleistungen in welchem Preissegment werden angestrebt? Aber genauso: Welche Produkte, Fahrzeuge möchte ich auf keinen Fall.“ Dazu müsse der Ausschreibende den Markt und die Marktteilnehmer kennen. Steinfeldt nennt es „Netzwerk im Markt und an den Produkten“.

Ein guter Fuhrparkmanager im öffentlichen Sektor hat ein Ziel, das er vorher definiert hat. „In diesem Fall kann die öffentliche Hand eine vernünftige Leistungsbeschreibung machen, die dann automatisch leistungsstark ist.“ Der zertifizierte Fuhrparkmanager (bfp AKADEMIE) Steinfeldt weiß, wovon er spricht. „Wir Menschen, wir Mitarbeiter, wie auch immer ich es nennen möchte, investieren Zeit, Ressourcen, Kraft und Emotionen. Wenn dann eine Ausschreibung floppt, hat keiner gewonnen.“

Für sein Seminar bringt Steinfeldt nicht nur die Erfahrung aus 20 Jahren Fuhrparkmanagement mit, auch in der freien Wirtschaft; er setzt vor allem auf Beispiele aus der Praxis. So werden an exemplarischen Ausschreibungen wichtige Verhaltensweisen vermittelt. „Die Einkaufswahl in einem Unternehmen, gegenübergesetzt zu der Einkaufsart-und-weise im öffentlichen Sektor. Das ist eine spannende Gegenüberstellung.“ Die Ausschreibungen im öffentlichen Dienst seien deutlich formeller. „Das geht bis zu niedrigschwelligen Dingen wie einer Inspektion bei Fahrzeugen. Da genügt ein einfacher Preisvergleich und eine klare, transparente Dokumentation.“ Sobald aber teurere Bereiche angesprochen werden, so der Mitarbeiter der Polizei Hamburg, „sind Spielregeln zu beherrschen und zu berücksichtigen.“

Wichtig ist dem Praktiker der Ansatz „Aus dem Leben, für das Leben“. Sein Seminar richtet sich daher nicht an Vergabejuristen oder an Beschaffungsspezialisten. Es richtet sich an die ausschreibenden Personen, die im öffentlichen Mobilitätsbereich zu mehr Erfolgen kommen wollen. Sie sind bei der bfp AKADEMIE gut aufgehoben. Der aktive Austausch unter allen Teilnehmern, während und nach dem Seminar auch mit dem Trainer, ist ausdrücklich gewünscht. 

„Der öffentliche Dienst ist oftmals vergleichbar mit einem Großkonzern. Wer von vornherein gut und strukturiert mit seinen Finanzmitteln umgeht, hat auch eher die Möglichkeit, welche intern oder extern einzuwerben.

Das ist fundamental anders als bei Mittelständlern oder Eigentümer geführten Unternehmen. Bildlich dargestellt kontaktiert dort eine flottenverantwortliche Person den Geschäftsführenden: „Chef, ich brauche 50.000 Euro für Produkt X“. Der Anfragende positioniert sich bestmöglich im Unternehmen, begründet die gewünschte Beschaffung aussagekräftig, holt die richtigen Stakeholder an Bord – und los geht’s.

Im öffentlichen Bereich hingegen muss man Gelder einwerben und innerhalb einer bestimmten Frist ausgeben, sonst sind sie weg“, so Steinfeldt.

Denn oftmals gibt es keinen Übertrag der Mittel in das nächste Jahr. Beispiel: „Ein Fuhrparkmanager freut sich: ‚Super, ich hab’ hier 200.000 Euro eingespart. Die kann ich jetzt für ein anderes Projekt verwenden und dieses stärken’. – Nein, das läuft so nicht.“ Deshalb sei es fundamental wichtig, dass die Finanzmittel für das konkret gewünschte Beschaffungsprodukt vernünftig ermittelt, eingeworben und eingesetzt werden“, so Steinfeldt.

Hat die Ausschreibung geklappt, geht es an die Auswahl der eingereichten Angebote. Auch hier sind einige Kriterien zu beachten, die Steinfeldt in seinen Seminaren erklärt. Sein Fazit:

Auch für den öffentlichen Bereich muss gelten, dass bei der finalen Produkt- oder Anbieterauswahl nicht ausschließlich auf den Preis geachtet wird.